大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理特性與對策

滕霞

隨著社會的快速發(fā)展，信息技術(shù)也得到迅猛發(fā)展。如今，人們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，大數(shù)據(jù)時代的到來給高校檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)和機遇。在大數(shù)據(jù)時代，高校必須認識到加強檔案管理的重要性，并結(jié)合高校的實際情況合理制定檔案管理方案，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理手段，提高高校檔案管理水平，滿足高校師生的實際需求。

在大數(shù)據(jù)時代下，雖然高校已經(jīng)認識到開展檔案管理工作的重要性。但是，從高校檔案管理現(xiàn)狀可以看出，高校檔案管理中依舊存在一系列問題，高校檔案管理人員需要具體分析問題存在的原因，有針對性的采取調(diào)整對策，實現(xiàn)有效管理。

大數(shù)據(jù)時代的特性

從2012年開始大數(shù)據(jù)被越來越多的人所提及，人們的生活和工作都越來越離不開大數(shù)據(jù)。但是，事實上，國內(nèi)并沒有對大數(shù)據(jù)形成統(tǒng)一的定論，人們認為大數(shù)據(jù)并不是對大量信息數(shù)據(jù)的描述，而是通過分析和利用數(shù)據(jù)信息來獲取更有效的方法。大數(shù)據(jù)時代的特性表現(xiàn)為以下幾點：一是數(shù)據(jù)量非常大，二是數(shù)據(jù)處理的速度非常快，三是數(shù)據(jù)的種類非常多，四是數(shù)據(jù)的價值非常高。數(shù)據(jù)類型有以下幾種：一是文檔，二是圖片，三是音頻，四是視頻，五是網(wǎng)頁，六是電子郵件等等。

大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理工作的特性

高校檔案數(shù)據(jù)量不斷增多。大數(shù)據(jù)時代的到來對高校檔案管理工作提出了新的要求。如今，高校檔案管理工作已經(jīng)成為高校管理工作的重中之重，高校檔案記錄者高校發(fā)展過程中所產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)信息，這些信息的類型也比較多，而且都是高校最有價值的信息。因此，高校檔案的數(shù)據(jù)量是非常大的，檔案管理人員的工作壓力也比較大，檔案管理人員需要把原始紙質(zhì)版的數(shù)據(jù)信息輸入到檔案管理平臺上，高校檔案數(shù)據(jù)還在不斷的增長，增長速度非常快。

高校檔案數(shù)據(jù)的多樣化。高校檔案管理是一項十分復雜的工作，檔案涉及到高校多種業(yè)務(wù)，高校檔案數(shù)據(jù)呈現(xiàn)多樣化特性，不同數(shù)據(jù)之間相互關(guān)聯(lián)。對此，高校必須完善檔案管理體系，加強檔案管理。高校檔案的形式多種多樣，不同形式檔案的特點不同，功能也會有所不同，高校檔案管理人員需要對檔案進行分類管理，方便用戶查找檔案，提高檔案的利用率。

大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理對策

完善高校檔案管理體系。以某高校為例，某高校從2012-2016年，檔案信息量占高校信息總量的80%，檔案的種類增加了4種，高校檔案管理系統(tǒng)的功能也在不斷增多，增加了11項全新的功能。

大數(shù)據(jù)時代下，高校必須擁有強大的儲存系統(tǒng)，能夠把不同類型的檔案信息儲存在不同的系統(tǒng)內(nèi)，而且檔案管理系統(tǒng)對于檔案信息的保管并不是單純的存放，而是需要把多種數(shù)據(jù)信息關(guān)聯(lián)在一起。如今，高校必須改變傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式，從根源上解決高校檔案管理工作中存在的問題，這樣才能更加深層次的挖掘出檔案數(shù)據(jù)中有價值的信息，提高高校檔案的利用率。高校檔案管理人員需要增強服務(wù)意識，檔案管理工作就是為高校的教學和科研活動提供服務(wù)的。高校檔案管理工作并不是在業(yè)務(wù)發(fā)生后才開展的。而是要在業(yè)務(wù)發(fā)生之前做好前端的控制，這就要求高校檔案管理人員做好充足的準備，提前對高校各個部門的業(yè)務(wù)進行研究分析，了解各個部門，不同業(yè)務(wù)的實際需求，并結(jié)合不同類型業(yè)務(wù)的實際需求合理制定檔案管理需求。高校檔案管理工作的開展必定離不開技術(shù)的支持，高校必須合理的利用計算機技術(shù)提高檔案管理水平，讓檔案信息“活”起來，為高校各個部門提供服務(wù)。高校還必須健全檔案管理制度，為檔案管理工作的開展提供支持和保障。

