再論專業（行業）年鑒內容質量控制要領

許家康

再論專業（行業）年鑒內容質量控制要領

許家康

（中國出版協會年鑒工作委員會，北京100010）

本文結合專業（行業）年鑒的編纂出版現狀和存在的突出問題，提出專業（行業）年鑒編纂必須突出年鑒的記述重點，適當突破題材的時空范圍，增加二次文獻的品種和數量，進一步規范條目編寫。

專業年鑒 質量控制

我國公開出版、正常出版的專業（行業）年鑒，已由2001年的700多種，增加到現在的2000多種。其中，全國性專業（行業）年鑒800多種，地方專業（行業）年鑒1200多種。15年間，專業（行業）年鑒增長了兩倍，發展速度十分驚人。伴隨而來的問題是，相當多的專業（行業）年鑒質量堪憂。專業（行業）年鑒內容質量存在的突出問題：一是內容單薄，表現形式單一；二是內容結構不合理，記述重點不突出；三是條目編寫不夠規范。這次會議以“專業年鑒的內容創新和質量管理”為主題，充分體現了廣大同仁對專業（行業）年鑒內容質量的關切。下面圍繞會議主題，結合專業（行業）年鑒的編纂出版現狀和存在的突出問題，就專業（行業）年鑒內容質量控制要領，談幾點想法。

一、突出年鑒的記述重點

年鑒的記述重點是基礎信息＋大事要聞。這是古今中外年鑒的共同特點，也為國內年鑒界所逐漸認同。要突出年鑒的記述重點，就要加強基礎信息和大事要聞的記述。

專業（行業）年鑒如何加強基礎信息的記述？首先，要增強綜合情況的反映能力，即要有專記綜合情況的欄目和條目。在全書主體內容的前面，應當設有“概況”或“總述”部類，全面概括反映行業和專業領域的基本情況，包括行業所處的環境條件，行業的歷史發展、現在狀態和年度發展概況等。在其他各個部類的前面，盡可能設有“綜述”分目，綜合概括本部類涉及領域的基本情況和年度發展變化。在各個分目的前面，也盡可能設立“概述”條目，概括說明本分目涉及領域的基本情況和年度發展變化。有的年鑒在綜合情況中，只反映年度發展變化，不反映基本情況，或者只反映基本情況，不反映年度發展變化，這就達不到綜合情況應有的綜合性、全面性要求。其次，在綜合情況中，要建立健全基本指標體系，逐年發布專業（行業）基礎數據。這個指標體系，橫要到邊，豎要到底。既包括基礎性、背景性數據，又包括年度實現的一系列經濟技術指標數據。有的年鑒只提供年度實現的指標數據，不提供基礎性、背景性數據，或者只提供基礎性、背景性數據，不提供年度實現的指標數據，這也達不到綜合情況全面性、連續性的要求。綜合情況的功能和作用，主要是讓讀者能夠在第一時間里和有限的篇幅內掌握相應領域的基本情況，為進一步調查研究打下基礎。綜合情況的設計，不論是全書的“概況”“總述”，還是部類的“綜述”，或是分目的“概述”，都應當貫徹“概而全”的原則，并且強調其連續性、可比性?！端拇ń煌觇b》《上海文化年鑒》《廣東建設年鑒》等一批歷經多年打磨、質量上乘的地方專業（行業）年鑒，都有專記綜合情況的欄目和條目，并形成相對穩定的層次結構和內容結構；綜合情況中的基本指標體系也逐步健全，并能做到連續可比。值得大家借鑒。

專業（行業）年鑒如何加強大事要聞的記述？首先，大多數條目都應當記事，重點記述年度內的大事、新事、要事、特事。何為大多數？至少三分之二以上。確保大部分版面和大多數選題圍繞大事要聞做文章，將穩定設置的欄目化條目減少到最少程度。目前，有的專業（行業）年鑒穩定設置的欄目化條目占條目總數的比例高達百分之五六十，甚至百分之七八十，將大事要聞掩沒在一般化的敘述之中，造成年鑒條目選題陳舊、內容平庸，可讀性、檢索性都不強。這種局面應當想辦法加以改變。其次，重大事件要重點記述，即運用多種手段、多種資料形式，對年度內一些特別重大的事件進行強化反映。多種手段、多種資料形式自然包括專記、特寫和條目，也包括圖片、表格、示意圖和補敘性、解釋性資料，等等。條目編寫應當有所側重，確保重點。重點條目記述特別重大的事情。對于重點條目，除了確保其占有較大篇幅之外，還應酌情配發圖片、表格、示意圖或鏈接其他資料?？傊尨笫乱動绕涫侵卮笫录挠浭鲈谀觇b中十分搶眼，不至于掩沒在信息的海洋之中。

