淺析信息技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用

李東旭

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，人們?cè)谏罟ぷ髦卸夹枰佑|信息，利用計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行辦公能夠?qū)⒌男侍岣撸畔⒒夹g(shù)的使用使社會(huì)多種領(lǐng)域中的工作得到了提高，由于信息化技術(shù)具有高效和多功能的特點(diǎn)，所以在辦公中具有較好的效果，為了提高辦公自動(dòng)化的發(fā)展，需要將信息化技術(shù)進(jìn)行提升，將計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，使其能夠發(fā)揮出更大的價(jià)值，促進(jìn)社會(huì)的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；效率；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，企業(yè)在發(fā)展中要想提升自己的實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)水平，需要將企業(yè)的信息處理水平提高，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用變得越來(lái)越廣泛，這使辦公的效率大幅度提高，所以辦公自動(dòng)化受到社會(huì)的關(guān)注。為了適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展規(guī)律，企業(yè)開(kāi)始使用信息化技術(shù)進(jìn)行辦公，采用信息化技術(shù)軟件等將辦公的管理喜效率提高，這使辦公的自動(dòng)化通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及軟件的數(shù)據(jù)處理得到實(shí)現(xiàn)，同時(shí)還可以使信息資源的獲取更加便捷，使辦公的效率提升，減少工作中的錯(cuò)誤和問(wèn)題。

1 信息化技術(shù)對(duì)辦公自動(dòng)化的促進(jìn)作用

1.1 信息化技術(shù)的應(yīng)用可以使企業(yè)的成本減少，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行辦公的管理，這使經(jīng)濟(jì)和信息發(fā)展受到了較大的影響，也使企業(yè)的管理成本降低，由于信息化技術(shù)采用計(jì)算機(jī)等設(shè)備來(lái)完成，這使辦公中的材料得到了節(jié)省，大大減少了成本的消耗，還可以將工作效率提高，這對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)有著促進(jìn)的作用。辦公自動(dòng)化使大量的工作任務(wù)通過(guò)個(gè)人的工作就可以完成，使人力得到減少，這個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的成本消耗得到了進(jìn)一步減少，對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要的作用。

1.2 企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力通過(guò)信息化技術(shù)得到了提高，這使企業(yè)的發(fā)展更加快速，也能夠使辦公的流程和管理的效率都得到優(yōu)化。由于信息化技術(shù)的先進(jìn)性，使辦公的流程得到了簡(jiǎn)化，同時(shí)加快了效率，這使工作的進(jìn)度提高，同時(shí)還可以使員工的能力提升，對(duì)員工的創(chuàng)新性有所提高，采用這種簡(jiǎn)便的溝通和交流可以激發(fā)人們的才智和能力，對(duì)辦公過(guò)程中的邏輯應(yīng)變有加強(qiáng)的作用，也是工作能力得到發(fā)揮的重要內(nèi)容。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)企業(yè)的創(chuàng)造力提升有重要的作用，所以能夠加強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

2 信息化技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的特點(diǎn)

在現(xiàn)在的商務(wù)環(huán)境下，一般的事務(wù)職員也能熟練處理文件，因此辦公環(huán)境需要設(shè)計(jì)完善，使普通用戶可以通過(guò)輸入數(shù)據(jù)和知識(shí)，然后制作出能讀的文件，可以即時(shí)檢索，瞬間向全世界傳送。雖然作出的數(shù)據(jù)和知識(shí)比專家的質(zhì)量會(huì)差，但是數(shù)量卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于專家。如今發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上的內(nèi)容大約有數(shù)千億頁(yè)，這樣龐大的信息可以通過(guò)檢索高效地選擇。

從辦公性質(zhì)來(lái)看，辦公自動(dòng)化應(yīng)定位于數(shù)字化辦公，應(yīng)該是一信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。辦公自動(dòng)化建設(shè)的本質(zhì)是提高決策效能為目的，通過(guò)辦公自動(dòng)化，可以優(yōu)化管理組織，提高效率，協(xié)同辦公能力也得到增強(qiáng)。強(qiáng)化決策的一致性。辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)是對(duì)管理的理解和對(duì)信息的積累，技術(shù)只是一種手段，必須熟悉業(yè)務(wù)，對(duì)管理有深刻的理解，才會(huì)發(fā)揮辦公自動(dòng)化的作用。

隨著像Wi-Fi等無(wú)線技術(shù)的發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的通訊方式迅速在工作領(lǐng)域興起，這些通過(guò)手機(jī)、筆記本電腦等實(shí)現(xiàn)的通訊方式包括電子郵件、即時(shí)通訊、視頻會(huì)議等應(yīng)用得到了一次技術(shù)性的飛躍。封閉辦公室的概念已經(jīng)不復(fù)存在，人們可以在大廳、咖啡館、機(jī)場(chǎng)、賓館甚至于車上隨時(shí)辦公。

