基于三個(gè)導(dǎo)向的一體化協(xié)同辦公系統(tǒng)建設(shè)實(shí)踐
——以浙江省檔案局（館）為例

王偉俊 翁 梅/浙江省檔案局

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化處理，使機(jī)關(guān)工作人員能夠方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集和信息處理，提高辦公效率，為機(jī)關(guān)科學(xué)管理提供重要支撐。浙江省檔案局（館）OA辦公系統(tǒng)于2005年投入使用，至今已經(jīng)運(yùn)行十多年，隨著信息技術(shù)的更新?lián)Q代和檔案事業(yè)的快速發(fā)展，原有的OA辦公系統(tǒng)在技術(shù)、設(shè)計(jì)及性能等方面已不能完全滿足局（館）工作需要。2016年，局（館）OA辦公系統(tǒng)升級(jí)改造被列為省檔案館新館信息化建設(shè)項(xiàng)目，與新館建設(shè)同步實(shí)施。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，堅(jiān)持問題導(dǎo)向、需求導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向，集思廣益、精準(zhǔn)發(fā)力，努力建設(shè)與新館相匹配，走在省級(jí)機(jī)關(guān)前列的一體化協(xié)同辦公系統(tǒng)，為在新館這一新起點(diǎn)上把浙江檔案事業(yè)推向新高度提供更好的基礎(chǔ)支撐。

1 堅(jiān)持問題導(dǎo)向，盡力解決機(jī)關(guān)干部反映的問題

針對(duì)省檔案局（館）OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)使用10多年，既積累了較為豐富的經(jīng)驗(yàn)，也累積了不少問題的實(shí)際情況，我們堅(jiān)持問題導(dǎo)向，把盡力解決機(jī)關(guān)干部使用中反映的問題作為首要任務(wù)。

1.1 廣泛深入調(diào)研。首先把全面了解局（館）OA辦公系統(tǒng)運(yùn)行狀況、存在問題和全體干部職工對(duì)OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)的需求作為重點(diǎn)工作。一是對(duì)內(nèi)全面調(diào)查。設(shè)計(jì)分發(fā)《OA辦公系統(tǒng)使用情況調(diào)查表》，上門征求意見，向局（館）各處室進(jìn)行全面的需求調(diào)查，力求做到地毯式、全覆蓋。二是對(duì)外學(xué)習(xí)借鑒，先后對(duì)省政府辦公廳、省發(fā)改委、省地稅局、麗水市政府等的OA辦公系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行情況進(jìn)行調(diào)研。

1.2 著力解決問題。對(duì)調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的問題和建議進(jìn)行認(rèn)真梳理分析，有的放矢地分門別類解決。首先，把準(zhǔn)方向。在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合廣大干部職工的意見，經(jīng)論證會(huì)論證，確定局（館）OA辦公系統(tǒng)項(xiàng)目采取升級(jí)改造的方案。其次，理清問題。針對(duì)需要在升級(jí)改造中解決的問題以及新增建議，著力在升級(jí)改造中加以解決。第三，邊做邊改。針對(duì)存在的問題和大家提出的意見建議，與技術(shù)人員反復(fù)溝通，組織相關(guān)人員先后多次上門服務(wù)，努力使干部職工反映的問題和提出的意見建議全部得到了解決。

2 堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向，努力建設(shè)走在前列的一體化協(xié)同辦公系統(tǒng)

對(duì)標(biāo)新部署新標(biāo)準(zhǔn)新要求，堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向，遵循先進(jìn)性原則，努力使OA辦公系統(tǒng)能夠走在前列，發(fā)揮示范引領(lǐng)作用。

2.1 堅(jiān)持“新”字為要，努力走在前列

需要在升級(jí)改造中解決的問題新增的需求建議電子公文庫(kù)查找文件不方便目前OA郵件附件容量過小，建議擴(kuò)大附件上傳容量登錄密碼記憶功能缺失 OA郵件標(biāo)題為空時(shí)默認(rèn)為附件標(biāo)題，而非“無(wú)主題”卸載word安裝wps或先裝wps再裝word后，會(huì)出現(xiàn)控件安裝失敗或無(wú)法使用，表現(xiàn)為無(wú)法直接打開附件中的word文檔，導(dǎo)致無(wú)法在網(wǎng)頁(yè)上直接打開文檔進(jìn)行編輯 待閱公文過期可自動(dòng)刪除上傳文件大小為0KB（文件可能已損壞）會(huì)導(dǎo)致OA系統(tǒng)崩潰 添加表格下載功能，常用的審批表格自行下載打印短信接口在重啟服務(wù)器后再啟動(dòng)時(shí)經(jīng)常報(bào)錯(cuò)端口被占用 將郵件系統(tǒng)“發(fā)送并保存”移至“發(fā)送”前面，成為默認(rèn)值OAweb服務(wù)運(yùn)行一段時(shí)間會(huì)出問題，導(dǎo)致無(wú)法打開OA 優(yōu)化OA界面，路徑簡(jiǎn)潔些，欄目設(shè)置更合理一段時(shí)期OA服務(wù)器經(jīng)常重啟，需要軟件商與硬件商討論解決 歷史公告要可以保存在“公文管理——發(fā)文管理和收文管理”里，辦結(jié)文件只能顯示20條記錄 點(diǎn)擊電子公文庫(kù)，顯示歸檔收文和歸檔發(fā)文在OA公文庫(kù)的文件有時(shí)送不進(jìn)檔案庫(kù) 電子公文流轉(zhuǎn)時(shí)，適當(dāng)擴(kuò)大閱知范圍，如一些政策法規(guī)性文件可全體干部閱瀏覽器升級(jí)時(shí)檔案庫(kù)登錄會(huì)出現(xiàn)故障 進(jìn)一步完善檔案庫(kù)中照片檔案管理模塊收文登記時(shí)，當(dāng)文號(hào)錄入重復(fù)時(shí)能自動(dòng)提示