為了加強基礎信息和大事要聞的反映，確保年鑒的記述重點，有必要調整年鑒的內容結構，改善年鑒的內容選擇和安排。這里有兩點值得重視：一是要適當控制一次文獻的規模。年鑒中一、二、三次文獻的理想比例是1∶4∶5，即一次文獻占總篇幅的10%左右，二次文獻占40%左右，三次文獻占50%左右。一次文獻具有篇幅大而有效信息容量少的特點。一次文獻不可不收，也不可多收。不可不收是因為有的一次文獻權威經典，存查價值較高；不可多收是因為一次文獻不論多么重要，在年鑒中也只是附屬性的參考資料，而且年鑒不論部頭多么大，篇幅也總是有限的，年鑒要在有限的篇幅里密集足夠數量的有效信息，不能不合理地配置版面資源。因此，將一次文獻控制在總篇幅的10%左右，是明智的選擇。二次文獻、三次文獻由于經過深入加工、壓縮和整理，具有篇幅小而信息量大的特點，在年鑒中應占絕對多數?，F在的問題是，不少地方專業（行業）年鑒一次文獻占比偏大。大到什么程度？從我拜讀過的三四十種地方專業（行業）年鑒來看，多數超過總篇幅的20%。例如：某省教育年鑒僅特載、校長論壇、文件選輯三個部分的一次文獻就達140頁、38萬字，占總篇幅的24%；某省衛生年鑒的特載、重要會議報告、規范性文件三個部分的一次文獻共有150頁、24萬字，占總篇幅的40%。一次文獻占如此之大的篇幅比例，勢必沖擊年鑒的記述重點，應當加以調控。調控的目標是將一次文獻篇幅控制在10%左右，將二次文獻篇幅擴大至30%～40%。二是要減少日常事務、例行會議、一般化成果的記述。對日常事務、例行會議、一般化成果之類的事物，一般不設專條記述；在概述條或其他綜合性條目中確有必要記述時，也應當高度濃縮和概括，不能大面積羅列和堆砌，不要將雞毛蒜皮掃做一堆。減少日常事務、例行會議、一般化成果的記述，目的是讓出篇幅加強大事要聞的記述，確保年鑒內容重點相對突出。

二、適當突破題材的時空范圍

年鑒著重記述上一年度的事情，選題選材有時間界限；年鑒著重記述本地或本專業、本行業的事情，內容選擇也有地域和專業（行業）界限。這是不言而喻的。但是，著重記述并不等于只能記述，時間界限、地方和專業（行業）界限也并非絕對不可逾越。根據目前相當多的地方專業（行業）年鑒內容比較單薄，有效信息容量不大的實際情況，適當突破選題選材的時空范圍，是完全必要之舉。

時間范圍的突破，要堅持以年度性資料為主，以歷時性資料為輔，不完全排除前瞻性、預測性資料。之所以要以年度性資料為主，是因為年度性是年鑒的基本屬性。以年度性資料為主要內容，是年鑒題中應有之義。之所以要以歷時性資料為輔，是因為現實總是割不斷歷史，年度性資料與歷時性資料總有千絲萬縷的聯系。適當選收一些歷時性資料，可以使年鑒更加全面、真實、深刻地反映年度情況；條目編寫適當運用一些歷時性、背景性資料，也可以更為有效地說明年度情況，并能夠提高條目內容的完整性。在年鑒編纂實踐中，不少年鑒都有選擇地收入一些歷時性（回溯性、背景性）資料，對年度性資料進行襯托，或運用歷時性資料與年度性資料進行對比，說明事物的發展變化。例如，2015年是“十二五”規劃收官之年，2016年就會有不少年鑒開辟“十二五”回眸之類的專欄，系統地回顧“十二五”時期的發展成就。一些年鑒還會以統計表或示意圖的形式，勾畫當地或相關行業過去五年的發展軌跡。而更多的年鑒則在記述年度情況時，將其與上年的情況進行對比，說明本年度的發展變化及其特點。

之所以不完全排除前瞻性資料，是因為不少前瞻性資料也具有存查價值和檢索意義，謹慎地選刊一些前瞻性、預測性資料，可以提高年鑒的咨詢功能。由于連續刊登預測性資料而名揚四海的年鑒要數北美的《老農夫年鑒》。顧名思義，《老農夫年鑒》本是一部農民年鑒，內容涉及天文、氣象、園藝、農耕及生活常識等。但由于它刊有出版后連續18個月美國各地的天氣預報，而且據說平均準確率高達80%，這就使得它聲名遠播，讀者面大大超出農民和園藝工人的范圍，成為普通人家庭必備的工具書，同時也成為各國軍事情報機關必須收集的情報資料。由此可見，年鑒完全杜絕前瞻性、預測性資料是不明智的。當然，前瞻性、預測性資料也不能隨便濫用，其內容選擇和安排都應當“謹”字當頭，精選精編，穩妥處置。

