工程建設項目檔案管理的過程控制

萬佳梅

（中國石化催化劑有限公司，北京 100029）

工程建設項目檔案管理的過程控制

萬佳梅

（中國石化催化劑有限公司，北京 100029）

工程建設項目檔案管理涉及多個環節和專業的管理。本文結合相關實踐經驗，就如何進一步強化檔案管理制度的執行和歸檔的過程控制，從五個方面進行了論述。

工程建設項目；檔案管理；管理制度；過程控制

工程項目檔案是從項目提出立項、可行性研究、設計、決策、招投標、施工、質檢、監理、設備采購安裝、試運行、竣工驗收等全過程管理中直接形成的，具有保存價值的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。工程建設項目檔案管理涉及工程、投資、土地、規劃、安全、環保、職業衛生、節能、試生產、消防、防雷、水土保持等多個專業的管理制度和規定，涉及環節多，面對的情況極其復雜，要保證項目決策立項時期、規劃設計時期、建設實施時期、竣工投產時期、后評估時期、使用維護時期全過程文件和記錄的齊全、完整、準確、系統，需要將項目檔案管理內容融入企業專業管理過程、融入合同管理內容、融入工程工序管理環節，相關管理內容在納入企業檔案管理制度的同時，同步納入各專業管理制度范疇，實施全方位、全過程管理，將項目文件的歸檔作為工序完成、某項專業管理結束的一個重要標志，進一步強化制度的執行和歸檔過程控制。

1 項目檔案管理制度與項目管理制度、項目文件管理制度同步

企業項目檔案管理制度，與上級管理制度、企業其它專業管理制度密切關聯。項目檔案管理工作既是項目管理的一項內容，也是檔案管理工作的一個分支，要提高項目檔案管理水平，有必要建立健全與這些管理制度縱向和橫向一體的制度體系。總體上要按“制度管人，流程管事”的管理要求，研究制訂項目檔案管理制度和具體工作流程，將檔案管理制度納入企業管理制度之中，使項目檔案制度與項目管理制度既相輔相承，又互相約束。既要符合項目管理的相關要求，也須按檔案管理標準要求開展項目文件的收集、整理和歸檔工作。

項目文件的編制標準是提高項目文件質量的一項重要舉措，在日常的項目檔案管理工作中，項目管理人員應組織開展項目文件編制標準的制訂工作，確保項目文件的齊全、完整、準確。細化制度、完善流程是實現“流程管理”的重要舉措。在日常的項目管理工作中，要根據實際工作需要，將項目檔案管理制度不斷細化，使制度更具可操作性，包括制定單個項目的整理方案、文控方案、工作指南等。如《xxxx項目交工技術文件整編方案》、《工程項目電子文件的基本要求和光盤模板》、《xxxx項目文件歸檔指導意見》等。

2 項目文件、檔案的管理職責應與項目管理職責同步

檔案管理涉及部門多、崗位多、人員多，每一個環節出現空當都會導致檔案管理工作出現紕漏。為此，應按“誰形成、誰歸檔”“誰管理、誰負責”的工作原則，將項目文件的收集歸檔責任逐一落實到各責任部門，建立起項目文件歸檔的全流程責任體系，上一個環節要對下一個環節負責，下一個環節有責任對上一個環節提出要求。

要通過明確落實責任分工，逐步形成項目文件收集歸檔的閉環管理。項目立項審批文件由投資管理部門牽頭負責，項目設計及設計依據性文件由設計管理部門牽頭負責，項目施工過程文件、施工過程管理文件由施工管理部門牽頭負責，試生產文件由生產管理部門牽頭負責，專項工程及其驗收文件由各專項的負責部門牽頭負責，設備隨機資料由采購部門牽頭負責。收集整理完畢，牽頭部門出示合格證明后，統一向檔案管理部門移交歸檔，形成項目文件收集歸檔的閉環管理。

檔案部門應超前介入，與工程部門一起，全程做好工程檔案收集歸檔的業務培訓和指導工作，為項目檔案及時開展和規范運行提供基礎支持。將工程檔案資料管理技能培訓作為業主單位項目組人員、各參建單位檔案人員上崗前的必修課，開展崗前培訓。在工程項目管理過程中，檔案部門應派專人參加每周工程管理部門組織召開的工程項目協調會，了解工程項目的進度和交工技術文件的收集整理情況，根據需要深入施工單位開展業務指導工作。施工單位每完成一個項目，檔案部門就要對該項目的檔案進行預檢，有問題及時反饋給施工單位進行整改，直到合格為止，最后進行竣工檔案的正式驗收，形成良性循環，保證工程項目檔案的齊全完整和規范。

