城建檔案管理數(shù)字化建設問題的思考

黃桂華

摘 要：隨著經濟的快速發(fā)展和科學信息技術的不斷進步，檔案管理也隨著時代的腳步不斷創(chuàng)新。城建檔案管理在城市建設中占有非常重要的地位。在新時代的背景下，采取措施提高城建檔案管理的數(shù)字化水平，極大程度地滿足相關人員對檔案管理的需求，是相關工作人員亟須考慮的問題。為了促進城建工作的發(fā)展，城建檔案管理工作需要提高自身數(shù)字化建設的水平。因此，闡述了城建檔案管理建設存在的問題，僅供參考。

關鍵詞：城建檔案；檔案管理；數(shù)字化技術；計算機

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.24.033

我國的檔案管理工作以傳統(tǒng)的管理模式為主，存在很多弊端，比如數(shù)字化水平低、員工素質有待提高等，這些問題成為了我國檔案管理發(fā)展的絆腳石。因此，對檔案管理數(shù)字化水平進行全面提升，不斷改變管理理念，是我國檔案管理事業(yè)發(fā)展進步的必經之路。一些城建單位還在用傳統(tǒng)的檔案管理方式，多依賴于人工操作，這些對單位的發(fā)展和數(shù)字化的實踐造成了不利影響，對城建企業(yè)自身發(fā)展也不利。隨著信息技術的發(fā)展以及城建系統(tǒng)數(shù)字化進程的逐步深入，給城建檔案管理帶來了前所未有的巨大挑戰(zhàn)，同時，也給城建檔案管理帶來了發(fā)展機遇。傳統(tǒng)的“實體檔案”管理模式受到了全新的數(shù)字化網絡環(huán)境的影響，文件的接收、儲存、應用和文件的真實性、完整性受到了巨大的沖擊，擺在我們面前的緊迫任務是怎樣使城建檔案數(shù)字化建設加快、使數(shù)字化技術得到充分利用。此外，電子檔案的管理也漸漸被納入數(shù)字化建設的日程中。

1 城建檔案數(shù)字化技術概述

檔案信息化發(fā)展達到一定階段后，就產生了檔案數(shù)字化，它對檔案工作由傳統(tǒng)管理變?yōu)楝F(xiàn)代管理有促進作用，對傳統(tǒng)利用模式轉變?yōu)楝F(xiàn)代利用模式也有促進作用。現(xiàn)代化檔案管理采用了現(xiàn)代科學技術，比如網絡技術和數(shù)字化技術。應用這些科學技術，從傳統(tǒng)的紙質載體向“無紙”的數(shù)字載體進行了轉變，使工程檔案資料的數(shù)字存儲和查閱得以實現(xiàn)。

1.1 數(shù)字化技術

信息的離散化表述、感知、定量、處理、控制、傳遞、存貯，以數(shù)字電子計算機軟硬件、協(xié)議、周邊設備為基礎的集成技術就是數(shù)字化技術。在檔案數(shù)字化技術中，把紙質載體轉換成“數(shù)字”載體是關鍵的環(huán)節(jié)之一，是將紙質檔案轉換成計算機可使用的數(shù)字信息的過程，應用現(xiàn)代掃描技術是紙質載體轉化成“數(shù)字”載體的過程。這種數(shù)字化掃描技術使用計算機、掃描設備等硬件設備，符合城建紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范的要求。

1.2 城建檔案的分類

城建檔案紙質載體轉化成“數(shù)字”載體的設備就是掃描設備。目前，依照檔案數(shù)字化的發(fā)展方向，需要從紙質載體轉換成“數(shù)字”載體的檔案為：科技檔案，包括對城市基本建設、生產等活動反映的檔案；文書檔案，即對行政、黨務管理等活動反映的檔案；照片檔案，即對視察工程項目的照片、施工的照片、各種活動的照片等反映的檔案。

1.3 數(shù)字化文件的要求

對數(shù)字化文件的質量技術要求包括圖像的頁面清晰可辨，不能有雜點、黑邊等存在于數(shù)字圖像中；圖像的偏斜角度不能大于1°，圖像的偏斜不可以超過頁面內半個文字。

2 存在的問題

城建企業(yè)中應用電子檔案還屬于新興事物，與紙質文檔相比，雖然優(yōu)勢很大，但也存在很多不足。

2.1 安全系數(shù)低

對于使用數(shù)字設備生成的電子檔案，只要其中一個操作環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，就造成全部文檔均無法確定。電子數(shù)據(jù)的易復制性、易改動性、易消失性和網絡的易被侵害性給電子檔案的安全保密帶來了極大的威脅。這些是如今數(shù)字化檔案管理存在的較為突出的問題。此外，對于有些缺乏責任感的管理人員，未進行較好的備份和存檔，導致文件損毀現(xiàn)象經常出現(xiàn)。