空間范圍的突破，要以本專業、本行業信息資料為本，以相關專業、相關行業信息資料為用。年鑒的基本任務是全面收錄對應領域的基本情況和重要資料，以本專業、本行業的信息資料為本，天經地義。但世間萬事萬物都是普遍聯系的，任何專業、行業都不可能孤立地存在和發展。年鑒用少量的篇幅（以不超過總篇幅的10%為宜）反映相關專業、相關行業的情況是十分必要的。而由于年鑒相關專業、相關行業領域的信息資料汗牛充棟，又有必要以有用性為標準，嚴格篩選，為我所用?；镜挠梅ǎ阂皇沁\用“他山之石”（外界材料）對比說明本專業、本行業的發展情況。例如，《四川交通年鑒》就在附錄中收入“全國各省、直轄市、自治區公路等級情況”“全國各省、直轄市、自治區公路里程”“全國各省、直轄市、自治區公路密度及通達率”等10多個對比性表格，運用國內各省份的交通基礎數據，對比說明四川交通的發展現狀及其達到的水平。二是有選擇地收錄一些與本專業、本行業密切相關的特色資料，充實年鑒的內容。例如，《中國輕工業年鑒》就設有一個與輕工業生產、經營密切相關的大篇——市場篇，用150多個頁碼、近40萬字的篇幅，分別記述政策導向、市場動態、發展預測、海外信息等，還在附錄篇中收入幾萬字的國外輕工業資料，這就有效地將中國輕工業置于市場經濟和世界同業的廣闊背景之下，不但賦予了年鑒較多的時代意義，而且極大地豐富了年鑒的內容，增大了年鑒的有效信息容量?！杜输撃觇b》運用耗散結構理念指導企業年鑒的創新實踐，突破傳統的疆界意識，注重年鑒信息的開放和交換，把本不屬于企業的信息，如國內外鋼鐵企業和鋼鐵市場的信息資料，巧妙地編入自己的年鑒中，與本企業的信息融為一體。該年鑒主編認為，如果一本企業年鑒記錄的東西局限于本企業，無論它的資料多么完備，也猶如一座孤島，與社會與外界毫無關聯，這種年鑒的價值是不大的。只有將本企業的各種信息資料放到社會大環境之中，通過對比、鑒別、篩選，有了這樣的過程，編輯出來的東西才不會孤立；通過外界資料與本企業資料的交融，不僅能客觀地在業內找到本企業的位置及差距，而且也能在市場中找到發展方向，這樣的年鑒才能受到讀者的歡迎。

三、增加二次文獻的品種和數量

年鑒內容資料的表現形式是多樣化的。除一次文獻的法規文件、領導講話和工作報告，三次文獻的條目和文章之外，還有二次文獻的多種資料形式，其中包括統計表、統計示意圖、大事記、專項年表、解釋性資料、書目、文摘、題錄、名錄、照片、索引，等等。但從已出版的地方專業（行業）年鑒看，上述多種資料形式尤其是二次文獻的多種資料形式尚未普遍運用，相當多的地方專業（行業）年鑒表現手法還比較單一，內容較為單調。這在一定程度上影響年鑒的編纂出版質量。而要確保年鑒的質量，就要善于將多種資料形式熔于一爐，在有效控制一次文獻篇幅的同時，增加二次文獻的品種和數量，擴大二次文獻的規模，實現年鑒資料形式多樣化。當務之急要抓好如下幾個方面：

一是抓好隨文配圖。當今社會已經進入讀圖時代，圖文并茂早已成為大多數出版物的普遍追求。年鑒隨文配圖應當圍繞“圖文并茂”4字做文章。首先，圖片要跟著內容走，跟著條目主題走。即配不配圖，配什么圖，配單圖或是組圖，完全由年鑒內容和條目主題決定。其次，配圖數量要足夠。全書圖文比力爭達到1∶5—1∶4的高水平，這樣才能基本滿足讀圖時代讀者的需求。再次，配圖要合理。這就要均衡插圖，力求圖片資料的廣泛覆蓋、全面覆蓋，至少要全面覆蓋綜合情況和動態信息各部類的內容。

