WEB架構的自動化協同辦公系統設計

長沙市芙蓉區人民檢察院 劉向東

湖南省長沙市人民檢察院 劉 泱

WEB架構的自動化協同辦公系統設計

長沙市芙蓉區人民檢察院 劉向東

湖南省長沙市人民檢察院 劉 泱

在互聯網技術水平不斷提高背景下，自動化辦公系統的應用范圍越來越廣泛，但自動化辦公系統的核心為工作流，隨著現代企業信息化的發展，其信息現代化建設時所具備的要求不能被滿足，因此，必須要設計出核心為知識管理的自動化協同辦公系統?；诖?，本文在WEB架構基礎上，探討了設計自動化協同辦公系統的方法。

WEB架構；自動化協同辦公系統；設計

1 前言

網絡技術不斷發展過程中，計算機技術的發展方向逐漸呈現出信息化處理，對于社會信息化，網絡信息化作為其先導，無論是企業或個人，均在享受著此種變化帶來的便捷，由此也使利用網絡學習、工作的人越來越多。此種背景下，產生了自動化協同辦公系統，屬于廣義上的辦公自動化，對“協同應用”做出強調，高度共享各種信息，實現高效辦公。本文中，以科研院為例，具體分析基于WEB框架設計自動化協同辦公系統的方法，供其他企業設計該系統時參考。

2 WEB架構介紹

WEB架構是一種開發框架，用于開發動態網站、網絡應用程序、網絡服務。WEB架構可分為兩種類型，一種為基于請求的，Struts、Spring MVC等為其中的代表，另一種為基于組件的，JSF、Tapestry等包含其中?；谡埱蟮募軜嫵霈F的比較早，對WEB應用程序結構概念做出描述，相同于傳統的靜態internet展點，是向動態內容中擴展其機制。網站內容為靜態，即提供內容包含圖片、HTML等時，在網絡另一端，瀏覽器指定資源請求的發出形式為URL，傳輸到WEB服務后，對需求做出解讀，檢查本地中是否存在此資源，若存在，靜態內容返回，如不存在，將沒有找到的通知反饋給瀏覽器。升級WEB應用，內容變為動態后，模型修改僅需進行一點，即URL請求發送到WEB服務器后，對請求類型做出判斷，如果資源屬于靜態，處理按照上述開展，如果資源屬于動態，與其對應的程序利用某種機制運行，程序做出響應后，返回瀏覽器。基于組件的架構思路并不同于基于請求的，于WEB開發中引入組件思想。服務器中，原本網頁是以文檔形式返回，應用組件思想后，網頁構成中視為包含若干個組件，這些組件的工作均可獨立進行，并能重復使用，用戶輸入由其中的組件接收，并負責顯示結果。同時，組件還負責收集數據、轉換數據等。現階段，MVC架構廣泛的應用到WEB架構中，其分離了模型、視圖及控制器，無論是上述哪種類型的WEB架構，均存在一個控制器，向負責業務的邏輯模型分派用戶請求，之后再以視圖表的方式呈現出運算結果，因而視圖部分成為上述兩類WEB架構的區別之一。

3 自動化協同辦公系統設計需求分析

3.1 整體需求分析

科研院的主要工作為知識開發與技術創新，集中了科研、教學、產業化。設計科研院的自動化協同辦公系統時，所有員工為該系統使用者，因此，該系統的整體需求主要體現在三個方面[1]：第一，日常辦公服務，日常工作中，個人辦公、部門辦公、收發文件、公文管理等均為主要的工作內容，通過該系統的輔助，可對工作制度進一步規范，明確各個部門及所有工作人員的職責，使工作失誤率降至最低，盡量實現電子化辦公，紙張作業減少，自動化工作流，經計算機完成文件的傳輸、處理等一系列工作，事后分析與監督能力增強，促進辦公效率的提高；第二，信息服務，員工有獲取科研院相關信息的需求，因而科研院領導層要將相關信息發布出來，滿足員工的信息服務需求，并使各個部門間的了解程度、協調程度增加，便于管理工作的開展；第三，綜合查詢服務，員工在進行科研、教學等各項工作時，需要查詢相應的資料、文件等，同時，科研院管理成還需要查詢以往的財務狀況、經營情況等，而這些查詢服務需求均希望在該系統中得到滿足。

3.2 資料管理需求分析

科研院在開展各項工作時，會產生眾多的資料、文件等，尤其是科研活動，形成的資料及文件均是非常重要的，以往采用紙質方式管理上述資料及文件時，極易出現丟失、破損等問題，導致資料的完整性受到影響。同時，科研院內部員工有資料使用需求時，紙質文件的傳遞方式、跟蹤方式難度比較大?；诖?，設計自動化協同辦公系統時，應具備收文、發文、文件查詢的功能，能夠對文件傳遞過程自動跟蹤，存在時限要求，催辦可全程進行，促使公文處理速度提高，結合經辦人或部門的日常安排，于適當時間安排資源管理工作，避免資料及擠壓問題的產生，可自定義管理工作流程，使各部門工作需求得到滿足。

4 基于WEB架構的自動化協同辦公系統設計方法

自動化協同辦公系統設計完成后，考慮到科研院未來的發展，系統的擴展性及可維護性均應良好，基于此種要求，采取的設計思路為模塊化設計。用戶需求明確的基礎上，首先設計收文發文核心模塊，完成后進行測試，如通過優化完善工作再開展，最后進行請示模塊及其他模塊的設計?；谏鲜鲈O計思路，下面介紹具體的設計方法。

