增強高職院校學生檔案管理意識的方法與途徑

曹曉春

（四川職業技術學院教務處，四川 遂寧 629000）

增強高職院校學生檔案管理意識的方法與途徑

曹曉春

（四川職業技術學院教務處，四川 遂寧 629000）

當代高職學生檔案意識薄弱，對檔案的意義作用認識不到位，常常影響到之后的晉職晉級和職位提升。本文通過對高職學生檔案意識的現狀及原因分析，意在揭示高職院校在檔案意識方面普遍存在檔案教育缺失和檔案表現力不足等問題，并從培養學生檔案意識的支撐點、著力點、發散點等五個方面識闡釋了方法和途徑。

高職院校；學生檔案；檔案管理；方法途徑

1 高職院校檔案管理現狀

檔案是人們社會實踐的真實記錄。人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考作用，是個人轉正定級、職稱申報、職務升遷及辦理養老保險等相關證明的重要依據。高校學生檔案是學生在校學習生涯中各種現實表現、學業成績、實踐實訓鍛煉活動的原始資料的客觀記載，是學生擇業就業，以及日后的成長發展的重要依據和憑證。但作為高職院校的學生，最需要解決的突出問題就是就業問題，面向行業企業，尤其大多屬于私營企業，對檔案的要求不高，甚至可有可無，加之高職學生對個人檔案的意義作用認識不到位，理解不深刻，從而導致學生檔案意識薄弱，檔案重視不夠，致使學校畢業生檔案堆積如山，無人問津，總是到了急需時才想起回校尋找檔案。以筆者所處學院為例，根據學校學籍管理部門統計數據顯示，從2003級至2013級共11屆畢業學生檔案近3900份被遺棄或因資料不齊、無法準確投遞等因素而留在學校檔案室里，至今來校辦理檔案提取手續的僅255人次，僅占遺留檔案的0.06%。從近三年2014-2016年來看，2014年移交檔案室遺留檔案282份，41人提取檔案，2015年移交555份，46人提取檔案，2016年移交655份，至今無人提取。分析認為，此類事件發生率逐年增高。通過問卷調查表明，應屆畢業生完全知曉畢業檔案的意義作用及接轉流程的學生比例僅占21%，基本知曉的占73%，完全不知曉的還有6%；認為檔案很重要應該及時跟蹤處置的學生僅占38%，認為作用不大，當前不太需要，而任其流轉，不予過問的學生卻占62%。這種只圖眼前，忽視檔案的現象，如不及時加以遏制，勢必影響到高職學生的就業效果質量，同時，對其未來的發展帶來諸多不必要的麻煩和負面影響。

2 學生檔案意識薄弱原因分析

高職學生之所以出現這種檔案意識和處置情狀，究其原因，一是學生檔案意識薄弱，對檔案的價值意義認識不清楚；二是學生對檔案管理流程不熟悉；三是學生就業主要面向地方中小企業，且大部分學生已在“頂崗實習”階段簽訂就業協議，“實用主義”思想弱化了學生對畢業檔案的跟蹤與處理。除此之外，還存在著以下幾個影響因素：

2.1 檔案自身屬性因素

第一，檔案的屬性是原始性、歷史性和記錄性的統一，它的作用具有一定的局限性和延后性，致使學生，尤其針對擇業就業大多都不需要檔案的高職學生來說，對其感知度不高，利用程度不深。第二，檔案相關管理制度和工作嚴密性決定了查詢和提取學籍檔案都需經過嚴格流程，取得組織或部門的批準后，由相關工作人員才能完成。因為暫時不需要，辦理太繁瑣等因素，導致高職學生對檔案的認識片面，而不予重視。

2.2 檔案教育缺失因素

首先，在高等教育體系特別是職業教育體系中，除檔案管理專業學生涉及相關知識外，基本沒有硬性要求開設檔案管理或相近課程。高職院校檔案管理部門，基本上僅面向利用者，面向學生的檔案教育實際沒有充分開展。其次，學校教育工作者進行入學教育和畢業生教育時，對檔案使用和應用的教育亦很少涉及，對檔案管理的宣傳力度不夠。另外，在平時普法教育中對《檔案法》相關內容的提及也基本屬于空白。學生還沒有從教育和宣傳渠道意識到檔案具備的積極功能和效力。

