大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化

◎陳海英

大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化

◎陳海英

隨著計算機技術、網絡技術和云計算的快速發展，數據正在全世界范圍內以指數級的速度增長，大數據時代已經到來。高校檔案管理部門承擔著檔案管理、服務決策、信息提供等重要職責，大數據時代給高校檔案管理部門傳統的管理模式帶來了挑戰。為此，我們應對高校檔案管理模式實施積極變革，以適應時代要求。

大數據時代 高校檔案管理 模式變革 優化

一、引言

近年來，隨著計算機技術、網絡技術和云計算的快速發展，數據正在全世界范圍內以指數級的速度增長。IBM在2012年的研究稱，整個人類文明所獲得的全部數據中，有90%是過去兩年內產生的。而到了2020年，全世界所產生的數據規模將達到今天的44倍。因此，麥肯錫公司最早提出“大數據”（Big Data）時代已經到來。

高校檔案管理部門作為高校歷史、人事、教學和科研等歷史資料和數據資源的管理者，是高校正常運轉所必需的重要組成部門之一，承擔著檔案管理、服務決策、信息提供等重要職責。當前在大數據時代背景下，隨著檔案數字化和電子化的發展以及檔案數據的成倍增長，給高校檔案管理部門傳統的紙質化管理模式帶來了較大的挑戰。

二、大數據時代給高校檔案管理帶來的挑戰

（一）對檔案管理觀念的挑戰

在傳統的檔案管理中，一般都是遵循檔案的收集、整理、保存和利用的路線開展檔案管理工作。一般來說，首先是判斷檔案的價值；然后根據檔案的價值以及相應的法律法規或者管理規定確定保存的年限；最后進行檔案的整理和保存并在服務對象需要時提供相應的檔案材料和檔案信息。這是傳統的檔案管理中的一般工作思路。然而在大數據時代背景下，這些傳統的管理理念受到較大的挑戰。如傳統的檔案管理側重于紙質檔案的保存，而大數據時代強調檔案的電子化和數字化；傳統的檔案管理重保存輕利用，而大數據時代強調檔案的利用和服務功能。

（二）對檔案管理技術的挑戰

傳統的檔案管理上，一般主要是采取人工的方式進行紙質檔案的保存，在管理方式上較為粗放。而在大數據時代，則是強調檔案的數字化和電子化。當然，這只是大數據時代對檔案管理方式最為表象的沖擊。而在深層次則是檔案管理方式的挑戰，即要求檔案管理的信息化水平能達到一定水準，在檔案的存儲和使用上實現信息化。

（三）對檔案數據安全的挑戰

在傳統的檔案管理中，對實物檔案的保護注重“人防、物防、技防”，可以說，只要實現了這三個方面的保護，就能實現檔案安全。但是在大數據時代，則對檔案數據的安全提出了較為嚴重的挑戰。由于檔案的存儲和使用均實現電子化和信息化，因此在兩個方面對檔案數據安全形成威脅。一是檔案數據的存儲設備采用的是電子化設備，設備本身存在使用年限和壽命等因素的影響，而對存儲的檔案數據容易造成損失。二是提供檔案信息的客戶端，容易受到網絡攻擊而面臨著網絡安全問題。

（四）對檔案數據使用的挑戰

在傳統的檔案數據使用上，都是以紙質檔案提供查詢的方式進行數據服務。而在大數據時代，檔案數據的查詢僅僅是檔案數據使用的最為原始的方式之一，更重要的是提供檔案數據的制作、加工、整理、傳播和二次開發使用等功能。因此，對于高校檔案數據的使用已經是需要實現對于檔案數據的挖掘和使用，實現檔案數據的服務功能。

（五）對檔案人才的挑戰

傳統的檔案管理模式下，對于檔案管理人才一般需要有專業的知識、細心的工作態度。而在大數據時代，對于檔案管理人才提出了更高的要求，除了專業的檔案管理知識外，還需要掌握一定的計算機應用基礎、網絡知識以及數據處理知識和分析技術等等。可以說，大數據時代下的檔案管理需要復合型的人才。

三、大數據時代背景下高校檔案管理模式的改革

在大數據時代背景下，我們應該對高校檔案的傳統管理模式進行改革，以適應不斷變化的時代要求。

（一）轉變觀念

應在高校的檔案管理系統中和管理人員中建立大檔案、大數據的思想意識，要實現從傳統的檔案保存觀念轉變為檔案服務的觀念；要把傳統觀念中的檔案紙質儲存向電子化、數字化方向轉變，把檔案的使用查詢向檔案數據的服務和二次加工轉變。

（二）統籌協調

檔案數據的存儲和使用涉及到學校的眾多部門，因此應建立檔案存儲和使用的統籌協調機制。高校應從制度上建立高校檔案管理部門（檔案館）同學校的黨政辦、人事處、財務處、學生處等職能部門以及學校的圖書館、信息中心等相關部門的協調機制，實現多部門的協作配合和資源共享。

（三）制定檔案大數據戰略

檔案數據的處理和加工使用，對于高校的發展具有一定的支撐作用。應當在高校管理層的領導下制定檔案大數據戰略，充分利用高校的檔案數據資源實現檔案數據的二次加工和使用，充分借用高校的人才、科研等優勢在更大程度上發揮高校檔案數據的作用。

（四）檔案大數據采集和處理分析

一是應該實現將高校各個部門和各個院系的相關檔案數據實現電子化和信息化處理，經過整理之后，統一提交高校檔案館進行保存。二是高校檔案館進行大數據清洗，剔除錯誤數據和不規范數據（如有必要，應當進行二次原始數據采集），去粗存精、去偽存真。三是使用專業的數據軟件，對于檔案數據進行處理分析，如采用聚類分析等處理方法。

