大數據時代基于云會計的企業庫存管理研究

馬殷春

摘要：庫存管理作為企業生產、計劃和控制的基礎，為企業的生產管理和成本控制提供重要依據。基于云會計的物聯網和大數據技術能為企業搜集、分析、處理前端數據，對企業科學、高效的庫存管理提供了支持。本文闡述了庫存管理的概念、必要性及其所面臨的問題，從理論上指出云會計較之于傳統會計的優越性，重點分析了采購入庫、倉存管理、銷售出庫三個方面的操作流程，指出大數據時代基于云會計的庫存管理框架構建，必然會導致企業庫存管理方式的改變，提高企業的經濟效益。

關鍵詞：庫存管理 云會計 案例分析

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A 文章編號：1009-5349（2016）15-0051-03

庫存管理影響企業的生產管理和成本控制兩個環節，是維持企業正常生產經營不可或缺的一部分。與此同時，庫存管理還是物料管理的核心部分，需要及時反饋物料的倉儲情況和流向。對于當今的企業來說，身處互聯網高速發展的年代，只有通過網絡化的視角進行物流管理，及時獲取物流信息，才能真正意義上地提高企業的核心競爭力。而云會計憑借其效率高、易于拓展、成本低廉、可定制性強等優點，受到了中小企業的廣泛關注。企業以云會計技術為基礎平臺，借助物聯網，可以實現智能化識別物品、實時定位、全程監控和及時管理等功能，為企業的大數據決策提供了數據支持。云會計、物聯網等技術保證了貨物信息更新的及時性，而大數據分析中心則是企業庫存管理決策科學性和合理性的技術保障。

一、企業庫存管理的必要性

（一）庫存管理的概念

庫存管理又稱在庫管理或存貨管理。企業根據現階段的經濟需求，結合庫存論的理論指導（例如：是否存在不允許缺貨等特殊要求）和當前的庫存擁有量，推測出庫存需求量和訂貨量的合理范圍。簡而言之，庫存管理有助于經營者了解企業當前的庫存量，并對何時訂貨、一次訂貨的數量、如何合理降低庫存量和提高存貨周轉率等問題進行決策。

（二）庫存管理的作用

庫存管理是企業物流各個環節的調節劑，它能使物流暢通無阻。因此，為保證正常經營，庫存管理業務已然是各行各業不可或缺的一部分。在企業生產經營的過程中，庫存調節貫穿于采購、生產、銷售的全過程，這些環節正是因為庫存的作用，實現了相對的獨立。但在現實生活中，由于目標的不同，庫存管理部門和其他部門往往不能達成一致。所以，為了使庫存管理達到最優化，企業經營過程中的各個部門既要有效發揮本部門的功能，又要以實現整個企業的利益為最終目標。

二、庫存管理系統及其面臨的新問題

（一）庫存管理系統的功能分析

1.用戶管理與維護管理

系統需要為企業管理者和決策者提供相關的數據和信息，來幫助他們順利實現企業管理和事務決策。用戶管理的權限是指企業專設崗位，通過專業人員管理和維護企業系統的運作，檢控數據流通情況，確保其保密性，實現系統安全、可靠、高效地運行。而維護管理是指數據庫數據的恢復、備份等能夠保證數據安全性的相關維護管理工作。

2.入庫管理

企業的庫存入庫不僅來源于采購入庫，也應包括用戶退貨入庫、生產用退貨入庫、貨物的轉移入庫等方面。庫存入庫管理的目的便是將上述入庫庫存的相關信息分門別類地輸入系統，包括其來源、入庫原因和儲藏方位，并在必要的情況下及時進行修改或刪除。

3.出庫管理

庫存出庫管理的概念與入庫管理的概念相對應，但它主要管理的是出庫的零部件和產成品。出庫的原因多種多樣，包括生產領用的出庫、維修用料的出庫、轉移存儲的出庫、貨物銷售的出庫等。因此，該項管理系統同樣要對出庫的零部件或者貨物進行信息輸入、記錄和維護，對其出庫原因、經辦人以及出庫的數量要有明確記錄，并且倉庫管理人員還需及時更新系統中的信息。

