小議檔案管理的創新

劉秀英

摘 要：創新是進步的基石，任何行業都是一樣，當然對于檔案管理工作也不例外，要想將檔案管理工作做得更精、更好，那么就必須對檔案管理工作進行創新，使其工作效率變得更高，使其工作過程變得更加有序、更加規范，那么如何進行檔案管理的創新呢，該文就對檔案管理的創新進行了簡單的探討，供參考借鑒。

關鍵詞：檔案管理 創新 服務

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（b）-0131-02

檔案對于每個人來說都很重要，所以對于檔案的管理工作就顯得尤為重要，然而，目前，檔案管理水平還有待提高，檔案管理工作還有很大的發展空間，然而要想將檔案管理工作做好，就必須對其進行創新管理，創新是推動檔案管理事業前進的助力劑，所以要對其引起足夠的重視，下面該文將對檔案管理的創新進行簡單的闡述。

1 檔案管理的觀念創新

檔案管理創新的基礎就是必須轉變檔案管理人員的思想觀念，要實現觀念上的創新，以前人們只是簡單地認為檔案管理就是簡單地對檔案進行保存就可以了，其實檔案管理的工作很復雜，并不單單是保存文檔那么簡單，所以要想做到檔案管理的創新，就必須先將管理人員的觀念進行創新，要讓他們充分認識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作高度重視起來，為檔案管理的創新進行鋪路，在此基礎上進行創新工作，而且檔案管理人員一定要從自身做起，不斷地進行學習和鉆研，培養自己的創新思維，并將其運用到實際的檔案管理工作中去，努力尋求新方法、新技術來解決運用傳統的方法所不能解決的檔案管理問題，使檔案管理工作能做到更好，而且只有檔案管理人員從觀念上進行創新，才能指導創新工作的順利開展。

2 檔案管理的制度創新

要做好檔案管理的創新工作，需要對現行的檔案管理制度進行創新。我們要將檔案管理工作變得更加規范化和標準化；要保證檔案管理工作科學性、有序性和合理性；我們要建立健全檔案管理制度；要做好對于不同檔案的分類管理工作；要明確各個人員的工作范圍、工作流程和工作任務，要規范管理人員的行為，對于檔案的借閱、歸還、查看等都應該進行明確的規定，我們要建立檔案借閱制度，對于各類檔案都應該標識清晰，借閱和歸還時要有相關的記錄。一旦有誰要借閱檔案，那么對于借閱檔案的卷名、類型、借閱的時間、借閱的用途等都應該進行準確登記；而且在歸還檔案時也一樣要做好相應的登記工作；同時檔案管理人員還要負責查看對照所歸還檔案是否齊全，并做好記錄和檔案的封存工作。要求檔案管理人員要具有良好的職業道德，一定要做好檔案的保密工作，決不能輕易透露或私自查看別人的檔案，在必要時還應設立檔案保密制度，并嚴格按照檔案保密制度進行工作，切實充分做好對于重要檔案的保密工作，而且檔案管理人員一定要有扎實的專業基礎和管理經驗，這樣才能更好地為大家服務。

對于檔案的保存工作，要注意檔案存放的有序性，決不允許將檔案進行雜亂堆放，而是應該調動自己的創新思維，以最方便查找的方式來進行檔案的存放，這樣更有助于后續工作的開展。而且對于重要的檔案文件，如果條件允許的話，還應該做好備份工作，這樣一旦檔案有損壞，還能盡量將其還原，減少無檔情況的發生，總之，在進行檔案管理的過程中，一定要充分保證檔案的安全性。我們要創新工作理念，完善管理制度，發揮自己最大的能力來做好檔案管理工作。可以充分利用計算機與傳統的檔案管理方法相結合，使檔案管理工作做得更好，利用互聯網的優勢來彌補傳統方法的不足，可以在計算機上建立檔案庫，將實際檔案庫中的檔案信息全部總結到網絡上，這樣就給檔案管理提供了便利條件，更能充分地保證檔案管理的規范化，為了提高檔案管理人員的工作熱情，還可以適當引入競爭制度，對檔案管理人員實行考核上崗，只有充分掌握檔案管理相關知識和技巧且具有創新意識的人員才能進行檔案管理的工作，這樣就可以大大調動起工作人員的學習熱情，在其進行檔案管理的過程中，還可以定期對其進行培訓，然后進行考核，還要建立一些激勵制度，對考核合格的工作人員進行適當的激勵，包括獎金等可以進行微調，進而能大大提高工作人員的工作熱情，進而推動檔案管理創新工作的順利開展。