二是增加統計圖表數量。統計圖表的特點是具有直觀性和便覽性，可以化繁為簡，方便讀者閱讀和檢索。編得較好的專業（行業）年鑒都刊有數量不菲的統計圖表。《中國機械工業年鑒》每年在“統計資料”部類中收入統計表150多頁，還在其他部類中收入統計表和統計示意圖上百件，全書統計圖表所占篇幅比例達到40%?！吨袊r業年鑒》每年在“農業統計資料”中收入統計表218頁，在附錄中收入“中國農業同國外農業統計比較”圖表40多頁，僅此兩項相加，就占全書總篇幅的53%。以此反觀我們的地方專業（行業）年鑒，統計圖表的運用實在差強人意，突出的問題是相當多的年鑒不設統計資料部類，其他部類統計圖表也不多。對此，應當采取措施加以改進。

三是善用鏈接資料。鏈接資料形式不拘一格。可以是說明文，也可以是開列式文字；可以是統計表、示意圖，也可以是文摘、名錄、大事年表；可以用于解釋條目內容涉及的新名詞、新概念，也可以用于說明重大事件的背景，還可以用來提供預測性、前瞻性資料，等等。例如：某些歷經多年完成的重大建設項目，在條目對其作介紹時，可以鏈接項目建設大事年表或進度表；介紹重要評獎活動的條目，可以鏈接獲獎項目名單；介紹某地交通區位優勢的條目，可以鏈接國家中長期鐵路網規劃圖，等等。

四是為文摘、書目、題錄、名錄等開辟專欄。文摘、書目、題錄、名錄等二次文獻是專業（行業）年鑒常見的資料形式?！吨袊醒腚娨暸_年鑒》在“專論”部類中就辟有“論文摘要”“論點摘編”兩個穩定欄目，每年安排五六萬字的篇幅，系統匯輯有關中國電視事業的較有影響的論文、論點摘要?！吨袊霭婺觇b》則設有多個文摘、書目、題錄、名錄欄目，其中包括“書評文摘”“報刊書評索引”“專題書目”“獲獎書簡介”“新書推介”“暢銷書目”等，每年分別以文摘、書目等形式，推介各類圖書兩三千種，又以名錄形式，將國內上千家出版機構盡收其中。這樣，年鑒內容不但涵蓋國內出版界最新、最重要的成果，而且覆蓋所有的出版機構和出版人，信息量相當大?！吨袊獤|盟年鑒》也常設“論文摘要”和“研究成果題錄”欄目，每年分別以文摘形式介紹東南亞研究重要論文數十篇，以題錄形式介紹東南亞研究成果數百項，篇幅雖然只有幾萬字，卻有很大的內容張力。上述年鑒的做法，也值得大家借鑒。

隨著時代的進步，讀者對年鑒信息資料的檢索有了更高的要求，那就是多元化、明細化和方便快捷，二次文獻因此在年鑒中應運而生，而且數量不斷增多、品種逐漸多樣化的趨勢越來越明顯。對此，我們應有足夠的認識。

四、進一步規范條目編寫

條目是年鑒內容的基本導檢單元和相對獨立的信息主題，也是年鑒內容的主體，條目的編寫質量在很大程度上決定年鑒的內容質量。因此，進一步規范條目編寫，努力提高條目質量，意義重大。

首先，要規范條目選題。條目選題一定要有原則和標準，不能撿到籃里便是菜。條目選題一般原則是：擇新擇特，擇大擇要，可查可用。具體標準則要從自家年鑒的實際出發加以制訂。標準的貫徹更需要有足夠的馬上功夫和馬下功夫，不能偷閑躲懶，不能簡單化。簡單化的具體表現是條目選題欄目化、模式化、雷同化。我曾見到這樣一部地方行業年鑒，全省各部門的同行條目一律是“概況”“年度主要工作”“制度建設與管理創新”“人才隊伍建設”，各市縣同行的選題也一律是“概況”“年度主要工作”“制度建設與管理創新”“人才隊伍建設”，而所屬行業組織和社會團體的條目，也還是這么幾條。全書六七百個條目，同名條占了四五百個，而且大部分是連續幾年穩定設置的欄目化條目。這是條目選題欄目化、模式化、雷同化走到極端的例子。這樣的案例雖不多見，但類似的情況是普遍存在的。例如：某省衛生年鑒中幾十個醫療機構的條目選題基本上也是模式化的，各市衛生工作的選題更加雷同，幾乎一律是：“基本情況”“公共衛生”“醫政管理”“基層衛生與婦幼保健”“中醫藥工作”等；某省建設年鑒中各市建設的選題也是千篇一律：“城鄉規劃”“城市建設與管理”“宜居城鄉建設”“城鎮村莊建設”“住房與房地產”“建筑業”“建設科技”，等等。大家都知道，任何事物的發展都是不平衡的，各地的發展總有差異。各個城市的衛生工作也好，建設事業也罷，都同樣存在巨大的差異。差異就是特點。條目選題模式化、雷同化，完全抹殺了這種差異，也就抹殺了地方的特點，這不能說是一種合理的選擇；而從條目選題中完全見不到任何一個地方的工作亮點和年度發展特點，這也達不到年鑒條目選題從實際出發，記新記特、記大記要的基本要求。

