學校檔案成績管理策略分析

譚慧

摘 要：高職院校檔案信息化建設是信息化社會的必然要求。文章著眼信息化社會的前沿，立足我國高職教育的實際，闡述了高職院校檔案信息化建設面臨的問題、檔案信息化建設的制約因素、加強檔案信息化建設的對策等三個方面的內容。

關鍵詞：學校檔案； 成績管理； 策略

中圖分類號：G710 文獻標識碼頭：A

《中華人民共和國檔案法》第十三條指出：“各級各類檔案館，機關、團體、企業、事業單位和其他組織的檔案機構，應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采取先進技術，實現檔案管理現代化。”這一規定從管理制度、設施設備、先進技術三個方面對檔案工作提出了高標準要求，其中“采用先進技術，實現檔案管理現代化”是檔案管理的目標和落腳點，“建立科學的管理制度”和“配置必要的設施”是“實現檔案管理現代化”的基礎，而“實現檔案管理現代化”的重要標志是檔案信息化建設，檔案信息化建設已成為檔案管理現代化建設的最主要的內容。因此，加強高職院校檔案信息化建設，既是《檔案法》賦予檔案部門及工作人員的神圣使命，也是信息化社會的必然要求。

一、成績檔案在信息化建設中的重要性

1、促進學校教育教學改革發展的作用。成績檔案是反映學校教育教學全過程，體現學校辦學指導思想和培養目標的歷史資料。成績檔案不僅能反映學校教育教學的總體情況，而且還能幫助領導決策，科學地總結以往的經驗教訓，找出影響學校教育教學發展中存在的問題，為學校重新制定正確的改革發展方案，進行新的探索提供可靠依據，起到促進學校教育教學改革持續發展的作用。

2、反映學校教學質量的作用。教師的業務檔案記載著每個教師的授課水平、教學業績、教學點評、學生評教以及教學管理部門和學校對教師的評價等資料，綜合這些成績檔案資料，就能真實地反映出學校的教學水平和教學質量。對學校今后如何加強教學管理，提高教學水平和教學質量有著十分重要的作用。

4、成績檔案有服務作用。成績檔案記載著豐富的科學技術知識和文化知識，許多科學技術知識和文化知識在現在的教學中得以應用。如數學建模檔案信息的提供利用，在我系的數學建模教學和參加比賽中都起到了很好的作用。檔案是全社會的知識和財富它的主要目的是為社會和人民服務。成績檔案也是一樣，它不但能為學校的教育教學服務，也能為地方經濟建設服務，為國家現代化建設服務。

二、 學校成績檔案的開發與利用

成績檔案工作要有進一步的發展在于它要具有開拓性。檔案工作者必須及時開發挖掘現有成績檔案信息資源，把資源優勢轉變為信息優勢，主要有以下幾個途徑：

1、從目前形勢來看，成績檔案的工作重心應由收集、整理和保管轉到利用上。具體說，成績檔案工作在堅持收集、整理的基礎上，應該充分注意到高校改革對檔案工作提出的新要求，不能只埋頭收集、保管而要多創造效益，千方百計提供服務，在服務中體現成績檔案的價值。

2、現代化技術是開發利用的重要手段。運用現代化自動技術開發利用檔案信息資源是一項潛力大、前景好的工作。檔案管理人員要認真學習、掌握計算機網絡化及多媒體等先進技術，選用引進起點高、功能兼容性強的檔案信息管理軟件來管理檔案，逐步編制配套的檢索與參考工具，建立健全有效的網絡檢索體系，手檢機檢相輔相成，齊頭并用。為了使利用者直接快捷地用計算機查閱檔案信息，可以開通網絡，適當建立有關教學中的重要文件數據庫、統計數字數據庫、學籍卡數據庫、教學改革等方面的數據庫，在網上提供服務。

3、做好編研工作是開發利用的重要環節。檔案編研工作是一項業務性技術性很強的工作。將所保管檔案按照專題進行匯編或選編，然后根據需要以不同的方式公布或出版，是開展主動服務的一種有效形式，它可使檔案信息資源得到最廣泛的開發利用。所以，無論計算機等現代化自動化技術怎么發展，都是不可能取而代之的。