（五）數據歸檔與保存

檔案數據的歸檔，應注重檔案數據的分類和期限。首先要對檔案數據進行分類保存，并在保存數據之初就設定保存的期限。同時，在數據的保存方式上可以使用電子存儲介質，也可以在確保安全的基礎上使用云存儲等大數據存儲方式。

四、大數據時代背景下高校檔案管理工作的優化建議

在大數據時代背景下，我們應該根據時代要求，對高校檔案的傳統管理模式進行改革，并采取一定的工作措施以配合和實施高校檔案管理工作改革。

（一）建立現代化的檔案管理理念

在大數據時代背景下，檔案管理的模式已經發生了較大的變革，為了適應這種變化趨勢，更好地讓檔案管理工作為高校發展服務，我們需要建立現代化的檔案管理理念。

1.做好檔案管理的宣傳工作。要大力宣傳大數據時代下的現代化檔案管理工作，重點是宣傳大數據時代對檔案管理工作的影響，和檔案管理在新時期所發生的變化，以及新時期檔案管理功能的轉變。

2.宣傳和普及現代化的檔案管理理念。現代化的檔案管理理念主要是實現兩個功能的轉變，即由檔案保存功能向為高校發展服務功能轉變，由檔案保存和使用查詢功能向檔案數據服務和二次加工功能轉變。

（二）推進檔案管理信息化建設

在大數據時代背景下，也對高校檔案管理的信息化建設提出了新的要求。為了適應這種趨勢，也需不斷推進檔案管理的信息化建設水平。

1.應不斷加強對檔案管理基礎設施的投入。由于電子設備和技術更新換代非常迅速，因此高校應每年安排一定的預算對檔案管理的相關設備進行更新、維護和升級等建設。

2.加大對檔案信息源的信息化建設。檔案館的檔案來源于高校各院系及相關部門，因此也應安排一定的資金加大對檔案信息源的信息化建設，通過微量而持續的投入不斷提高檔案信息源的信息化水平。

3.加大對檔案服務端的信息化建設。現代化檔案管理重要的特征就是強化檔案資料的服務和二次加工，因此應加大對檔案服務端的信息化建設，如檔案查詢的相關電子設備、檔案專業管理軟件及相關的搜索引擎軟件等。

（三）推進檔案管理標準化建設

檔案的標準化和電子化是現代檔案管理的重要內容。只有逐漸實現檔案的標準化和電子化，才能逐漸實現現代化的檔案管理。

1.制定檔案管理的標準化相關制度。無論是檔案的接收、歸檔，還是電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、傳輸、利用和管理等方面都應建立標準化的制度，以此來逐漸推進檔案管理的現代化。

2.制定檔案源的電子化及相關標準。檔案源是檔案管理的起點和數據來源，因此高校檔案館應制定檔案源的電子化及相關標準，同時針對檔案的來源單位和部門及相關的檔案人員要做好宣傳和培訓，這將從信息源頭上保障檔案管理現代化的實施。

（四）建立現代化的檔案安全保障系統

檔案管理的重要保障就是檔案管理的安全保障，這對于檔案管理具有重要的作用。傳統中的檔案管理一般都重視物理上的檔案管理的安全，而在大數據時代背景下，對于檔案管理安全提出了新的要求。

1.繼續加強檔案的物理安全保障。物理安全保障是指實體的、有形的安全保障，即需要保

障檔案管理場地、檔案庫等有形場所的防火、防盜、防有意或無意的人為損害等。在電子化的現代檔案管理中，這仍然是重要的安全保障措施之一。

2.加強檔案管理的網絡安全保障。高校的檔案管理實現電子化之后，很多電子檔案的傳輸和管理都實現了電子化和網絡化。因此，高校檔案管理部門應購買專門的網絡安全軟件，對檔案的網絡管理提供保障，同時應及時進行安全軟件的維護和升級。

3.加強檔案服務端的網絡安全。在提供檔案查詢和檔案服務的客戶端，應重點加強網絡安全保障，應當使用專門的網絡安全軟件并確保有專門的人員進行管理和維護。

（五）加強檔案人才隊伍建設

大數據時代的現代化檔案管理，對檔案管理的人才隊伍建設提出了新的挑戰，一方面原有的檔案管理人員面臨知識結構急需更新的挑戰；另一方面檔案管理部門面臨急缺網絡技術等方面的專業人才。

1.建議高校為檔案管理部門引進網絡技術等方面的專業技術人員。應當說，在傳統的檔案管理向現代化檔案管理轉變中，網絡技術人才的短缺是我國高校檔案管理部門所面臨的普遍問題。因此，高校在人才招聘和引進中應重點為檔案管理部門配備專門的網絡、計算機等方面的專業人才。

2.加強對現有檔案管理人員的知識培訓。在現代化的檔案管理中，需要較為專業的計算機和網絡方面的知識、需要檔案數據的挖掘和二次處理等技術、需要更新的檔案管理知識。因此，應加強對高校現有檔案管理人員的知識培訓，培訓內容的主要側重點是上述的三個方面的知識。

3.加強檔案管理經驗的交流和合作。高校檔案管理部門應根據本校實際，加強同兄弟院校及國內外檔案管理單位的交流與合作，以不斷提升自身的現代化檔案管理水平。

（作者單位：沈陽師范大學）

責任編輯：司斯