論高校二級學院教學檔案管理模式的優化策略

馮睿琳

[摘要]二級學院教學檔案建設是學校教學質量保障的重要條件。健全二級學院教學檔案管理機制是迎接審核評估、健全教學質量保障體系、提高教學質量的重要環節。本文在分析二級學院教學檔案存在問題的基礎上，從制度建設、人才培養、工作規范等方面積極探討教學檔案管理模式的優化策略。

[關鍵詞]二級學院 教學檔案 管理 優化

[中圖分類號]G431 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）24-0122-02

教學檔案是指在教學過程中形成的，具有保存價值的文字材料、教學文件、影像等教學資料的總稱。二級學院是學校開展本科教學的基礎單位。完善二級學院教學檔案工作是迎接審核評估、健全教學質量保障體系、提高教學質量的重要環節，是“本科教學評估的基礎和依據”。本文在分析二級學院教學檔案存在問題的基礎上，從制度建設、人才培養、工作規范等方面積極探討教學檔案管理模式的優化策略。

一、二級學院教學檔案的重要作用

（一）研究教學檔案是提高二級學院專業建設水平的必經之路

教學檔案是二級學院歷史發展的物質載體。教學檔案產生于二級學院成立、發展、提升的全過程，貫穿于二級學院理論教學、實驗教學、實習、見習、畢業論文等教育教學過程的全部方面。可以說，二級學院教學檔案承載二級學院歷史發展的具體呈現，是二級學院教學發展的歷史見證。因此，對于二級學院檔案的研究能夠具體勾勒二級學院教學發展的歷史脈絡，有效總結二級學院教學發展的經驗教訓，從而為二級學院專業建設水平奠定基礎。

（二）研究教學檔案是提高二級學院教學管理水平的重要路徑

教學檔案記錄二級學院教學過程中的優秀榜樣人物，總結二級學院教學歷程中行之有效管理經驗，反映二級學院教學管理的價值取向。通過研究二級學院教學檔案，能夠承上啟下，有效學習二級學院教學管理的歷史經驗，方能實事求是，開拓創新，探索出適合于二級學院教學管理發展的有效路徑；能夠激勵教學，通過學習先進人物的教學事跡，凝聚人心，明確導向，激勵專任教師和教學管理人員將更多地精力投入教學，提高教學管理水平。

（三）教學檔案是學校和二級學院審核評估工作的重要基礎

教學檔案是學校和二級學院審核評估的重要工作。學校審核評估的教學資料都需要從二級學院教學檔案中凝煉而來，都需要由二級學院教學檔案提供支撐，例如教師分學期課表、教師年度工作量、畢業論文題目、學生基本信息、實習基本情況等數據。學校在此基礎上進行匯總，才能夠形成具體有效的評估材料。在審核評估工作中，二級學院院長自評匯報所依據的原始材料就是教學檔案。專家組進校考察本科教學水平，最為直觀的手段是查閱教學檔案，例如抽查試題試卷和課程作業，調閱畢業論文、實習報告和實驗報告，審查教案、教學進度表、聽課記錄表等。通過以上方式，專家組能夠較為全面地把握二級學院的教學管理水平，較為科學地評價二級學院的本科教學質量。

二、二級學院教學檔案管理模式存在的三大問題

（一）領導重視程度不夠，檔案意識薄弱

二級學院領導對教學檔案普遍不夠重視，缺乏應有的檔案意識。二級學院領導在教學方面側重于教學任務安排，畢業論文選題和指導、實踐實習教學工作安排、期末考試安排、教學改革項目立項和教材項目立項等常規工作，將其視為教學工作的核心工作，對教學檔案工作往往處于“說起來很重要，做起來不重要”的尷尬地位。相應而言，普通教師除了在教學進度表、考試試卷和畢業論文方面比較重視，在教案、實習指導書、實驗報告等方面往往敷衍了事。

（二）管理人員變動較快，業務能力較弱

二級學院的教學檔案主要有教學秘書直接管理。遺憾的是，一方面，二級學院教學秘書處理的日常事務繁多，包括排課、實習、試卷、四六級、計算機考試等方面，難以留出專門的時間進行檔案整理。另一方面，部分二級學院的教學秘書以兼職為主，這就導致教學秘書流動較為頻繁，對檔案管理工作難以形成規范化認識，缺乏教學檔案管理的專業素養和能力，教學檔案管理人員知識結構單一，對教學檔案基本分類和歸檔范圍不夠清晰，導致教學檔案內容不齊全，教學檔案建檔順序錯誤，教學檔案保管期限較為模糊。