4.倉庫管理

貨位管理、貨物專場管理、貨物修復管理、貨物毀損管理和貨物報廢管理均屬于倉庫管理的范疇。倉庫管理有效地加強了對半成品和成品的管理以及倉庫中其他零部件的管理。因此，倉存管理對貨物數據的錄入、修改和數據的時效性有著更高的要求。

5.庫存查詢系統

由于系統初設階段，每個崗位分配的權限不同，導致其所能執行的操作權限和可查詢信息的范圍也相應不同。比如，不同的部門查詢的范圍不同，并且上級的查詢權限往往要大于下級，承擔的責任也相對大一些。庫存查詢系統有助于企業管理和決策者決策，所以它對信息的準確性和完整性要求相對更高。

（二）庫存管理的新問題以及新需求

寶潔公司在對旗下某產品進行調查時發現了一些比較有意思的現象。雖然該產品的顧客需求量和零售量波動均不大，但在其供應鏈的運作過程中，上層供應商會比下層供應商儲備更多的庫存量。零售商根據預測的顧客需求向批發商訂貨，因為是提前訂貨，所以零售商在考慮平均需求的基礎上，增加了一個安全庫存，這樣就使得顧客需求的變動性要小于零售商需求的變動性。而上層批發商并不能獲悉顧客的真實需求量，只能根據下層零售商已發出的訂貨單草擬購貨計劃，向上層制造商發出訂貨。因此批發商在下層零售商的訂貨基礎之上，又增加了一個風險庫存。由于零售商本身已經在顧客訂單平均需求的基礎之上增加了安全庫存量，批發商為了實現與其同等的服務水平，就不得不持有更多的安全庫存量，這也使得需求變動性的波動幅度越來越大。不僅如此，該產品的分銷商向寶潔公司預購貨物時，其訂單的波動程度遠大于零售的波動程度。總之，越是處于供應鏈上層的零售商或者分銷商，其對商品的需求波動幅度就越大，這種現象被稱為“牛鞭效應”。且越是上層，庫存積壓問題越是嚴重。相對的，庫存成本也存在大量的不必要增加、供求關系也很難達成一致，供應鏈管理沒有實現降低庫存成本的目標。

因此，為了解決大量數據處理困難并且不能共通而帶來的超負荷費用和連鎖波及等問題，我們迫切需要構建一種既能滿足大數據處理又能支持數據共享的新平臺。

三、大數據時代云會計對庫存管理的影響

（一）云會計的內涵

云會計（Cloud Accounting）根據字面意思解釋就是會計和云計算的結合體，是云計算技術在會計操作方面的應用，云會計不但能夠高效地完成原本傳統會計專業工作，還能夠對數據進行分析和預測，幫助管理層更有效地控制企業的經濟活動，從而提高企業的市場占有率和經濟效益，從云會計的用戶和服務商兩個維度分析，能夠更加全面地理解云會計的內涵。

1.云會計的用戶

用戶能夠通過云會計平臺獲取本企業的所有會計信息，在此過程之中，用戶無需下載安裝云會計軟件，也無需存儲相關應用數據，更不需要購買云會計軟件的版權。一切活動均由互聯網作支持，虛擬平臺作框架，用戶只需對自身使用的服務應用付費，因而成本十分低廉。企業原先應用的會計系統在使用云會計之后均仍可使用，并且由于云會計平臺強大的功能，會計處理將會更加方便和及時。

2.云會計的服務商

服務商負責研究和開發云會計方面的新應用，促使云會計平臺與企業原有的會計軟件相互契合，并力求做到無縫交接。此外，為了使云會計平臺可以高效、持久的運行下去，硬件設備的日常維護和軟件系統的更新升級都是由云會計服務商來完成的。

（二）云會計的應用

企業可以根據自身需求選擇云會計服務，也就是說云會計服務相對的模塊化，不同行業和規模的客戶可以自行選擇適合自身的模塊來使用。企業只要按照選擇的模塊和使用模塊的時間向云服務供應商付費，還能根據服務的滿意程度對其進行評價。后期的硬件維修和軟件升級均由云會計供應商來完成，企業無需親自解決。不僅如此，企業還能通過云會計環境尋找更為優質的供應商，開發潛在的客戶資源。監督機構也能透過云會計平臺獲取各個企業的相關信息，更加合理地分配社會資源。