3 信息化技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用分析

辦公自動(dòng)化和我們的工作具有緊密的聯(lián)系，信息化技術(shù)使辦公中的紙張使用得以減少，還可以將數(shù)據(jù)的處理水平提高，采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公能夠使辦公的效率得到提升，并且將辦公中的環(huán)節(jié)和過(guò)程進(jìn)行優(yōu)化，使得辦公自動(dòng)化管理水平提高，使企業(yè)獲得收益，這些優(yōu)勢(shì)在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中有著較好的作用，對(duì)計(jì)算機(jī)辦公的起到了促進(jìn)的功能，信息化技術(shù)在辦公自動(dòng)化的應(yīng)用主要包括以下方面。

3.1 演示軟件的使用

演示軟件在信息化技術(shù)中的應(yīng)用具有普遍性，能夠?qū)D文內(nèi)容包括表格、圖片、文本等進(jìn)行綜合和編輯，使其能夠變成幻燈片的形式，還可以在其中進(jìn)行音頻等的穿插，使其具有更加全面的功能。這種軟件的使用能夠使演示的效果增強(qiáng)，從而使其達(dá)到更好的作用，在介紹產(chǎn)品以及培訓(xùn)等方面能夠發(fā)揮出較好的效果，使接受者的印象得到深化，從而達(dá)到目的。

3.2 文字軟件處理

現(xiàn)在的文字處理軟件我們常用的是WORD、WPS等，這些文字編排工具的廣泛應(yīng)用使得包括商務(wù)合同、報(bào)告、書信等，且操作簡(jiǎn)單、快捷。該軟件能將圖形、表格、文字三者很好地結(jié)合起來(lái)，以便更好地呈現(xiàn)出效果，且使用方便。軟件提供多項(xiàng)命令和功能，如列表排序、文件管理功能、郵件列表功能、數(shù)據(jù)計(jì)算功能、圖形處理功能、創(chuàng)建顯示類型、文字替換功能、文本對(duì)齊、添加圖形邊框等，以供用戶選擇，幫助其更快捷地完成任務(wù)。該軟件在文字處理方面所體現(xiàn)出的強(qiáng)大功能，受到辦公人員的普遍使用。

3.3 電子表格軟件

電子表格功能強(qiáng)大，操作具有簡(jiǎn)便、清晰、快捷等特點(diǎn)，應(yīng)用電子表格能極大地提高工作效率，而且極易上手操作。能提供大量分析工具、具有專業(yè)水準(zhǔn)的計(jì)算工具，因而能在很大程度上削減重復(fù)、復(fù)雜的計(jì)算過(guò)程，工作效率得以極大提升。另外，數(shù)據(jù)處理電子表格還具備圖表化功能，通過(guò)數(shù)據(jù)/圖表透視表進(jìn)行直觀、形象的數(shù)據(jù)分析。尤其適合用于制作數(shù)據(jù)繁多且需要數(shù)理統(tǒng)計(jì)說(shuō)明問(wèn)題的項(xiàng)目，因而受到各個(gè)領(lǐng)域的推崇和使用。

3.4 數(shù)據(jù)處理軟件

在現(xiàn)代企業(yè)辦公中，數(shù)據(jù)繁多、過(guò)程處理復(fù)雜是一大特點(diǎn)。而應(yīng)用數(shù)據(jù)處理軟件，使用其提供的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、應(yīng)用程序生成器等，能幫助用戶創(chuàng)建各種數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用程序（包括各部門、個(gè)人），建立龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，并方便讀取，從而為所需的人提供各種有效、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息，這為企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理和集團(tuán)信息化目標(biāo)奠定了基礎(chǔ)。

4 辦公自動(dòng)化未來(lái)的發(fā)展方向

計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用得到辦公自動(dòng)化的進(jìn)程是時(shí)代的進(jìn)步的結(jié)果，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，未來(lái)計(jì)算機(jī)技術(shù)將會(huì)從對(duì)數(shù)據(jù)、信息的處理，逐步過(guò)渡到知識(shí)處理，而數(shù)據(jù)庫(kù)也將被知識(shí)庫(kù)取代。以后的自動(dòng)化辦公更加高性能、網(wǎng)絡(luò)化、集成化，并且深入到社會(huì)的每一個(gè)角落并得到提升。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，信息化技術(shù)在辦公中的應(yīng)用逐漸廣泛，這種現(xiàn)象在多種行業(yè)中都有所存在，由于信息化技術(shù)的便捷和高效使辦公的質(zhì)量得到提高，從而使企業(yè)公司的效益獲得提升，這使社會(huì)的發(fā)展也得到了促進(jìn)。新時(shí)代下的辦公發(fā)展需要依靠創(chuàng)新和改善來(lái)進(jìn)步，通過(guò)對(duì)技術(shù)的改善來(lái)將辦公自動(dòng)化的水平逐漸提高，從而使辦公的效率得到提升，加強(qiáng)技術(shù)的研究，將技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)一步發(fā)展，使其能夠在其他領(lǐng)域得到發(fā)揮。

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