數字化技術在房地產檔案管理中的運用

（東莞市房產管理局 廣東東莞 523000）

數字化技術在房地產檔案管理中的運用

吳玉嬌

（東莞市房產管理局 廣東東莞 523000）

新時期發展下我國經濟水平不斷提高，人民生活愈加富足，人均消費水平也不斷提高，消費市場也隨之不斷擴大，房地產建設與開發也成為人們生活中一項重要的投資項目，越來越多的人開始進行房地產投資以獲取收益，隨之而來的則是大批的房地產檔案管理工作，而在科技不斷發展的今天，房地產檔案的數字化管理已成為必然趨勢。本文對數字化技術在房地產檔案管理中的運用進行了簡要分析，并提出了數字化技術運用到房地產檔案管理的具體方法，以供借鑒參考。

房地產檔案管理；數字化技術；運用

房地產檔案的特點

1、專業性。房地產檔案是房地產權屬管理中形成的歷史記錄，房地產專業部門負責登記管理房地產檔案，其他任何部門不能代理，房地產權屬登記管理專業性強在內容和形式上與一般的公文具有明顯區別，內容上涵蓋了房地產權屬狀況、房地產位置面積大小，文件名稱大多采用房地產專業術語，且形式上多為表格式和填寫式結構規范專業性強。

2、動態性。由于社會發展步調不斷加快、國家政策不停的變動等原因，房地產產權也隨之不斷的變更，房地產檔案內容可能隨時會需要調整，所以房地產產權在進行檔案管理中要確保房地產的原始記錄及變更記錄的準確性，確保其真實的價值不被損害，同時使其利用價值得以提升。

3、房地合一。房地產檔案登記和管理應確保房屋的所有權和房屋占用范圍內的土地使用權的權利主體的一致性，因此要保證土地與房屋檔案的完整性，不能破壞房地產檔案的有機聯系。

房地產檔案數字化管理的主要原則

安全性原則

安全性在房地產檔案數字化管理中應作為最高原則允以遵循和重視。如今，隨著網絡信息化的發展，世界電子網絡緊密的聯系在了一起，這就意味著將房地產檔案與網絡連接在了一起，所以更要強化檔案保存的安全性。因此在房地產檔案數字化管理過程中要保證和保護房產權利人的合法權益，為防止產權人房產信息被泄漏而使其合法權益受到侵害或造成不必要的糾紛，要嚴格對產權人的檔案信息進行保密處理，所以用于保存房產電子檔案的相關系統軟件要及時更新升級，確保檔案的安全性和持久性。

2、便捷性原則

數字化檔案經過處理后不受時間空間的限制，用戶能隨時查閱到自己的房地產信息，這種方式減少了繁瑣流程的困擾，優化了信息管理，并且能夠達到信息檔案多人查詢的要求，方便快捷省時省力。

真實性原則

電子檔案的基本要求就是確保其真實性。房產檔案在經過歸檔后要確保檔案內容信息的真實可靠，確保在整理過程中不會遺漏任何信息，保持檔案前后的一致性，以免在日后造成不必要的糾紛。

數字化技術有效運用于房地產檔案的基本要求

建立健全管理制度

構建完善的管理制度，使數字化技術在房地產檔案管理中得到合理有效的應用，同時不斷提高管理人員的技術和水平，定期的對管理人員進行培訓，同時在硬件和軟件設施上要不斷開發更新，定期檢查檔案管理系統以確保客戶的房產資料的安全性，對儲存的檔案進行歸類整理，對檔案中較為敏感的資料進行加密處理，單獨存放檔案中較為敏感的檔案訊息，確保房產資料的完整性和安全性。其次，依據檔案的管理條件和環境，構建并完善電子檔案管理保存系統，檔案的每次進出都應受到嚴格的監管，并盡量的限制可接觸檔案管理的人數。對于房地產檔案電子版來說，最重要的載體就是計算機，而病毒是計算機最大的威脅故而也是電子版的房地產檔案最大的威脅，房地產檔案電子文檔及其管理系統在其傳輸過程中很有可能被病毒侵害、盜取、篡改檔案信息，且電子版的檔案可復制性很強，易被他人修改，難以鑒定檔案的合法性和真實性。電子檔案需要長期儲存，在這過程中會有很多意外狀況的發生，比如計算機本身的壽命，人為因素等。所以，要遵循動態性原則靈活安全的管理房產檔案，要有風險意識，對房產資料的損害的情況要加以預防和管理。制度保障、技術支持、系統安全管理制度的合理運用要相結合，操作安全性的提高和操作權限的嚴格限制對于保存電子檔案尤為重要，同時為了防止信息泄漏還要采用相應的科學技術提供保障，此外，還要專門構建信息安全保護和管理制度，從而為房地產檔案的安全性提供雙層保障。