一是對(duì)標(biāo)新部署。認(rèn)真貫徹落實(shí)省“兩辦”《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》和《全省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》部署要求，理清建設(shè)思路，完善系統(tǒng)功能，認(rèn)真落實(shí)新部署。如，按照“推進(jìn)文檔一體化、館室一體化、館際一體化建設(shè)，提升檔案信息資源共建共享水平”的要求，完善文檔一體化、館室一體化功能，實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和數(shù)字檔案室系統(tǒng)一體化協(xié)同；按照“各地各單位全面落實(shí)電子文件歸檔、電子檔案移交和管理制度，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件做到應(yīng)歸盡歸、統(tǒng)一管理”，對(duì)原有數(shù)字檔案室進(jìn)行升級(jí)，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理的規(guī)范化、程序化、自動(dòng)化；按照“積極采用各種新的技術(shù)手段保證和改善各種載體檔案安全”的要求，重新購(gòu)置支持系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)設(shè)備和軟件，保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性、安全性，并實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的自動(dòng)備份。

二是銜接新標(biāo)準(zhǔn)。堅(jiān)持開放性原則，采用開放體系標(biāo)準(zhǔn)，遵循國(guó)家和地方有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使系統(tǒng)能夠在目前主流平臺(tái)上穩(wěn)定運(yùn)行，具備優(yōu)秀的跨平臺(tái)和可移植性能力。如，針對(duì)《浙江省省直單位電子公文歸檔與電子檔案管理暫行辦法》提出的電子文件歸檔、管理和移交接收的相關(guān)要求，完善電子文件歸檔模塊，按要求規(guī)范電子文件元數(shù)據(jù)等信息的歸檔，并與數(shù)字檔案室無(wú)縫對(duì)接，開發(fā)電子檔案移交接口，做好與省檔案館電子文件歸檔與接收平臺(tái)的有機(jī)銜接；針對(duì)新的《歸檔文件整理規(guī)則》提出的檔號(hào)編制規(guī)則等新要求，對(duì)數(shù)字檔案室系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的對(duì)接完善，使其更加符合歸檔文件整理實(shí)際和檔案管理現(xiàn)代化的要求；針對(duì)《浙江省人民政府電子印章管理暫行辦法》的規(guī)定，為省政府推行的電子印章預(yù)留接口，確保OA電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性；系統(tǒng)具有較好的兼容性，為其他應(yīng)用軟件提供開放數(shù)據(jù)接口，便于與其他系統(tǒng)相互集成，檔案借閱審批與數(shù)字檔案室規(guī)范對(duì)接、OA與短信平臺(tái)等即時(shí)通訊高度集成；針對(duì)移動(dòng)應(yīng)用平臺(tái)做好前期的技術(shù)銜接，為今后的移動(dòng)辦公奠定了基礎(chǔ)。

三是體現(xiàn)新要求。堅(jiān)持先進(jìn)性原則，在保證可靠性和技術(shù)成熟性的基礎(chǔ)上，采用先進(jìn)的系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)、發(fā)先進(jìn)的構(gòu)架方式、先進(jìn)的系統(tǒng)軟硬件平臺(tái)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件設(shè)計(jì)思想和實(shí)現(xiàn)技術(shù)，確保技術(shù)領(lǐng)先，高起點(diǎn)設(shè)計(jì)，為各類應(yīng)用功能的實(shí)現(xiàn)提供最佳的技術(shù)支持。如對(duì)原有OA辦公系統(tǒng)底層平臺(tái)進(jìn)行更新，以提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性、科學(xué)性、可管理性和人性化；集成了最新的搜索引擎技術(shù)，實(shí)現(xiàn)方便、快捷、準(zhǔn)確的搜索；在文件辦理過程中設(shè)置了辦理期限，增添了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注功能，超出期限自動(dòng)提醒，方便及時(shí)響應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，提升辦公系統(tǒng)的時(shí)效性和針對(duì)性；發(fā)文流程新增生成清稿、正文轉(zhuǎn)PDF流程，生成符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的版式文件，為電子文件打包歸檔奠定了基礎(chǔ)；辦公系統(tǒng)與數(shù)字檔案室實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一用戶登錄，實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)的用戶登錄與權(quán)限同步，檔案借閱審批與數(shù)字檔案室無(wú)縫銜接。

