新時(shí)代信息網(wǎng)絡(luò)視域下的檔案管理探索途徑

李新

摘要：在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，人們對(duì)檔案信息管理的質(zhì)量要求越來越高，而在信息時(shí)代背景下，如何做好檔案管理工作是當(dāng)下研究的主要問題之一，這就要求檔案管理工作人員必須加強(qiáng)自身對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中去，進(jìn)而提升檔案管理水平，這也符合當(dāng)下人們對(duì)檔案信息的基本要求。本文將結(jié)合筆者自身的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)在新時(shí)代信息網(wǎng)絡(luò)背景下，如何做好檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的探討，以供今后參考使用。

關(guān)鍵詞：信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 檔案管理 特點(diǎn)與途徑

所謂的檔案信息化就是指在國家檔案行政管理部門的規(guī)劃管理指導(dǎo)下，將現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中去，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的處理、管理以及開發(fā)和利用等服務(wù)項(xiàng)目的過程，它是一個(gè)由以檔案實(shí)體保管向檔案實(shí)體數(shù)字信息化服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式的融合，符合當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)。現(xiàn)階段，我國檔案信息化建設(shè)是以國家檔案行政管理部門規(guī)劃組織為基礎(chǔ)，通過對(duì)現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)檔案信息上網(wǎng)的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源最優(yōu)化利用。

一、簡述當(dāng)前在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的特點(diǎn)

（一）網(wǎng)絡(luò)檔案管理過程中注重雙向收集、利用和交流

網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式在實(shí)際的應(yīng)用過程中具有一定的優(yōu)勢(shì)，其主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先用戶在使用過程中可以對(duì)查詢材料的完整性進(jìn)行識(shí)別，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或者存在問題，用戶會(huì)主動(dòng)向相關(guān)的檔案管理部分進(jìn)行上報(bào)，而檔案材料形成部分部門也會(huì)及時(shí)的完善材料，以滿足客戶的需要。其次檔案工作人員也可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來了解和掌握用戶在使用過程中的需求，進(jìn)而結(jié)合用戶的需求來不斷完善檔案材料內(nèi)容，同時(shí)檔案工作人員也可以通過對(duì)用戶意見的分析來制定針對(duì)性檔案信息管理措施。

（二）網(wǎng)絡(luò)檔案管理對(duì)立卷部門和用戶在使用檔案信息資源過程中的協(xié)作性要求較高

在網(wǎng)絡(luò)檔案管理以及資源利用過程中，各個(gè)相關(guān)部門地理位置比較分散，但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用卻又將這些部門緊緊的聯(lián)系在一起，實(shí)現(xiàn)了“面對(duì)面”交流和辦公，形成了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一整體。基于此，各立卷部門在進(jìn)行信息采集、錄入和維護(hù)的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與相關(guān)檔案管理部門和用戶等之間的合作和交流。

（三）網(wǎng)絡(luò)檔案管理可以為公眾提供及時(shí)的信息查詢服務(wù)

所有檔案管理工作的最終目的就是實(shí)現(xiàn)利用價(jià)值，尤其是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，人們對(duì)信息的要求越來越高，社會(huì)對(duì)信息的需求量也在不斷的提升，這就要求網(wǎng)絡(luò)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與檔案信息用戶之間形成良好合作的關(guān)系，滿足其對(duì)檔案信息的要求。傳統(tǒng)檔案管理模式在實(shí)際應(yīng)用中存在著一定的缺陷，例如在次年6月以前，文書檔案歸檔工作才能完成，從這可以看出整個(gè)檔案整理、立卷以及移交的時(shí)間周期比較長，且立卷部門的工作量也比較大，而在這期間將無法為用戶提供更加快捷和方便的檔案查閱服務(wù)，從而影響了檔案信息有效的利用。網(wǎng)絡(luò)檔案管理則不同，它可以實(shí)現(xiàn)信息利用和檔案整理工作同步進(jìn)行的目標(biāo)，例如用戶在進(jìn)行檔案查閱時(shí)，在檢索入口輸入要查詢的檔案信息關(guān)鍵詞，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就是將有關(guān)的全部信息顯示出來。