2.3 學生檔案表現力因素

目前高校學生檔案仍然是由畢業生登記表、成績單、黨團材料、體檢表、獎勵等相關材料組成，其表現內容刻板，評價模式老化，評價內容趨同，不能充分記錄和體現學生學習、生活發展過程。高職教育要求體現的學生職業素養、素質和人格特征不能直觀顯現。這種學生檔案與學生實際表象有差異，導致學生對檔案無興趣，不索取，因為無需求，學生也就對事關自己未來發展的個人檔案認識非常模糊，棄檔不管。

3 培養檔案意識的方法途徑

3.1 找準支撐點，樹立檔案意識

高職學生作為大學生的一員，且作為檔案直接受益者易接受檔案知識。學校應把對學生的檔案意識培養工作列入綜合素質教育系列，指導、督促、完善學生檔案管理制度、檔案教育與宣講計劃，指導相關職能部門做好檔案教育、宣講工作和支持服務工作。逐漸營造全院至上而下的重視檔案和利用檔案的良好氛圍，增強并樹立學生關注檔案、重視檔案的良好意識。

3.2 找準著力點，強化檔案意識

根據《高等學校檔案管理實施辦法》文件精神。高職院校中涉及檔案工作相關機構應首當其充發揮檔案教育功能，面向學生開展多形式的檔案教育。特別是在新生入學教育、畢業生教育、檔案選修課程教育等關鍵時間點，針對不同階段特征，進行階段式、特色化教育。

入學教育，抓住學生檔案意識萌芽時期。在入學教育教師團隊中配備檔案管理人員，編寫、發放學生檔案教育資料，以專題講座形式向新生宣講檔案的效力，通過展示檔案資料讓學生產生客觀認識，通過案例講解讓學生了解辦理檔案手續的工作流程。

專修教育，抓住提升檔案知識的有效時期。一是自主開設選修課或人文訓育課程。如：《檔案法》解讀、《學生檔案的處理及利用》等課程，讓學生掌握基本的檔案知識，認識檔案的功能和魅力，激發重視檔案的興趣和熱情；通過基礎操作教學，激發高職學生動手操作能力。二是利用高職院校內外實踐實訓基地，如學校檔案館、地市檔案館、行業企業單位史料室進行實地教學。學生通過參觀和員工訪談，使其見識到文件的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、提供利用各個環節的工作程序，加大學生對檔案的感性認識。

畢業教育，保障學生檔案交遞的關鍵時期。一是在學生頂崗實習階段和畢業階段重點加入學生檔案知識教育。選拔檔案管理經驗豐富的人員重點訓育學生就業中個人檔案交遞的常識和操守。針對普遍問題和典型事件進行強化輔導，預防大學生“棄檔”現象發生。二是在學生進行建檔、提檔過程中，組織輔導員、系部檔案管理員、教務處學生處檔案管理員組成指導團隊，把檔案提取流程寫進學生《畢業離校須知》，幫助學生順利完成檔案交遞工作。通過多種方法和手段，增強學生的檔案意識和處置能力。

3.3 找準發散點，滲透檔案意識

定期和長期做好檔案宣傳有利于強化學生檔案意識。一是要應把握時機求實效。邀請或承接省、市級檔案部門到學校開展宣傳工作；利用校慶或重大節日組織學生參觀校史陳列館進行講解宣傳等。二是要抓準面向求實效。針對主管部門、輔導員、學生甚至校企合作的行業企業作定向對口宣傳。三是擴展宣傳渠道求實效。移動互聯網對當代社會影響舉足輕重，學生與移動互聯網的關系也十分緊密。通過移動互聯網微博活動、微信活動、Q Q群交流，打造一個時常縈繞學生身邊的宣傳平臺。結合以上要點科學規劃、實施宣傳，將檔案意識從多點滲透到學生群體之中。

