高校儀器設備全生命周期管理系統的設計與實現

徐 召， 胡 寧， 王 攀， 于文娟， 許宏山

(南開大學 實驗室設備處，天津 300071)

高校儀器設備全生命周期管理系統的設計與實現

徐 召， 胡 寧， 王 攀， 于文娟， 許宏山

(南開大學 實驗室設備處，天津 300071)

分析高校儀器設備管理工作的現狀及高校儀器設備全生命周期管理中的特點，在高校現有的信息化建設基礎上，完成了與儀器設備全生命周期管理相關部門的業務系統融合，實現了基礎數據在各部門之間的共享和流轉。通過建設多部門協同的儀器設備全生命周期管理系統，實現了對儀器設備的規范化、科學化管理，保證了高校儀器設備在生命周期內可追溯，對提高儀器設備使用效率發揮了重要的作用。

全生命周期； 儀器設備管理； 多部門協同

0 引 言

儀器設備是高校發展建設重要的物質基礎，高校儀器設備的數量快速增長為高校人才培養和科技創新提供了保障，同時也對高校儀器設備管理提出了更高的要求。為了更加科學的對儀器設備進行管理，引入了企業領域 “全生命周期管理”的理念。儀器設備全生命周期管理是指從設備的選購、論證、采購、驗收、運行使用、維修保養、淘汰報廢、回收調劑直至處置的全生命周期中對儀器設備實行的實時信息與過程的管理。它既是一門技術，又是一種管理流程，全生命周期管理的理念目前在各行各業的企業中廣受重視。

1 高校儀器設備全生命周期管理特點

傳統的儀器設備管理主要是指儀器設備在用期間的運行維修管理，其出發點是從設備可靠性的角度出發，具有為保障設備穩定可靠運行而進行的維修管理的相關內涵。資產管理更側重于整個設備相關價值運動狀態，其覆蓋購置，維修支出，報廢殘值等一系列資產壽命周期的概念，其出發點是從經濟角度出發。高校的設備全生命周期管理，涵蓋了資產和設備管理雙重概念，而且具有高校自身的特點。高校設備全生命周期管理的目標是：實現學校儀器設備資產投入產出最大化，滿足學校師生對實驗及教學設備“安全、可靠、優質、高效、經濟運行”的現代化要求[1]。

2 高校設備全生命周期管理的現狀

目前絕大部分高校都采用了信息化管理系統管理儀器設備，基本涵蓋了儀器設備生命周期的各個階段[2]。由于高校儀器設備全生命周期較長，涉及到學校多個管理部門，各部門的信息化建設情況和實施方案相差較大，很難通過一個管理系統來完整的實現儀器設備全生命周期的管理[3-4]。雖然將所有的業務放在一個管理系統中有利于數據的管理和流程的控制，但是這樣帶來的問題也較多：各部門業務的變化對系統的可擴展性要求很高；系統的穩定性對儀器設備相關的業務辦理影響很大；系統的升級維護十分困難。

3 儀器設備全生命周期管理的難點與問題

(1) 高校儀器設備數量大、種類多。近年來，全國高校特別是985、211高校的辦學條件不斷改進，辦公設備、實驗設備和教學科研儀器的種類和數量在逐年增加，教學、科研條件明顯改善，隨之而來的是對管理方式的更高訴求[5]。不同種類的儀器設備生命周期長短不一，生命周期內涉及到的用戶及業務部門不同。需要為不同分類、不同價值的儀器設備建立相對應的資產檔案。

(2) 存放地點、保管人變化。儀器設備存放地點及保管人在高校儀器設備全生命周期管理中意義重大。存放地點和保管人是管理環節中最容易產生變化的屬性，如果不能及時更新儀器設備動態信息，只局限于設備臺帳的管理，會造成設備信息不準確甚至產生國有資產流失。在資產清查過程中很多賬務不符的情況都是因為存放地點和保管人變化造成。

(3) 全生命周期管理涉及多個部門。高校儀器設備生命周期各階段的管理工作，除設備管理部門外，還涉及學校人事、財務、科研、招標、信息與網絡、紀檢監察等許多職能部門。儀器設備全生命周期管理既要涉及多個部門，也要串聯多個業務系統。不同部門之間數據的共享及業務的流轉是儀器設備全生命周期管理的關鍵因素。

4 儀器設備全生命周期管理系統設計與技術路線

(1) 系統設計。對于儀器設備全生命周期管理來說，部門協同是系統順利實施的前提和基礎。南開大學儀器設備全生命周期管理系統邏輯上分為兩大部分：① 儀器設備綜合管理系統，包含儀器設備的申購、審批、采購、驗收、入賬、管理、調劑及報廢處置等功能；② 綜合管理系統與相關業務部門的數據接口，可以和學校統一身份認證、人事、財務等業務系統無縫對接。同時，系統利用互聯網思維，只有將工作職能(或服務項目)、人和管理服務行為遷移到互聯網上，才能實現“業務在線化，數據化”[6]。系統框架圖如圖1所示。