2.2 信息管理水平不高

城建檔案管理的概念比較陳舊，并沒有隨時代的發(fā)展而出現(xiàn)實質性的改變。在我國城建單位中，信息管理水平仍處于初級階段，而檔案處理還處于人工操作階段，計算機應用技術很低。這個文件管理模式不是真正意義上的數(shù)字化。在我國，信息技術的工作尚處于起步階段，應用時間不長，各種技術裝備的配置不完善。由于信息技術是推動檔案管理數(shù)字化建設的根本保證，因此，大量的軟件和硬件設施有待改進。同時，由于缺乏文件管理的經驗，城建單位檔案管理的錯誤也將浪費資源和企業(yè)的資金。

2.3 對數(shù)字化檔案的管理不重視

城建單位通常對加快城建工程的建設較為注重，卻對單位檔案建設忽視。有些領導認為，檔案工作對企業(yè)的發(fā)展不能夠起到實質性的作用，不重視檔案管理工作和庫藏檔案資源的管理，對檔案管理數(shù)字化、網絡化的重要性沒有充分意識到，未改變封閉守舊的檔案管理觀念，導致檔案管理電子化的建設受到了影響。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設策略

3.1 統(tǒng)籌規(guī)劃，注意風險防控

城建檔案數(shù)字化建設屬于很復雜的一項系統(tǒng)工程，涉及到管理、技術、法規(guī)、標準以及政策等各個方面。要統(tǒng)籌策劃，科學、合理設計，并進行嚴格的管理，從而保證安全。規(guī)劃和立項時，要將檔案數(shù)字化的風險防控當作非常重要的一項內容進行嚴密的科學論證，并將經費預算做好。建設城建檔案數(shù)字化的信息系統(tǒng)時，要保證系統(tǒng)平臺的可擴展性、前瞻性、安全性和兼容性，要有合理的備份策略，穩(wěn)定、安全的操作系統(tǒng)，可靠、穩(wěn)定的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，實時備份系統(tǒng)，功能強大的數(shù)據(jù)庫管理軟件，強大的數(shù)據(jù)容錯能力等；滿足業(yè)務技術標準，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，不違反計算機信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)，設計與相關檔案工作相符；系統(tǒng)必須具備可移植性、易操作性、安全性、開放性、可擴展性以及兼容性，還要記錄完備操作日志，具有嚴格的權限管理功能；加密存儲和傳輸屬于機密級的數(shù)字化檔案信息，保證檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的安全；對進口的計算機和數(shù)字化轉換工具進行安全保密檢查，沒有問題后才能使用。

3.2 做好備份工作

在城建檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)存儲介質和設備的選用上，要選擇質量可靠和成熟技術的設備和存儲介質，并將設備定期檢測、更新、存儲介質、技術升級和技術跟蹤等工作做好；做好

載體更新和數(shù)據(jù)遷移工作，以免設備和存儲介質的老化而引發(fā)一些問題；加強對數(shù)據(jù)遷移和載體更新的監(jiān)督管理，檢驗經過轉換之后的檔案信息，對其結構、背景信息、內容完整性和準確性進行核實，并保證數(shù)字檔案的真實性和完整性；定期備份檔案，防止人禍天災等突發(fā)事件造成數(shù)字檔案的毀滅性破壞，對于一些珍貴的檔案，日過條件允許，則要利用各種介質、格式以及軟硬件進行異地保存。

3.3 提高檔案管理工作人員的素質

信息技術的日新月異為檔案數(shù)字化帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案管理人員要適應數(shù)字化發(fā)展的需要，不斷學習，提高自身的素質。在信息大環(huán)境下，相關工作人員應提升自身的管理操作能力，以高度的修養(yǎng)和敬業(yè)精神面對數(shù)字化技術帶來的挑戰(zhàn)；要根據(jù)當今時代的數(shù)字化特征，積極學習專業(yè)知識，并進行理論知識和檔案管理實踐的有效運用，積極創(chuàng)新，從而提高自身的管理能力。因此，城建部門需要增加檔案管理人員的培訓機會，提升檔案管理人員對信息化的掌握程度，打造一支高素質的人才隊伍。

4 結束語

隨著公開信息程度逐漸的變高，相應的檔案社會性質也在慢慢強化，使檔案利用范圍也在慢慢增大。檔案管理工作者要根據(jù)實際情況，實事求是地開展工作，明確工作目標，并不斷改進和完善檔案管理制度，慢慢地將傳統(tǒng)的檔案管理模式轉變?yōu)榉蠒r代特征的新模式。城建檔案信息應順應當今發(fā)展形勢的需求，把目光放長遠，對檔案采用數(shù)字化技術對其進行數(shù)字化建設，使其更好地服務于社會。

參考文獻

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〔編輯：張思楠〕