年鑒條目化的意義：一是將內容資料化大為小，以方便讀者檢索；二是有利于大面積更新選題，實現年鑒的常編常新。條目選題大面積重復或雷同，相當多的條目長期穩定設置，既不符合條目化的本意，也不符合條目化的要求。

其次，要規范條目內容要素和記述程序。一般記事條目的內容要素需要按新聞五要素加以規范。新聞五要素是時間、地點、事主、事情、結果，特別重要的事件還需要交待原因，五要素變為六要素。概況（概述）條目內容要素和記述程序一般規定為：基本情況、年度主要業績、發展特點、存在的困難與問題。會議、節慶活動條目內容要素和記述程序一般規定為：時間、地點、主辦（承辦）單位、主題、主要內容、參與人數、社會影響等。人物條目的內容要素和記述程序一般規定為：定性語或新聞由頭（入選理由）、所在單位、職務、職稱、性別（男性不表）、出生年月或生卒年月、籍貫、民族（漢族不表）、主要學歷、主要經歷、主要業績、主要榮譽稱號、重要社會兼職等。從年鑒中可以看出，不同類型的條目，內容要素和記述程序不盡相同，甚至大相徑庭。這是由于記述對象不同而要求有異。但是，同一類型的條目，內容要素和記述程序一般是整齊劃一的。或者說，有很大的可比性。這是年鑒作為資料性工具書規范性的具體體現。

規范條目內容要素和記述程序的目的，主要是防止條目寫作的隨意性，確保條目核心資料相對完整，有效信息高度密集，而且十分方便讀者檢索和查考。以這樣的眼光來考察近年出版的部分地方專業（行業）年鑒，某些方面顯然還需要進一步加以規范。例如：某些概況（概述）條目內容要素不周全、不穩定，收入的經濟技術指標數據縱橫不可比；某些記事條目要素不全，缺少時間、地點，隨意省略主語（事主、工作主體），造成所記事項、事物眉目不清；某些會議條目不記主辦、承辦單位，或不記出席人數，造成信息不完整，等等。諸如此類的毛病，也會降低年鑒的內容質量，應當加以克服。

第三，要規范條頭標引。條頭標引，應當采用通用的詞和詞組、獨立的名稱和概念、短語或短句，不用冷僻、艱深的詞匯和令人費解的縮語，也不使用標語口號或推論式、鋪墊式句子和因果復句。冷僻艱深的詞匯如：“創衛”“四防一體”“兩個排查”等。令人費解的縮語如：“一線兩帶”“兩基迎檢”“三大建設”“四大目標”“五項整治”“6433工程”等。標語口號如：“政府全心全意為民辦實事”“努力改善貧困地區群眾生產生活條件”等。鋪墊式句子和因果復句如：“加強制度建設，實現節能降耗目標”“加大監控力度，保障網絡數據安全”，等等。這類不恰當的標引，使讀者如墜五里霧中，實在難明其意、難以檢索。規范標引的基本方法和要求：一是以事實和相關信息資料為依據，準確地概括主題；二是措詞通用規范，不隨意生造名稱概念，盡量避免湊數文字；三是十分簡潔，不隨便多用一個可有可無的字和詞；四是有利于檢索，盡量切合人們的檢索心理，尊重讀者的檢索習慣，即主題詞不能缺失，也不能遮遮掩掩，盡量選用人們容易想起的關鍵詞，等等。

（責編：高生記）

The Key Point of Quality Controlling of Professional（Industry）Yearbook

Xu Jiakang

Combining with the present situation and main problems on compiling and publishing,this paper proposed professional(industry)yearbook compiling must highlight the main narration,properly break through the range of spatio-temporal theme,and increase the species and quantity of secondary literature,then further standardize the item compiling.So the writer hold that the four points mentioned before are the basic program to control the quality of yearbook,also the top priority on enhance the quality of the professional(industry)yearbook.

Professional Yearbook Quality Controlling

許家康（1950—），男，廣西合浦人，編審?，F任廣西社科聯巡視員、中國出版工作者協會年鑒工作委員會主任，長期從事年鑒編纂出版工作和年鑒學理論研究。