圖1 儀器設備全生命周期管理系統架構

(2) 系統關鍵技術。系統通過統一身份認證，實現業務數據和身份認證數據分離，同時提供對用戶信息、用戶訪問、數據傳輸、數據存儲等多方面的安全控制，確保設備相關數據管理的可靠性和安全性。系統基于J2EE開發，采用Oracle數據庫，通過WebSphere進行集群部署應用并使用WebService接口與其他業務系統進行對接，系統部署拓撲圖見圖2。

圖2 儀器設備全生命周期管理系統集群拓撲

5 儀器設備全生命周期管理系統模塊介紹

5.1 用戶身份驗證與權限管理

系統采用統一身份認證的方式集中管理系統用戶，解決了訪問控制、身份管理，角色授權等管理難題[7]。系統通過私有Cookie來控制認證用戶身份的有效期限，為其他業務系統提供多樣的集成接口，適用于不同語言和平臺的業務系統。

系統通過“身份認證”和“業務認證”雙重授權的方式保證其安全性，如果用戶身份認證未授權，無論業務系統是否授權，用戶都不能訪問系統。如果業務系統未授權，但身份認證已授權，用戶只能通過身份認證，但無法訪問相關業務系統。

5.2 儀器設備申購與論證

用戶登錄系統后可以辦理申購，在線填寫儀器設備的相關信息。對于1 000元～10萬元之間的購置申請(10萬元以上的儀器設備申購會流轉到招標業務系統)，系統有“競價”“代購”和“自購”3種采購方式，用戶可以根據實際需要選擇[8]。采購申請經過業務主管部門的審核后流轉到用戶所在學院或(部、處) 主管領導，經領導審批通過后流轉到業務主管部門處理。用戶可以在系統中實時查看業務的辦理進度，系統也會通過短信或微信的形式告知用戶進行相關操作。儀器設備購置周期內的所有操作都是在線進行，用戶可以在線實時查看相關業務的辦理情況，不但流程簡化、效率高，而且體現了公開、公平、公正的采購原則。

對于單價超過20萬元的貴重儀器設備，在采購之前需要進行儀器設備申購可行性論證，用戶在線提交論證的相關資料，業務主管部門審核通過后組織召開論證會，并將專家的論證意見在線流轉到招標業務系統。儀器設備購置的可行性論證是促進科技資源開放共享、保證儀器設備購置質量、提高儀器設備使用效益的重要舉措，同時也是杜絕違規、違法采購行為發生、降低使用率及性能低下儀器設備購置，防止國有資產流失的有力保證[9-10]。

5.3 儀器設備入賬及管理

系統中完成申購儀器設備的采購及驗收后會自動進入入賬周期，用戶在線提交入賬申請，根據儀器設備的管理規定，用戶填寫保管人、放置地點、出廠編號、發票號等相關信息，對于超過10萬元的儀器設備需要用戶提交詳細的驗收報告。入賬申請經本單位管理員及相關業務主管部門審核通過后會生成“儀器設備固定資產入賬單”和唯一身份的二維碼設備標簽，可以通過手機等移動端對設備標簽掃描二維碼來實時查看設備的動態信息，使儀器設備具有“可追溯性”[1]。

用戶可以通過系統在線查詢個人名下保管的儀器設備情況，職能部門可以根據其角色(授權)在系統中進行相關操作。同時，系統中內置多種儀器設備的分類標準，可以按照教育部、財政部等上級主管部門的要求管理或上報儀器設備數據。

5.4 儀器設備報廢

對于閑置淘汰或損壞的儀器設備，用戶可以通過系統在線提出報廢申請，經本單位管理員及業務主管部門按照儀器設備管理規定進行審核，通過審核的報廢淘汰設備將被推送到報廢淘汰設備處置平臺。報廢淘汰設備處置平臺進入互聯網，首先由設備管理部門整理出報廢淘汰設備的清單及具體信息，邀請多家有資質、有能力的物資回收公司在線參與競價以最大程度地收回學校報廢儀器設備的殘值。報廢淘汰設備處置由第三方參與，過程在線公開，并將每次處置過程及結果生成處置報告提供給財務、審計等相關部門。