3 檔案管理方式的創新

隨著社會的發展與進步，傳統的檔案管理方式已經不能滿足現代人們的需要，所以要及時創新檔案管理的方式，引進先進的檔案管理設備并學習先進的檔案管理的方法與技術，進而更好地做好檔案管理工作。我們要保證檔案資料的準確性、完整性以及及時性，根據最新信息做到檔案的更新工作，而且對于檔案的保管，也要做好紙質檔案和電子檔案的同步工作，及時將紙質版檔案進行備案，原件一定要保存好，做好檔案的封存工作，除非有特殊情況，否則將不允許對檔案進行拆封處理。

4 檔案管理的服務手段創新

及時創新檔案管理的服務手段，也是檔案管理創新的需要。首先我們可以建立自己的網頁，把檔案室的所有檔案檢索都放在網頁上，建立內部局域網，對檔案館所有檔案管理人員開通權限，這樣就能促進各部門工作的有效銜接，在網上就可以檢索到檔案室所存放檔案的信息，方便后續工作的開展，而且目前科學技術在飛快地進步，所以各種電子檔案管理系統也不斷地應用到實際工作中，所以要盡快實現檔案的電子化和信息化管理，這將使檔案管理的效率和準確性大大提高，為檔案管理事業的發展奠定堅實的基礎，我們可以充分利用計算機網絡實現檔案的搜集、整理和檢索、借閱，這樣也便于對于檔案的查找與調出調入管理，進而提高檔案管理人員的工作效率。在檔案管理工作中，我們要努力保證檔案的使用價值能得到充分的體現，要把最新的科學技術和管理手段應用進來，首先，對于個人或單位存入的各類檔案都要及時地進行準確登記，包括紙質版登記和電子文件的登記，然后對其進行妥善的保存，各類檔案要分類保存，也是要有紙質登記表和電子登記表雙份，這樣以后查找起來也方便，而且對于檔案信息的調整，也要保證及時且準確，對于單位進行職稱評定等工作后的人員人事檔案的調整與變動工作，要及時進行更新，一定要確保檔案的最新性及準確性。檔案管理人員在為大家服務時，一定要注意自身素質，以和藹的態度完成自己的本職工作，一定要堅持顧客至上的原則進行工作，而且要充分利用現代網絡優勢，擴大檔案輻射層面，加快檔案數字化建設，推進現代化檔案管理的實施。檔案信息數字化是推進檔案現代化管理的基礎，檔案管理技術要與社會先進水平同步，我們要切實進行檔案信息的現代化管理，不斷提升檔案管理的服務能力，充分利用網絡的可共享資源，供人們在與局域網聯通的計算機檢索查閱，對一些非保密性的檔案，可以及時將其錄入到計算機中，這樣也方便人們進行查找，總之，要充分利用網絡優勢，實現檔案管理的信息化建設，這樣就能提高檔案管理人員的服務水平，更好地推動檔案管理工作的穩步發展。

綜上所述，檔案管理工作也是一項比較繁瑣的工作，要想切實將其做好，就必須及時進行創新，只有勇于創新，才能取得進步。該文只是對檔案管理創新的一些措施進行了簡單的探討，我們要想真正做好檔案管理的創新工作，還需要在以后的工作中不斷的進行學習，不斷地進行探討與總結，努力提升自己的創新思維，為檔案管理工作出謀劃策。

參考文獻

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