淺析工程檔案重要性及現(xiàn)實(shí)運(yùn)用

趙盼

（山東大禹工程建設(shè)有限公司，山東 濟(jì)南 250013）

淺析工程檔案重要性及現(xiàn)實(shí)運(yùn)用

趙盼

（山東大禹工程建設(shè)有限公司，山東 濟(jì)南 250013）

工程檔案作為工程實(shí)體的外在體現(xiàn)和載體，貫穿于工程的全壽命周期，始于工程立項(xiàng)可研階段，形成并豐富于建設(shè)及運(yùn)行管理期，止于工程廢除。本文以南水北調(diào)工程建設(shè)及運(yùn)行管理期檔案管理實(shí)踐過程為基礎(chǔ)，結(jié)合工程檔案管理實(shí)際，淺析工程檔案管理的重要性及其多方面的運(yùn)用。

工程檔案；全程管理；重要性及運(yùn)用

工程檔案通過豐富詳實(shí)的多媒體圖片、音像及紙質(zhì)文件，從各個(gè)角度直接反映工程質(zhì)量高低，同時(shí)也全面反映策劃者、建設(shè)者及運(yùn)行管理者的決策、建設(shè)及運(yùn)行管理水平。

1 工程檔案管理的重要性

按照工程檔案一般定義，工程檔案是指從工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項(xiàng)目管理工作的重要組成部分，是工程全壽命周期完整、形象的反映和概括。工程檔案作為工程全壽命過程忠實(shí)見證者，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾方面。

1.1 工程檔案具有見證性

因工程實(shí)體建設(shè)本身的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，從參與各方人員繁復(fù)、涉及學(xué)科和資源體量龐大以及主體工程建成后的整體性考慮，導(dǎo)致在工程主體建設(shè)完成后，針對(duì)工程本身的內(nèi)觀質(zhì)量無法再從工程細(xì)部一一追溯。而此時(shí)，工程檔案本身所具有的原始記錄性和備以查考性的見證屬性則承擔(dān)答疑解惑的主要任務(wù)。可以說，工程檔案是最終成為評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的最權(quán)威證據(jù)。

1.2 工程檔案具有“不可復(fù)制性”

所謂工程檔案的“不可復(fù)制性”，主要是其重要性和嚴(yán)肅性所決定的。但是，在人的生產(chǎn)活動(dòng)中，因素質(zhì)的高低，理解的深淺，往往會(huì)造成結(jié)果的不統(tǒng)一、不規(guī)范。而檔案的“不可復(fù)制性”這一檔案屬性，則要求檔案的形成和整理歸檔絕不能隨意復(fù)制、心血來潮的去事后制造、更不得隨意更改、增刪。

1.3 工程檔案具有憑據(jù)性

工程檔案的憑據(jù)性，即所謂的證據(jù)、證明，因工程建設(shè)場景的不可回溯性，導(dǎo)致在工程建設(shè)管理過程中，對(duì)于工程價(jià)款結(jié)算的復(fù)核、設(shè)計(jì)變更甚至是工程索賠將是最終決定結(jié)果的唯一證據(jù)。

1.4 工程檔案對(duì)于運(yùn)行管理具有全面指導(dǎo)性

工程建設(shè)驗(yàn)收并移交后，方開始行使其功能。而因?yàn)楣こ瘫旧淼奶厥庑裕ㄔO(shè)者與運(yùn)行管理者往往不是同一單位或人員組成。此時(shí)，通過工程檔案的細(xì)致研閱，運(yùn)行管理單位將會(huì)迅速全面掌握工程特性、設(shè)計(jì)指標(biāo)及運(yùn)行工況，從而迅速進(jìn)入管理狀態(tài)，減少和避免無效甚至錯(cuò)誤勞動(dòng)，提高效率，確保工程發(fā)揮效益最大化。

2 工程檔案的現(xiàn)實(shí)運(yùn)用

工程檔案在南水北調(diào)工程建設(shè)和運(yùn)行管理過程中發(fā)揮著重要作用。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 工程檔案為決策提供科學(xué)依據(jù)

工程檔案記載著工程建成后效益發(fā)揮情況，為后續(xù)工程上馬決策提供依據(jù)。南水北調(diào)工程自2002年開工建設(shè)，至2013年工程全面建成并通水運(yùn)行，三年來，累計(jì)調(diào)水已近12億m3。通過幾年來持續(xù)不斷的安全觀測和水質(zhì)監(jiān)測數(shù)據(jù)檔案分析，工程質(zhì)量是符合設(shè)計(jì)要求，水質(zhì)是達(dá)標(biāo)，工程實(shí)現(xiàn)了既定規(guī)劃和建設(shè)目標(biāo)。以此為基礎(chǔ)，也更加堅(jiān)定了政策決策者的決心。下一步南水北調(diào)東線工程向天津應(yīng)急供水的相關(guān)調(diào)研工作也已啟動(dòng)；近幾年來，南水北調(diào)東線工程在保護(hù)南四湖、東平湖、小清河生態(tài)，解決膠東地區(qū)干旱之急、城市供水安全方面也發(fā)揮了重要作用。因此，工程檔案是南水北調(diào)工程全過程的記錄和工程效益的忠實(shí)見證者。