5.5 儀器設備調劑

為了最大化儀器設備的使用效益，對提出報廢淘汰申請的儀器設備進行鑒別，通過處置系統可以將有使用價值的儀器設備在線發布到報廢淘汰設備調劑平臺，供校內有需求的單位或個人進行選擇并提出申請，進行校內調劑。這樣，既可充分利用現有儀器設備資源，又能防止盲目的重復采購。系統將調劑成功儀器設備的狀態變為“在用”，并在線修改儀器設備的保管人及存放地點等信息，調劑未果的儀器設備將進入處置環節[12]。

6 儀器設備全生命周期管理系統建設成效

(1) 實時查詢。實現儀器設備全生命周期實時動態在線管理，系統的各個角色都能通過系統查看和了解個人業務的辦理進程，并根據授權實時對數據進行在線變動處理，實時獲取真實的查詢統計信息。

(2) 數據唯一性。統一身份認證保障數據的唯一性，從源頭把關，極大提高儀器設備資產管理信息真實性和準確度；同時用戶通過實時查看個人保管使用的儀器設備，關注和提高對儀器設備資產管理的意識。

(3) 高效及時。通過分級授權進行業務辦理，節省時間，提高業務辦理的效率和及時性。

(4) 規范化管理。規范化、流程化、系統化管理是充分發揮儀器設備使用效率的前提和保障。

7 結 語

綜上所述，儀器設備全生命周期管理系統的建設實現了信息共享、業務在線、部門協同以及數據規范的目標。系統與互聯網緊密結合，相關業務節點可以無縫發布到移動端，方便用戶在線辦理業務，提高了工作效率。同時，儀器設備全生命周期的數據也為儀器設備采購、論證提供了科學有效的數據支撐。系統自2013年上線運行以來，共完成儀器設備申購、審批、建賬4.3萬臺/套，完成儀器設備在線處置48批次。系統在教育部資產清查工作中發揮了巨大的作用，為學校教職工節約了精力和時間，為職能部門節省了大量人力和物力。

[1] 劉海林.對高等學校資產生命周期管理的思考與實現 [J].中國現代教育裝備，2012(5):35-37.

[2] 陳敬德，溫光浩.高校設備的全生命周期管理模式初探 [J].實驗室研究與探索，2010，29(6):182-184.

[3] 張宇波，張 媛.高校設備管理信息化未來發展趨勢探討 [J].現代儀器與醫療，2014，20(1):77-79.

[4] 陳敬德，于海燕，劉小芳，等.基于設備全生命周期管理的多部門協同探討 [J].實驗技術與管理，2011，28(10):190-193.

[5] 賴 蕓，盧 晨.高校實驗室設備全生命周期管理模型構建 [J].實驗室研究與探索，2012，31(2):192-194.

[6] 方東紅，岳鑫隆，王 野.高校設備管理與開放共享的“互聯網+”思考與探索 [J].實驗室研究與探索，2015，34(11):267-270.

[7] 陳 鴻.數字校園統一身份認證系統的研究與實現 [D].成都：電子科技大學，2013.

[8] 張 旭.高校儀器設備管理存在的問題及對策研究 [J].中國現代教育裝備，2015(5):19-21.

[9] 楊李娜.二維條碼技術與在信息管理系統中的應用 [J].數字通信世界，2015(11):48-50.

[10] 劉曉冰，李 霞，郭 毅，等.基于質量追蹤溯源理論的機車產品安全質量管理系統研究[J].工業工程與管理，2013(1):6-12.

[11] 張 冬.大型設備備在庫存管理方法研究[D].上海：上海交通大學，2010.

[12] 王 喆，趙志強.高校大型儀器設備的制度化與信息化建設[J].實驗技術與管理，2011，28(9)：213-215.

Design and Realization of the Lifecycle Management System of Equipment in Colleges

XUZhao,HUNing,WANGPan,YUWenjuan,XUHongshan

(The Laboratory Equipment Department, Nankai University, Tianjin 300071, China)

The characteristics and situation of university equipment life cycle management are analyzed. Based on the information construction of universities, a management system is designed to complete information integration of related departments. Essential data can be shared and exchanged between these departments. The construction and implementation of multi-department cooperation equipment lifecycle management system achieve the standardization and scientific management of instruments and equipment, and have important effects on instruments and equipment management.

overall lifecycle; instruments and equipment management; multi-department cooperation

2016-08-10

徐 召(1982-)，男，山東濱州人，碩士，研究方向：資產管理信息化建設。

Tel.：13752328117，022-23503143； E-mail:xu@nankai.edu.cn

許宏山(1969-).男，吉林輝南人，碩士，副處長，研究方向：實驗室建設、資產管理。

Tel.:13920479239，022-23501665；E-mail:xuhs@nankai.edu.cn

G 642.0

A

1006-7167(2017)02-0282-03