二、探究在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的途徑

（一）建立數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館以現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用為依托，通過數(shù)字化手段的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案信息的收集和管理，為超大規(guī)模、分布式檔案信息資源數(shù)字系統(tǒng)的建立提供了基礎(chǔ)。在數(shù)字檔案館建立之前，研究人員對(duì)電子檔案館、數(shù)字化檔案館以及無墻檔案館等進(jìn)行了分析和研究，以尋求檔案信息化的發(fā)展方向。其中電子檔案館是以電子媒介承載檔案信息為基礎(chǔ)，它更為注重單個(gè)檔案館對(duì)檔案信息資源的服務(wù)；而無墻檔案館則是通過電子網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)多個(gè)檔案館數(shù)字化館藏的信息檢索，它在使用過程中更加注重檔案信息的廣泛性，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)傳輸功能在其應(yīng)用中也具有十分重要的作用。數(shù)字化檔案館與兩者都存在著一定的差異，其更加注重館藏的數(shù)字化，它在收集檔案信息的過程中，一方面可以是經(jīng)數(shù)字化處理過的傳統(tǒng)檔案信息，另一方面也可以是通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理后形成的檔案，這些也是數(shù)字檔案館建設(shè)的必要條件。作為一種科技含量高的數(shù)字檔案系統(tǒng)—數(shù)字檔案館是當(dāng)前檔案信息組織的基本模式，通過模擬整個(gè)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化的基本目標(biāo)。另外在接受檔案文件數(shù)據(jù)的過程中，可以實(shí)現(xiàn)文化流轉(zhuǎn)的自動(dòng)化管理；利用大數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了不同檔案館數(shù)字化館藏的網(wǎng)絡(luò)連接。

（二）創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

以服務(wù)對(duì)象和范圍為參考，可以將檔案網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)建設(shè)分為兩個(gè)層次，即內(nèi)網(wǎng)和公眾網(wǎng)。而在信息化檔案建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)將兩種層次的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行物理隔離，保障其應(yīng)用過程中的相對(duì)獨(dú)立性。首先，所謂的內(nèi)網(wǎng)就是指以支持內(nèi)部服務(wù)的館內(nèi)網(wǎng)，它的主要工作內(nèi)容有以下幾點(diǎn)。第一，對(duì)采集檔案信息、系統(tǒng)處理完成的檔案信息等進(jìn)行進(jìn)一步的組織和存儲(chǔ)；第二，直接想內(nèi)網(wǎng)用戶發(fā)布有關(guān)信息，并未其提供相關(guān)的服務(wù)，如檢索、演示等；第三，為內(nèi)部日常辦公提供支持；第四，為政府網(wǎng)和公共網(wǎng)提供一定的檔案信息資源；第五，對(duì)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)信息以及用戶等進(jìn)行有效的管理。其次，所謂的外網(wǎng)就是指以服務(wù)大眾為基礎(chǔ)的公眾網(wǎng)，其工作內(nèi)容主要包括檔案信息的采集、向互聯(lián)網(wǎng)用戶提供服務(wù)以及對(duì)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)等進(jìn)行維護(hù)和管理。

三、結(jié)語

綜上所述，在我國信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，如何在檔案管理領(lǐng)域中加以利用是當(dāng)下檔案管理研究過程中應(yīng)當(dāng)思考的問題，而這也符合當(dāng)下我國信息化建設(shè)的基本要求，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為依托，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源工程建設(shè)，為檔案信息資源最佳化利用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也在一定程度上推動(dòng)了我國的檔案資源數(shù)字化發(fā)展和進(jìn)步。

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（作者單位：松原市社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理中心）