3.4 找準興奮點，拓展檔案意識

針對高職學生檔案中刻板式記錄，優化學生檔案中的記錄內容。依據高職院校人才培養質量標準，將高職學生在校期間綜合素質訓育成績等條目科學地記載在檔案中，增加學生檔案興趣點和興奮點。學校檔案管理機構應負責制定滿足以上需求的檔案記錄制度和相關記錄憑證；學生的直接管屬者，如輔導員、頂崗實習管理者、學生社團管理者等應主動參與學生在校活動情況記錄，根據規定及時填寫記錄憑證。

記載內容可分為思德素質、文化素質、藝術素質、心理素質、科學素質、綜合素質等模塊。思德素質模塊可記載理想信念、公民道德、職業規劃等訓育情況和相關證書；文化素質模塊可記載公共技能、審美能力、社交禮儀訓育情況和參加文化比賽證書；藝術素質模塊可記載參加藝體活動、比賽表現情況和獲獎證書；心理素質模塊可記載個性心理、團體心理、情緒調控、職業心理訓育情況；科學素質模塊可記載學生參加職業技能比賽、創新創業比賽等參與和獲獎情況；綜合素質模塊可記載學生參加社團活動、青年志愿者活動、暑期社會實踐等情況和事跡。以上資料經由學院逐層審核蓋章，分階段裝入學生檔案。其資料即可全面反映學生的綜合能力，動態地記錄大學生的成長歷程，使檔案更具個性特征，具有較高的參考價值。通過此種方式，讓學生意識到學生檔案是向社會全方位展示自我能力與素質和具有重大效力的資料，從而增強學生檔案意識，督促建立學生與檔案間的緊密關系。

3.5 找準提升點，更新檔案意識

跟隨全球數字化、網絡化發展進程，加大檔案管理信息化現代化是檔案管理的必然趨勢。近年來，高職院校信息化建設已在高職院校招生、學籍、就業等方面體現出了明顯優勢。高職院校也應當把檔案管理信息化納入“數字校園”建設的范疇。通過建立電子檔案，在檔案管理層面可以實現檔案實時更新、動態管理、信息共享、大數據分析和高效傳遞等功能；在社會層面可以滿足學生檔案實時查驗需求；在學生層面既可以提供便捷、準確的查詢、認證和檔案轉接投遞管理等服務，同時，可實時向學生反饋檔案信息和檔案預警信息，提升學生對自身檔案的知曉度和利用度。

4 結語

高職學生作為高素質高技能專門型勞動者，已經成為當代社會勞動群體中一支生力軍，增強并強化其檔案意識培養，是學生綜合素質培養工作的一項重要內容，對于其長足發展，助推其走得更高更遠將會起到積極而重要的作用，因此，高職院校對學生檔案意識的培養工作不僅不能削弱，還應從各方面得到加強，得到深化，使其體現和發揮它應有的價值和作用。

[1]劉娟.試論信息時代下的高職院校大學生的檔案意識[J].職業教育，2013，（03）.

[2]程英.淺談高校學生檔案意識的培養途徑[J].蘭臺世界，2013，（06）.

[3]劉珺.高職院校檔案管理中的突出問題與對策[J].中國科教創新導刊，2013，（28）.

The Methods and Ways of Cultivating Student s' Archival Consciousness in Higher Vocational Education

CAO Xiaochun

(Sichuan Vocational and Technical College, Suining Sichuan 629000)

The contemporary college students archives consciousness is weak, they do not know the importance of the meaning and function of the archives, which often affects the promotion. This paper analyses the present situation and reasons of vocational students' consciousness of archives, to reveal the problems of vocational college education, and puts forward methods and ways to cultivate students' awareness of archives from five aspects.

Archival Consciousness; Student Profile; Archival Management;Path

G 717

A

1672-2094（2017）04-0140-03

責任編輯：鄧榮華

2017-05-20

曹曉春（1963-），女，四川遂寧人，四川職業技術學院教務處檔案管理副研究館員。研究方向：高校教學檔案管理。