2.2 堅(jiān)持“穩(wěn)”字當(dāng)頭，確保順利過渡

力爭(zhēng)繼承原OA辦公系統(tǒng)被普遍認(rèn)可的功能模塊、操作方式及使用習(xí)慣，保證用戶使用的平穩(wěn)過渡。堅(jiān)持穩(wěn)定性原則。采用更加穩(wěn)定的平臺(tái)，解決之前存在的系統(tǒng)缺陷和兼容性問題，確保系統(tǒng)升級(jí)改造后能更加穩(wěn)定，運(yùn)行效率更高。在注重先進(jìn)性的同時(shí)，系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)采用業(yè)界公認(rèn)成熟并被廣泛應(yīng)用的技術(shù)，降低系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。堅(jiān)持可靠性原則。確保重要數(shù)據(jù)萬(wàn)無(wú)一失，保證系統(tǒng)的高可靠性。在升級(jí)改造過程中共遷移文件15281件，沒有因?yàn)樯?jí)改造丟失一條數(shù)據(jù)；對(duì)老數(shù)據(jù)作了梳理，對(duì)473個(gè)無(wú)效或錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行了修改完善，確保了數(shù)據(jù)的完整性，沒有因?yàn)轫?xiàng)目實(shí)施而影響用戶的正常使用。堅(jiān)持規(guī)范性原則。在系統(tǒng)升級(jí)改造的同時(shí)，對(duì)數(shù)據(jù)交換和接口統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，保證系統(tǒng)的規(guī)范化和可擴(kuò)展性。堅(jiān)持經(jīng)濟(jì)性原則。充分考慮經(jīng)濟(jì)方面的因素，充分利用現(xiàn)有軟硬件資源，認(rèn)真分析技術(shù)開發(fā)體系和系統(tǒng)建設(shè)方案的投資效益，力求系統(tǒng)具有最優(yōu)的性價(jià)比。

3 堅(jiān)持需求導(dǎo)向，著力從“用戶體驗(yàn)”立場(chǎng)完善供給

堅(jiān)持把提升用戶體驗(yàn)放在第一位，從“用戶體驗(yàn)”立場(chǎng)找準(zhǔn)需求和修正需求，在完善供給上發(fā)力，提升用戶滿意度。

3.1 做好方案論證，努力體現(xiàn)需求。編制項(xiàng)目方案突出一個(gè)“深”字。根據(jù)局（館）內(nèi)部調(diào)研和方案論證的要求，進(jìn)一步梳理項(xiàng)目建設(shè)的功能需求，結(jié)合自身實(shí)際，制定項(xiàng)目功能需求方案。在此基礎(chǔ)上，通過多次調(diào)研座談和項(xiàng)目組會(huì)議，結(jié)合技術(shù)要求，補(bǔ)充功能需求的技術(shù)實(shí)現(xiàn)部分，形成項(xiàng)目建設(shè)方案，并根據(jù)需求的增加和變化，不斷加以修改完善。

3.2 做好技術(shù)開發(fā)，努力落實(shí)需求。項(xiàng)目方案共落實(shí)43項(xiàng)新需求，新增加14項(xiàng)，改造29項(xiàng)，努力使人機(jī)交互界面更加簡(jiǎn)潔、實(shí)用，貼近用戶日常辦公習(xí)慣，功能模塊和界面風(fēng)格更加清晰，操作更加方便，具有良好的用戶體驗(yàn)。如，系統(tǒng)開發(fā)了新的搜索功能，并在首頁(yè)設(shè)置了搜索入口，提高了系統(tǒng)文件搜索的方便性、快捷性和準(zhǔn)確性；系統(tǒng)分類整合了所有的在辦文件，并在首頁(yè)添加了查詢?cè)谵k文件的鏈接，解決查詢?cè)谵k文件不方便的問題；修改了首頁(yè)的專網(wǎng)導(dǎo)航，現(xiàn)在能分類顯示鏈接國(guó)家、省級(jí)、省內(nèi)的所有檔案網(wǎng)站及其他相關(guān)網(wǎng)站；對(duì)通知公告進(jìn)行了升級(jí)調(diào)整，可以按照角色分類進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布的公告按照通知或公告的類別在首頁(yè)分類顯示；收發(fā)文新增了查詢權(quán)限的設(shè)置，文件辦理完畢后除了文件辦理人員可以查詢，設(shè)置的有查詢權(quán)限的人員也可以查詢，優(yōu)化文件查閱；新增收藏功能，收發(fā)文件辦理過程中可以對(duì)重要文件進(jìn)行收藏，方便以后的查閱；新增回收站功能，收發(fā)文件如果誤操作刪除了，可以從回收站中還原；對(duì)傳閱件進(jìn)行修改升級(jí)，傳閱件可以再進(jìn)行傳閱，并且能填寫意見；對(duì)郵件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)修改，新增回執(zhí)功能，優(yōu)化附件上傳、搜索的功能；新增周工作紀(jì)實(shí)模塊，方便工作匯報(bào)的管理。