云會計改變了傳統會計錄入和輸出會計信息的方式，紙質憑證也被電子數據所代替。當然信息錄入的方式也不僅限于電腦錄入，一切能夠接入互聯網的設備（例如：手機、平板等）都可以錄入會計信息，這就使得會計信息的更新速度成倍增加。相對的，企業決策者也能通過這些設備及時準確地了解企業當前的狀況并作出處理。

由是可見，云計算技術以互聯網為基礎平臺和信息傳遞渠道，在節約信息傳遞和處理時間的同時大幅提高了企業會計人員的工作效率，也使得實時更新會計信息成為可能，更幫助了企業管理者作出決策。云會計的運用使得信息的使用和傳遞擺脫了傳統會計環境下的簡單的、靜態的二元關系，進而轉向多元的、動態的、相對復雜的關系網絡。從本質上看，云會計改變的不僅僅是企業內部或者債權、債務人之間的信息交流的方式，也改變或者即將改變企業與金融機構之間，甚至企業與消費者之間的信息溝通環境，為企業搭建了一個更為廣闊的信息平臺。當然，隨著云會計技術的逐步普及，企業管理者對會計信息的質量要求也會大大增加。

（三）云會計對庫存管理的影響

1.云會計使庫存管理的成本更低廉

在確保企業經營需要的前提下，最大限度地降低庫存成本是企業庫存管理的目標之一。存貨短缺不能滿足正常的生產和銷售需要，將給企業帶來一定程度的經濟損失，而存貨淤積也將給企業帶來額外的費用支出。不管是哪種情況都將影響企業盈利。以物聯網為基石、大數據分析為核心技術的云會計平臺，能夠解決數據來源和共通問題。倉管部門根據大數據分析中心提供的數據，結合相關的客戶偏好數據，能夠達到庫存管理的最優化。

2.云會計使存貨控制系統更精確

很多企業為提高運作效率，采用了即時制庫存控制系統（JIT）或ABC 控制系統進行存貨管理。JIT系統對于處理的及時性要求極高，一旦供應商未能及時供貨或者準備成本不足，不光整個生產流程會斷裂，企業的銷售也將受到波及，最終造成巨大損失。云會計系統中運用的物聯網技術恰恰可以幫助解決JIT系統所面臨的問題，它利用射頻識別技術（RFID）錄入商品信息，并通過物聯網向企業反饋貨物信息。企業和供應商均可通過云會計平臺獲悉企業當前的存貨數量。在數據顯示庫存不足的情況下，物聯網會及時把信息傳遞給企業，提醒其補給庫存，企業根據計劃需求向供應商發出訂貨單。這樣便在節約庫存成本的同時確保了供應的及時性。對于ABC控制系統，云會計平臺先根據企業需求，對先前的各類存貨數據進行大數據分析，然后與同行業或者相關行業的歷史數據進行橫向對比，這樣就可以更加合理、科學和精確地區分A、B、C三類存貨。

3.云會計使庫存管理更智能

不同的消費者有不同的需求偏好，不同的需求偏好使得企業庫存商品的種類和數量也不盡相同。針對消費者的需求，大數據分析中心將會擬定存貨調整方案。企業管理層根據該方案選定最優調撥倉庫，進行商品調配。如果有消費者在網上購物，云會計平臺將會自主選擇就近的且當前有該商品庫存的倉庫，智能化生成訂單并向該庫存點發出發貨指令。云會計平臺會及時更新物資信息，即使中途出現意外情況，企業也能立即獲悉，及時采取應對措施，確保物資的安全性，降低了企業的風險成本。

