加強信息化管理 有效提高企業文書檔案的質量

趙曉勇

摘 要：隨著企業不斷發展，中國石油下屬的各企業陸續建立了自己的E6檔案管理系統體系。克拉瑪依石化公司熱電廠，是公司直屬二級單位，為公司生產裝置提供蒸汽、壓縮空氣、氧、氮、無鹽水及供汽任務，是公司煉化生產動力保障系統。并且涉及的專業也比較多，文書管理制度也多，容易出現非常難歸檔的現象，實現信息化文秘與檔案工作統一化，是當前煉化企業電廠必須改進的一項重要舉措。因此，將E6檔案管理體系與發供電企業的傳統文書檔案管理進行有機融合，建立具有發供電企業特色的信息化檔案管理體系，可有效提高企業文書檔案的質量。

關鍵詞：信息化 檔案管理 提高 質量

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）01（c）-0151-02

1 加強信息化管理，有效提高企業文書檔案質量的背景

今天隨著信息化管理在煉化生產的不斷發展，手工操作的文書檔案管理已經不適應信息化管理的需要，文書資料的管理在企業發展中是一項重要環節，為提高工作效率和文書檔案信息化處理程度，準確利用檔案資料等，為了很好地留存保管好長期的檔案和加快查詢速度，節省檔案資料的存放地方，急需實施文書檔案信息化的管理。因此，充分發揮信息化管理，才能有效提高煉化企業文書檔案的質量。

2 加強標準化管理，有效提高煉化電廠文書及檔案質量的作用

檔案的質量是企業工作的一個重要組成部分，它是企業建設與發展歷史最真實面貌的反映，是提高生產、經營、管理和科研等各項工作提供的依據和參考，也是分析問題、查找原因、解決實際問題的重要依據。

2.1 信息化檔案錄入工作，直接減輕工作任務，加快工作效率

在檔案資料查找中，主要先說明需要查找的檔案、題名、時間，然后，文秘檔案工作人員可以根據檔案目錄、按件進行查找。如果因歸檔人員不按時間或者先后錄入，查找起來就會比較麻煩了。信息化檔案系統可以提高查找速度以及歸檔難的問題，檔案人員就可以從傳統的手工操作中及時解脫出來，工作強度也隨著信息化管理逐漸減少。

2.2 信息化檔案管理可以隨時補漏和增加文檔

手工的檔案立卷方法收集資料不全或漏交時，就會非常麻煩，重新拆卷。所有的文書檔案又得全部重新按時間先后順序編排檔號、頁號及重新抄寫目錄等封面工作，不僅浪費時間，還需要工作人員做重復工作。如果改為信息化檔案入檔工作，不僅可以節省時間，還可以合理利用時間去提高專業業務水平。

2.3 信息化管理有利于保存原文件

手工文書歸檔工作在立卷時，為了檔案資料外觀的整齊，往往工作人員就會切掉多余的邊邊角角，不僅浪費時間，還非常麻煩，不僅文件原樣改變了，稍微不注意還會觸傷手。對于檔案管理人員當沒有經驗的時候，每天做著同樣的重復工作，會出現很多煩惱，自從改成信息化歸檔工作管理后，所有的問題煩惱全部都不存在了。

2.4 信息化入檔有利于查找和快速檢索

原來以傳統入檔管理的模式，不僅使人精神疲憊，還會浪費大量的時間，并且檔案歸檔也非常不科學，時常處于較低水平。因此，充分發揮信息化管理，才能有效提高煉化企業文書檔案的質量。

2.5 系統化管理更有利于文檔的安全性

以前查閱文書檔案是全部提供利用。檔案利用者其實只是利用其中的一份文件資料，卻可以看到所有的檔案內容。非常不符合檔案管理規定的保密性要求，計算機管理將可以改變為單份文件，其它與此文件無關的都看不到了，這樣不僅符合檔案管理規定又保證了檔案的安全性。