進一步強化監理和質檢的職責落實。由于監理單位和工程質監機構在項目建中的特殊地位，必須進一步強化落實好這兩個單位對交工文件的審核職責，這是保證交工文件齊全、完整、準確的重要舉措。建設單位應按照DA／T28-2002第7.9條的規定：“施工單位在工程項目竣工文件收集、編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整準確情況和案卷質量進行審查或三方會審；經建設單位確認并辦理交接手續后連同審核記錄全部交建設單位檔案管理機構”，對監理單位和工程質監機構提出明確具體的審核職責，并建立相關的檢查考核機制, 充分發揮監理單位和工程質監機構在交工文件審核中的作用。

3 項目文件的收集歸檔與項目管理進度同步

在項目立項的同時，就應建立項目檔案跟蹤臺賬，編制項目檔案收集歸檔網絡，根據業主各部門、各參建單位責任人員的實際變化情況不斷更新補充，做到項目檔案同步立項、同步跟蹤、同步監督考核以及同步銷項。

建立項目文件收集歸檔與工程建設同步的檢查、考核工作機制，確保項目文件的真實準確。建設單位應加強對設計、施工、監理等參建單位交工文件收集、整理工作的監督指導，努力做到項目文件材料質量過程檢查與項目安全、質量過程檢查同步，項目文件材料移交與項目中交同步，項目文件材料審核審查與工程質量生產考核同步，項目檔案驗收與項目專項驗收同步。

在實際工作中，還應建立由參建單位、工程監理、采購單位、工程質量監督、設計管理、生產管理、施工管理、檔案管理、牽頭責任單位、使用單位組成的“十位一體”的交工技術文件審核體系。根據工程項目的實際，建立項目檔案審核工作流程和方式，通過例行檢查、節點檢查、定點檢查、集中審查等多種方式對交工文件進行審查，保證交工文件最終符合標準的要求。

4 項目文件與檔案的管理要求同步納入合同相關條款

為進一步規范和約束歸檔行為，還應利用經濟手段,發揮經濟杠桿作用，不斷完善適應市場經濟的工程項目檔案管理模式。

工程建設項目在簽訂協議合同時，應明確工程技術文件的質量、歸檔范圍、整理標準、歸檔時間、歸檔套數、存貯介質、格式及違約責任等內容。在每項工程結束后，檔案作為一項單獨驗收程序，竣工檔案經公司檔案管理部門驗收合格，出具驗收合格證書后，財務部門方可給予相關工程項目結算。通過經濟手段和法律手段來約束檔案管理各個環節，確保工程建設項目歸檔文件符合標準。

5 項目檔案管理費用應同步納入項目管理費用

對企業而言，落實《檔案法》具體體現在“收管用”和“人財物”6個字，檔案部門要按照《檔案法》的要求做好檔案的收集、保管和利用工作，但人財物是檔案的基礎條件，如何將項目檔案管理費用落實到具體的項目中，是做好項目檔案管理的前提。實踐表明，那些實現項目檔案管理費用同步納入項目管理費用的單位，其檔案管理水平也走在了其他單位的前列。

總之，工程檔案資料管理的質量控制是一個系統工程，牽涉單位及部門多、人員雜、時間長，千頭萬緒，困難諸多。但工程檔案資料高質量歸檔是工程項目建設的最終目標之一，只有真正重視工程建設項目檔案資料的集中管理、有序管理、質量管理和安全管理，做好全過程跟蹤控制，才能有效地控制工程檔案資料的歸檔質量。實際工作中，我們還需要學習借鑒同行在檔案管理的典型經驗做法，結合單位實際加以消化吸收，不斷提高整體檔案管理水平。

[1] 張志強,孟慶江,任啟金,邢建浩. 電網建設項目檔案全過程管理的實踐與創新[J]. 產業與科技論壇, 2015, (23): 255-256.

[2] 梁衛. 石化企業工程檔案管理現狀及思考[J]. 南方論刊, 2013, (05): 91-92+81.

[3] 張素娟. 談油田重點建設項目檔案管理[J]. 蘭臺世界, 2012, (S3): 71-72.

Process Control of Archives Management in Engineering Construction Project

Wan Jiamei
(SINOPEC Catalyst Co., Ltd., Beijing 100029, China)

Archives management of engineering construction projects involves many aspects and professional management. Combined with relevant practical experience, this paper attempts to discuss how to further strengthen the implementation of archives management system and archiving process control from five aspects.

engineering construction project, archives management, management system, process control

2017-6-3。

萬佳梅（1971—），女，湖南省人。畢業于長沙理工大學法律專業。小學高級教師，現任中國石化催化劑有限公司檔案室主任。電子郵箱：wanjm.chji@sinopec.com。