2.2 工程檔案在工程投資方面的作用

工程檔案的合理運(yùn)用可節(jié)約工程資金、維護(hù)正當(dāng)利益。南水北調(diào)工程為國家投資大型水利工程，其工程質(zhì)量過程管控嚴(yán)、抽檢及第三方檢測多。檢查專家通過查閱豐富詳實(shí)的檔案資料即能全面了解工程施工過程，掌握工程質(zhì)量，從而相應(yīng)一定程度的減少取樣、取芯等檢測工作，既能夠減少因有損檢測活動(dòng)對(duì)工程實(shí)體造成的損傷，同時(shí)也大大節(jié)約了資金。

同時(shí)，在工程建設(shè)過程中，難免會(huì)發(fā)生工程索賠等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。此時(shí)，通過各方工程檔案的原始記錄為憑證，可以合理、合法的維護(hù)正當(dāng)利益，達(dá)成正當(dāng)訴求。

2.3 工程檔案在工程質(zhì)量方面的作用

工程檔案是工程質(zhì)量的強(qiáng)力佐證。就大型水利工程檔案組成而言，其構(gòu)成的主體即為工程建設(shè)期施工、試運(yùn)行及各類質(zhì)量檢測評(píng)定、驗(yàn)收等活動(dòng)記載而形成的檔案。工程檔案也是工程運(yùn)行和隱患排查及問題追糾等關(guān)鍵依據(jù)。

2.4 工程檔案在運(yùn)行管理方面的作用

運(yùn)行管理期，工程檔案的運(yùn)用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是為運(yùn)行管理者提供工程主要技術(shù)參數(shù)及指標(biāo)；二是在工程維修、大修階段，特別針對(duì)金結(jié)、電氣等專業(yè)工程，工程檔案能為維修人員提供維修思路和方案；三是在工程改擴(kuò)建階段，詳實(shí)的工程檔案可以為施工單位提供預(yù)埋管線、件等隱蔽工程的位置或型號(hào)等；四是工程檔案在運(yùn)行管理期的延續(xù)、更新、充實(shí)等工作，更能全面反映工程全壽命階段的價(jià)值，為后續(xù)運(yùn)行管理提供經(jīng)驗(yàn)積累，為今后類似工程的決策提供基礎(chǔ)和依據(jù)。

3 檔案管理存在的問題及建議

目前，工程檔案的作用和重要性在工程建設(shè)和國民經(jīng)濟(jì)決策生活中的作用日益凸顯，但縱觀工程檔案的全過程管理和使用，仍存在檔案管理人員水平參差不齊、檔案管理資金投入偏少導(dǎo)致檔案存放環(huán)境惡劣以及檔案檢索電子化程度較低導(dǎo)致檔案利用效率偏低等問題。通過工程檔案的實(shí)踐管理看，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手，解決制約檔案管理的問題。

首先，想要根本解決檔案從業(yè)人員素質(zhì)問題，要通過各種手段強(qiáng)化管理層檔案重要性的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)。以此為基礎(chǔ)，做好專職工程檔案管理人員盡早介入工作，全過程參與，同時(shí)采用“走出去、請(qǐng)進(jìn)來”的方式，開展檔案檔案人員培訓(xùn)工作，提高檔案工作效率。保證檔案管理工作的持續(xù)性、連續(xù)性。

其次，為解決檔案存放環(huán)境的問題，建議應(yīng)在工程建設(shè)前期即設(shè)立檔案管理專項(xiàng)資金，通過強(qiáng)制性規(guī)定，確保運(yùn)行管理單位建立符合保管要求的檔案室，配備齊全專用設(shè)施，確保檔案保管符合要求，促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步制度化、規(guī)范化。

最后，為做好檔案電子化檢索工作，為最大化發(fā)揮工程檔案的效力，使其更好服務(wù)于工程建設(shè)和管理，建議專業(yè)檔案管理、驗(yàn)收機(jī)構(gòu)能發(fā)揮自身專業(yè)優(yōu)勢(shì)，結(jié)合工程檔案特點(diǎn)，同時(shí)與目前較為成熟的網(wǎng)絡(luò)檢索單位合作，開發(fā)制定相應(yīng)的工程檔案計(jì)算機(jī)檢索標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，勢(shì)必將大大提高工程檔案管理的水平和效率。

4 結(jié)語

工程檔案既是保障工程質(zhì)量的重要手段，也是工程今后運(yùn)行管理質(zhì)量管控的重要手段。隨著當(dāng)今社會(huì)法律法規(guī)的日趨完善，工程檔案所獨(dú)具的見證性、憑證性和指導(dǎo)性的屬性，將在法治社會(huì)的今天發(fā)揮其不可替代的作用。

（責(zé)任編輯遲明春）

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1009-6159（2017）-02-0047-02

2016-10-20

趙盼（1990—），女，助理工程師