規范房地產檔案資料

房地產檔案的數字化管理要針對傳統的管理過程中出現的問題和弊病加以改正和解決，同時結合數字化管理的優點使紙質管理與信息化管理使房產檔案得到有效儲存，有效保證房地產檔案的完整性。另外為使檔案資料更加生動豐富還可以利用視頻、音頻等技術手段對房產資料進行管理和保存。

建立數據系統和傳輸平臺

在房地產檔案的數字化管理過程中，還需要做到以下兩點：（1）通過掃描儀的形式將掃描的資料組建成數據庫，如此不僅提高了工作效率還降低了人工錄入的出錯率。（2）在檔案的傳輸過程中，若沒有統一的傳輸平臺，很容易造成數據的丟失，所以要建立安全的傳輸平臺，確保檔案在傳輸過程中不會被泄漏，同時還能使房地產實現它應有的價值。

數字化管理有步驟分階段的實施

我國房地產檔案在歷史的積累下不斷擴張，所以管理過程需要循序漸進分階段有步驟的進行，首先，將新增檔案與老檔案分區管理，然后將房產產權檔案做存檔建檔處理，以保證在進行數字化建檔過程有條不紊的進行，為日后檔案數字化工作減輕工作負擔，確保日后數字化工作的順利開展。

創新服務理念

過去的檔案管理傳統服務屬于被動型服務，管理人員為客戶提供的服務多是咨詢答疑服務，但這種服務在新時期條件特別是房地產檔案數字化的條件下已不再滿足人們的需求，所以在進行檔案數字化時也要注意對管理人員的培訓，促使他們改變服務理念創新服務方式，充分發揮數字化應用的優勢，使房地產檔案得到安全有效的管理。

整理檔案資料，收集漏洞

房地產內容要跟隨信息化和網絡化的發展而不斷改變和發展以確保房地產價值的有效充分，因此，檔案管理人員要定期查看檢查檔案內容，并對一些無價值的繁瑣的內容進行刪減，對有所欠缺的內容在不損害檔案原有價值和不改變檔案基本信息的基礎上做相應的補充，此外可能還會出現檢索的房地產檔案與所需要的檔案不相符的問題，此時就需要采用動態化的管理方式，合理收集房地產檔案，查漏補缺，使房地產檔案得到最優化管理。

人才的尋求和培養

房地產檔案的數字化管理對管理人員的素質有一定的要求，是一項跨學科性的并且有很強實踐性的工作，為此在對管理人員進行招聘時，不僅要對其房地產的基本知識進行考察，對其在其他方面的知識能力水平也要進行考量，注重尋求綜合素質達標且學習創新能力強的復合型人才。在對房地產檔案數字化的過程中需要管理人員熟練的掌握相關的數字技術，為此，可以對相關人員定期培訓，使得管理人員不斷的提升自己在充分的掌握了房地產知識后，又能熟練的運用數字技術，在自身素質得到提升的同時也為檔案的數字化管理做出貢獻。

結語：時代在不斷進步，科學技術融入我們工作生活的各個角落，為我們帶來不少便利，而數字化技術在房地產檔案管理的運用是與時俱進的體現，它精簡了傳統的管理方式所需的繁重的工作任務，減少了人力資源的浪費，為企業節約了成本，數字化的管理方法減少了工作步驟，提高了工作效率，減少并防止風險和漏洞的產生。但在數字化技術的應用過程中需要定期的對檔案管理設備和信息技術進行更新處理，充分利用數字化管理的優勢以發揮房地產的最大價值。

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