加強高校檔案安全管理。大數(shù)據(jù)時代下，高校必須認識到加強檔案安全管理的重要性，結(jié)合高校檔案的特點和實際情況合理制定安全管理方案，避免檔案的丟失，更好的保證檔案的安全性。加強高校檔案管理的方法有以下幾個：一是身份認證，用戶只有通過身份認證才能進入高校檔案管理系統(tǒng)。二是單點登錄，三是數(shù)據(jù)加密，四是權(quán)限設(shè)置，只有擁有訪問權(quán)限的用戶才能進入檔案管理系統(tǒng)，五是做好檔案備份，對檔案進行分類處理。六是保留操作日志。要想提高高校檔案利用率就必須提高檔案的安全性，避免檔案被惡意竊取。如果高校檔案丟失或被竊取對高校來說是巨大的損失，對于學生和教師也是巨大的損失。高校必須設(shè)置專門的檔案安全管理部門，引進先進的檔案安全管理技術(shù)。

加強檔案管理人員培訓。大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理人員的專業(yè)性對于檔案管理成效和目標的實現(xiàn)有很大影響。對此，高校必須重視檔案管理人員培訓，豐富人員培訓形式，把人員培訓作為工作的重中之重，加大人員培訓方面的資金投入，不定期派遣檔案管理人員外出學習，而且高校檔案管理部門需要實行老帶新的政策，豐富新入職人員的檔案管理實踐經(jīng)驗，在壯大高校檔案管理人員隊伍的同時提高檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，進而提高高校檔案管理水平，實現(xiàn)檔案管理目標。大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作是一項系統(tǒng)性工作，需要涉及的內(nèi)容非常多，高校管理人員必須增強檔案管理意識，明確檔案管理職責，把檔案管理工作落實到實處。為了提高高校檔案管理人員的工作熱情和積極性，高校還需要完善內(nèi)部獎勵機制，對工作表現(xiàn)優(yōu)秀，工作能力強的檔案管理人員給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵和精神獎勵。

如今，人們已經(jīng)進入大數(shù)據(jù)時代，人們對高校檔案管理問題的關(guān)注程度不斷提高。但是，從高校檔案管理現(xiàn)狀可以看出，高校檔案管理中依舊存在很多問題，比如檔案管理形式單一，檔案管理過于形式化等等。對此，高校必須增強檔案管理意識，認識到開展檔案管理工作的重要性，完善檔案管理系統(tǒng)，能夠把不同類型的檔案信息儲存在不同的系統(tǒng)內(nèi)，方便用戶查詢檔案信息，提高高校檔案的利用率。在大數(shù)據(jù)時代下，高校必須改變傳統(tǒng)的檔案管理理念和模式，從根源上解決高校檔案管理工作中存在的問題。除此之外，高校必須認識到加強檔案安全管理的重要性，如果高校檔案丟失對高校來說必定是重大損失。對此，高校必須結(jié)合實際情況合理制定檔案安全管理方案，設(shè)置專門的檔案安全管理部門，設(shè)置檔案訪問權(quán)限，只有擁有訪問權(quán)限的用戶才能進入檔案系統(tǒng)，避免檔案的丟失。高校檔案管理人員也需要不斷提高自身的專業(yè)性，更好的滿足高校檔案管理需求。