2.6 微機管理有利于提高歸檔的質量

檔案的目的在于有利于提供有價值的檔案給利用者，因此，必須按要求進行收集、整理、立卷、歸檔，煉化企業電廠自從文書檔案進行計算機檔案管理后，文書人員可以從收集、整理、剪切、排序中順利地解脫出來，可以把大量的時間和精力放在學習和加強業務水平上來，不僅可以提高檔案的入檔率，還可以保證文書檔案的歸檔質量。

3 加強微機化管理、有效提高歸檔價值

加強信息標準化管理，可以加快檔案入檔的工作質量和提供利用者效率，使煉化企業電廠檔案管理在為該廠黨政、經營、安全、生產、設備管理等提供利用服務時，能夠發揮出更好的時效價值。熱電廠主要從以下幾個方面開展工作。

3.1 強化制度建設，實現全過程管理

檔案管理是企業工作的一項重要工作，規范了各項管理和歸檔范圍，從制度建設入手，建立了一套完整的檔案管理制度和有效的工作程序，嚴格執行公文行文規則，制定嚴格的檔案管理標準。對需要修改的主要內容，都應該按照文件管理程序進行審核。文件字體、紙張嚴格按照公司公文管理規范執行，保證檔案文件的質量和存檔價值。

3.2 明確部門職責，檔案立卷前移

辦公室工作人員應規范廠黨政、經營、安全、生產運行、設備管理制度，文秘人員在處理文件時，必須執行公司黨政公文管理辦法，對處理完畢的文件及材料，一律統一集中保管，使文件的歸檔、立卷、整理工作達到日常化。所有重要的會議材料應該在會議結束后，及時收齊材料統一立卷歸檔。當有工作人員因調配工作崗位時，主管科室或單位主要負責人將本人暫存、借用的檔案公文材料，按照廠相關規定一次性全部及時進行移交，確保煉化企業電廠檔案材料的完整性。

3.3 適當配備和提高管理人員技術水平

由于熱電廠的快速擴大，對人員的變動，廠領導十分重視，建立一支有黨性修養和檔案專業技術水平的文書檔案人員隊伍的同時，廠根據公司E6中油檔案管理工作實際要求，配備文檔了一體化計算機管理系統，這是實現全過程管理的關鍵。

4 結語

（1）檔案管理自開始在全廠推行信息化中油檔案管理系統，一年多來在全廠經歷了一個由“復雜—簡單—理解—適應—不可缺”這樣一個過程。剛開始推行中油檔案時，部分技術管理干部、員工認為沒有必要，每次查閱要在微機中操作，不如還是直接看手工操作的目錄，覺得一目了然，但經過一次又一次在微機中檢索查閱，有些員工覺得很復雜。后來隨著對相關人員的培訓，在中油檔案在工作上查找時，的確非常快，并且查找率也高，同時文件的檔案質量和安全系數也得到授權和保障，并不是他們所想象的那么復雜，很快就得到應用，員工開始發現手工操作查找確實很慢，漸漸適應了微機查找，到現在中油檔案信息化管理已經成為熱電廠黨政、生產、經營管理者提供有價值的信息中，必不可少的一項工作。

（2）一年來檔案管理人員承擔的各類歸檔任務，都嚴格按照檔案的要求執行，在管理中作到了安全歸檔管理和應用，按期完成了該廠歸檔工作。從此檔案人員從復雜的整理工作中解放出來了，信息化管理，不僅有效提高企業文書檔案的質量，還對生產、經營、管理發揮出有根有據的利用價值依據。

（3）煉化企業電廠在微機管理系統下，提供給黨政、生產、經營等檔案，實施后效果更加明顯，廠今年開展的大檢修及處理設備缺陷工作，積極協助車間查閱歷年的設備檢修檔案資料及原始檔案資料共計218卷，以前需要很長時間才能查找出218卷，可是現在只需要幾分鐘就可以查找到所需要的檔案，使廠順利完成了今年鍋爐大小修及日常處理設備缺陷等檢修工作。

要實現信息化檔案管理是一項長期的工作，在領導大力支持下，公司熱電廠信息化檔案管理已達到科學化、標準化、信息化的管理，今后，電廠將繼續完善和不斷提高工作水平。

參考文獻

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