4.1 功能設計

以辦公室部門日常的具體辦公需求為依據，進行該系統主要功能的設計。在設計的系統中，功能模塊主要包含日常工作、規章制度、信息簡報、會議管理、通知發布，每個模塊負責相應的功能，其中，日常工作模塊的功能有待辦工作管理、已辦工作管理、新建工作管理、收文發文管理、工作代理等；規章制度模塊負責發布及制定各項相關的規章制度，如工作計劃、規章制度編輯等；信息簡報模塊負責發布與報送相關的簡報信息；會議管理模塊負責管理科研院的所有會議工作；通知發布模塊負責發布上級的相關通知、決定等[2]。

4.2 UI界面設計

UI界面設計主要包含兩方面的工作，一方面為主界面設計，另一方面為日常工作設計。主界面設計中，設計語言要簡潔，于頁面中合理的布局所有的功能模式，通常，將功能模塊設置在頁面的左側導航欄中，由上至下依次排列日常工作模塊、規章制度模塊等，每個模塊展開后，其所包含的子功能顯示出來，單擊需求的子功能后，于右側頁面中顯示出該子功能的內容[3]。日常工作設計時，界面采用標準的個人協同辦公界面，用戶主要在該界面中進行個人業務的管理，用戶通過該功能模塊，進入到各項工作當中，通常，該界面能夠進行的發起與辦理業務涵蓋多數業務。

通過日常工作界面，用戶可對自己需要處理的工作第一時間了解，并對自己處理完成的或曾經處理的工作作出查詢。具體說來，日常工作界面需設計的子頁面主要包含以下幾個方面[4]：第一，開啟新工作頁面，對于使用者，系統會根據其具體的工作類別賦予相應的工作權限，當用戶需要將新工作啟動時，即在此頁面中進行；第二，待辦工作頁面，根據具體的用戶或其擔任的角色，系統將需要由其完成的文件集合轉送過來，用戶完成一項工作后，該項工作會被系統轉入到已辦工作界面中；第三，已辦工作界面，辦理工作經用戶本文完成，且已經轉發出去的所有文件均集中存儲在該界面中，已辦工作下，“取回”為某些文件具備的功能，點擊之后，用戶即可取回已經發出但下一任務執行者簽收并未開展的文件，取回之后，于待辦工作中放置該項工作，且文件自體變為紅色；第四，設置工作代理界面，在該界面內，工作任務無法由用戶自己正常處理時，可將具有相似于自己工作權限的多個用戶設置為代理處理中，使工作被正常處理；第五，草稿箱界面，工作草稿新啟后，存放在草稿箱中，送審后，系統立即向已辦工作中轉入該文件；第六，文件箱界面，文件箱內留存著所有用戶的文件，并能夠實現文件的快速下發，有利于崗位人員以具體的工作范圍為依據，有序的進行公文的辦理、分發、回收，同時，以此為依據進行文件歸檔，文件辦理與查詢可在文件箱中隨時進行，并支持反復調取，既能逐級辦理文件，又能同時看文件；第七，發文管理界面，該界面中設置的功能包含擬稿、審批、打印排版、簽發等，發文正式生成后，傳閱可在單位內部進行；第八，收文管理界面，該界面的功能主要有擬辦、轉運跟蹤、審核等。

4.3 后臺與數據庫設計

搭建主框架時，以spring，spring MVC，hibernate為基礎，架構利用B/S?，F階段，bootstrap為應用比較廣泛的開源工具包，而jquery為比較優秀的JavaScript庫，因而本文即采用這兩個工具開發前端，瀏覽器非IE時，將會獲得更加美觀的界面[5]。開發后臺時，以eclipse作為工具，JSP基礎上，完成自動化協同辦公系統的開發。自動化協同辦公系統中，組成部分之一即為數據庫，具有核心性的作用，為保證使用后的維護工作能夠良好的、便利的開展，采用的為MYSQL數據庫，利于在應用中嵌入，直接使用。在自動化協同辦公系統中，軟件數據模型包含多種，如來文信息、收文操作等，創建日期、簽發者、責任部門、文種等均為主要的數據。

5 結論

WEB框架基礎上，設計的自動化協同辦公系統可將移動辦公需求充分滿足，并可應用到多個平臺中，具有良好的移植性。在自動化協同辦公系統作用下，辦公文件處理效率能夠得到明顯的提高，并提升所有工作人員工作流程的規范性，進而提高工作質量及工作效果。

[1]黃小根．基于SOA+WebServices技術的黨校移動辦公系統的設計[J]．電子技術與軟件工程,2017,(15)：166-167．

[2]蘇臘梅．協同辦公自動化系統的設計與實現[J]．電腦編程技巧與維護,2017,(12)：35-37．

[3]劉中利．基于協同辦公的白酒生產自動化管理系統平臺[J]．重慶與世界(學術版),2014,31(07)：28-31．

[4]葛德平,仲曉婷．以辦公自動化系統建設為契機大力推進協同辦公體系建設——浙江農林大學辦公自動化建設的實踐與探索[J]．科技信息,2013,(06)：138+140．

[5]朱韶平．基于COM+技術的協同辦公自動化系統的設計與實現[N]．邵陽學院學報(自然科學版),2017,(01)：43-45．