4、加強檔案利用工作的信息反饋，大力宣傳報道檔案利用工作中的典型事例。借閱檔案登記簿只能作為借還檔案的依據，不能反映檔案利用基本情況和效果。檔案人員應做好利用效果的收集和補充工作，注意分析反饋信息。同時還要大力宣傳成績檔案利用后取得的社會和經濟效益，在此基礎上將典型事例匯集起來，編撰成利用效果匯編。這不但可以宣傳檔案工作，擴大影響，提高成績檔案的地位，而且還可以提高檔案工作人員的業務水平，能夠及時地總結檔案利用規律和特點，為檔案利用工作的進一步開展提供依據。

三、對學校檔案成績管理策略的思考

隨著科學技術的快速發展，許多高科技技術已大量應用檔案管理工作中，檔案的管理手段、管理方式、服務形式、服務內容等都發生了根本性的變化，對檔案管理工作提出了新的更高的要求。目前，高校檔案管理工作雖然已發生了很大的變化，但也還存在不少的問題，特別是在成績檔案管理方面。為適應新形勢的要求，做好高校成績檔案管理工作，應做好以下幾個方面的工作。

1、建設適應現代化管理的檔案室。檔案室的建設要適應現代化管理的要求，配備必要的管理設備，建立建全網絡信息系統，提高檔案管理水平。學校的檔案資料豐富，種類多，除了一部份由學校檔案室保存外，還有大量的成績檔案資料是由各學校下屬的院（系）檔案室保存。因此，除了要高標準地建設好學校檔案館外，學校下屬各院（系）還應建設一個條件環境較好的檔案室。目前各高校校一級的檔案館條件環境都較好，能適應現代化管理的要求，但是學校下屬院（系）一級檔案室建設還存在一些問題。如有的沒有設專門的檔案室，而是系部的一個倉庫或者說雜房。

2、建設一支高素質的檔案管理隊伍。高校要做好成績檔案管理工作，首先要有高素質的管理人員。目前，檔案管理人員中，部份管理人員存在素質不高業務不熟，更換頻繁不穩定，地位不高業務培訓少，還有少數人員缺乏工作積極性，上進心不強，領導和有關部門過問少等問題。由于這些問題的存在，不同程度地影響了檔案管理工作，特別是成績檔案管理工作。為此，學校和教學管理部門應重視檔案管理人員（包括兼職人員）的建設。

3、利用現代化管理手段加強成績檔案的管理。隨著科學技術的快速發展，許多高新技術被廣泛應用到檔案管理工作中，特別是網絡信息技術，已在檔案管理中普及應用。網絡信息技術有傳播信息速度快，能在不同的時間、不同的地域、不同的空間將信息傳播出去。目前，各高校都有自己的網絡系統，高校成績檔案的管理應利用學校現有的計算機網絡平臺，建設好成績檔案信息網絡系統，特別是要加強系一級檔案網絡系統的建設。真正達到成績檔案管理現代化，服務利用信息化的要求。使其更快捷、更全面、更好地為學校教育教學、為地方經濟建設、為社會服務。

4、檔案管理人員要認真學習業務知識，熟悉成績檔案的管理知識，明確成績檔案的內容。成績檔案內容豐富，種類很多，根據學校成績檔案管理細則所明確的分；綜合類；教學管理類；教學業務類；教學研究類等。其中綜合類主要包括各級教育教學主管部門的有關教學文件、教學計劃、規章制度、教學工作中的數據統計、資料分析、工作總結、會議記錄、教學檢查等。教學管理類主要包括教師教學資料、師資建設資料、學籍管理資料、學生獎懲資料、教學質量檢查情況等。教學業務類主要包括教師業務檔案、學生畢業論文、教學實習計劃、教學進度計劃、教師自編、主編教材等。教學研究類主要包括各類改革項目、科研項目、科研成果、科研論文、科研課題、立項申請及獲獎情況等。

參考文獻：

【1】 王東寧.檔案信息化建設的有規則與策略[J].中國檔案，2003，（1）.

【2】 殷濤.如何提高高學籍管理工作水平[j].重慶文理學院學報，2010.