四、大數據時代基于云會計的庫存管理框架構建

庫存管理需要及時準確地反映企業的物流狀況，并為成本控制和生產管理提供依據。企業要實現庫存管理信息的及時更新，就需要實時對貨物的信息進行采集、分析和處理。企業通過云會計技術平臺中的大數據處理技術（如：Storm、Hadoop、Pentaho BI 等）獲取數據，然后用數據挖掘與分析技術（如：ODS、DW/DM、OLAP 等）提取企業庫存管理決策數據。其中，大數據分析中心分析庫存管理的入庫、調撥、出庫等信息，并用這些信息支持庫存管理模塊處理，為采購入庫、庫房調撥、銷售出庫階段及時、精確的決策提供了保障。

（一）采購入庫

首先，采購部門根據公司所接到的訂單以及訂單描述的服務內容或生產周期、具體交貨時間等進行系統分析。利用PDM系統，生成物料需求計劃和采購單，再由供應商管理平臺針對以往企業采購數據以及企業對供應商的信用評定、供應產品質量評定、供應產品價格評定等的綜合指數進行系統分析，生成最優供應商名冊。然后，企業管理層通過決策支持系統，及時作出處理，并與供應商簽訂采購合同、同時下達訂購單，待供應商確認后發出商品。從供應商發出商品到供應商品進入本企業倉庫的整個過程，射頻識別技術（RFID）貫穿其中。RFID掃描錄入供應產品的規格、型號等信息。企業通過物聯網實時關注物流動向。最后，企業通過電子結算平臺核對商品信息無誤后，驗收入庫，入庫數據會通過WM5系統進入采購部門信息庫。

（二）庫房調撥

庫房調撥階段，倉儲管理部門根據銷售訂單，通過SRM/VMI平臺，向企業各倉庫發出調撥請求信息。例如，當甲倉庫庫存水平無法滿足當前的訂單需求時，云會計系統就會自動調節調撥方式，即乙倉庫和丙倉庫會調撥一部分庫存給甲倉庫，以補滿其需求量。云會計系統借助RFID技術和物聯網，能夠隨時獲取企業各個倉庫的庫存信息。特別是當某一個倉庫發生存貨預警時，大數據分析中心將會反饋、請求調撥信息，并及時作出調整。請求調撥信息結合費用管理平臺的最小費用策略和決策支持系統的完全共享策略，擬合出最優調撥方案，并把信息下達給各個倉庫，以此實現存貨之間的相互補給。調撥結果由電子結算平臺通過WM5系統反饋給倉儲管理部門。倘若倉庫之間的調撥仍然無法滿足當前的庫存需求，或者一旦實施調撥會使成本過高，那么這些分析數據將返還給決策支持系統，然后由管理層來作出處理。同時，其調撥失敗的結果仍會通過WM5系統反饋給倉儲管理部門。在此過程中，云處理為各個倉庫的信息共享提供了技術支持，物聯網則為企業及時掌握各個倉庫的信息提供了有力保障，大大節省了成本與時間。

（三）銷售出庫

企業的銷售出庫，由銷售部門通過決策支持系統確認客戶訂單并向倉儲管理部門倉庫下達出庫指令。當倉儲管理部門接收到出庫指令之后，利用RFID技術將帶有條形碼貨物掃描錄入，然后將其發往指定地點，電子結算平臺會根據錄入的數據及時更新倉儲管理部門的數據庫。而貨物的地理位置和其他信息等將由帶有RFID技術的物聯網，通過電子結算平臺和WM5系統反饋給銷售部門。銷售部門根據收到的物流信息確保貨物的安全運輸。最后，當貨物到達合同指定的地點后，銷售部門確認收到到貨信息，整個出庫過程就結束了。

五、結語

對于大數據的應對和處理能力已然成為企業核心競爭力的一項重要基礎指標，它為企業管理者的決策提供了技術支持。大數據處理、云會計和物聯網等技術可以為企業搜集數據、進行分析、提供處理方案，并與同行業和相關行業的數據進行橫向對比，這些是傳統會計模式遠不能夠做到的。因此，云會計技術的發展和運用，必然會導致企業庫存管理方式的改變。當然，處于新生期的云會計技術仍然有許多問題有待解決。期望本文的研究可以為企業庫存管理的研究和會計技術的應用提供新的思路。

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責任編輯：孫 瑤