（三）教學檔案分類粗略，管理規范程度不夠

教學檔案內容豐富，涉及面較廣。二級學院進行教學檔案的收集、整理、編目、立卷等過程中，往往出現一些失誤，導致教學檔案的分類混亂，教學檔案資料歸檔資料不高，未形成完整體系。并且，部分教學資料（例如教案、說課稿）未整理歸檔，部分教師參會、培訓或進修缺乏總結材料，部分實驗室面對學生開放，但缺乏實質性的統計分析等量化材料。并且，部分歸檔的教學資料不夠規范，部分教學資料用鉛筆記錄，時間較長則字跡模糊；會議簽名未簽全名，會議時間未寫到年度；留存的二級學院文件未加蓋公章，留存的二級學院規章制度學院負責人未簽字。

三、優化二級學院教學檔案管理模式的三大策略

（一）重視宣傳教育，健全檔案制度

二級學院教學檔案是二級學院教學工作全過程的重要文本資料，是衡量二級學院教學管理水平、教學建設資料的重要憑證。我們要采用多種宣傳途徑，宣傳《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》等文件規定，提高二級學院領導和教師的檔案意識，認識到教學檔案在教學質量保障建設中的重要作用，重視教學資料的日常積累，將教學歸檔工作與日常教學工作緊密結合，避免出現被動式整理的情況。建章立制，實行教學資料定期歸檔制度。根據《高等學校檔案部門業務建設規范》，要求做到“三納入”“四同步”，即“納入學校計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作”。相應的，在教學檔案工作中，我們應將教學檔案管理納入教學工作整體規劃，納入教學管理制度，納入教學管理人員職責范圍。我們應做到布置教學工作與布置教學檔案工作同步，檢查教學工作與檢查教學檔案積累、歸檔工作同步，總結教學工作與總結教學檔案工作同步，驗收、評審教學工作與驗收教學檔案工作同步。

學校成立教學檔案考評領導小組，推行教學檔案任務目標責任制，將教學歸檔任務層層落實，責任到人；推行教學檔案定期檢查制度，學校每學期對教學檔案進行全面檢查，發現問題及時督查和整改；推行教學檔案情況通報制度，健全激勵機制，對二級學院教學檔案工作開展不力的，要適當進行批判和通報；對二級學院教學檔案工作開展情況較好的，相應進行表彰；依據目標完成情況，每學年評比教學檔案管理先進個人。

（二）優化隊伍結構，提升業務能力

建設一支數量充足、素質較高、結構合理的教學檔案管理隊伍，是做好教學檔案工作的重要保障。換言之，二級學院教學檔案工作質量，歸根結底取決于教學檔案隊伍建設情況。因此，我們要高度重視教學檔案隊伍建設工作，給予一定政策支持，“打破長期以來的‘干好干壞一個樣的局面，科學制定崗位職責規范和目標責任制”，確保教學秘書隊伍的穩定性，調動教學秘書隊伍工作的積極性、主動性和自覺性。學校加強業務培訓，采取多種形式多種渠道的教學檔案管理人員崗位培訓，提高教學秘書的業務能力和職業素養，促使他們牢固樹立教學檔案管理意識，掌握教學檔案管理的新理念、新技能、新方法，有效提高教學檔案的管理水平。

（三）健全分類方法，規范管理機制

教學檔案分類是教學檔案管理工作的前提，教學工作是本科教學的中心工作，教學資料是教學工作的重要載體，形式多樣，內容豐富。二級學院教學檔案管理人員即無可能，也無必要將所有教學材料納入教學檔案。依據教學任務和教學實踐需要，二級學院教學檔案可以分為九大類：文件類、學籍類、教務類、考務類、實習類、實驗類、畢業論文類、教材類、調研類。

1.文件類包括上級部門下達的教學類文件、二級學院相關專業的培養方案、二級學院制定的教學管理和規章制度、二級學院教學工作會議記錄、二級學院教學經費申請和批復材料、二級學院教學工作總結、教學建設類，包括專業建設發展規劃、專業定位、人才培養特色、專業定位等方面等。

2.學籍類包括學生花名冊、學生成績單、學生參加各類比賽的獲獎情況、學籍處理情況、學生違紀處分情況等。

3.教務類包括教學任務書、教學課表、教學大綱、教案、教學計劃調整申請表、調課申請表、教師工作量等。

4.考務類包括期末考試試卷、平時成績冊、試卷交接登記表、期末考試統計直方圖和質量分析表；四六級成績單、計算機等級考試成績黨、課程試題庫、考試違紀作弊學生處理相關材料。

5.實習類包括實習的計劃安排、實習基地的相關情況、實習計劃、實習報告、實習考核；專業見習的計劃、報告和考核等。

6.實驗類包括實驗教學課程大綱、實驗教學計劃、實驗教學登記表、實驗室開放基本情況、實驗儀器設備利用情況等。

7.畢業論文類包括畢業論文（設計）的選題材料、審核材料、評閱材料、答辯材料、畢業論文（設計）原件、優秀畢業論文（設計）申報材料。

8.教材類包括教材使用申報表、教材建設規劃材料、教師使用優秀教材所占比例，教師編寫、出版教材的比例。

9.調研類包括教改項目的立項和結題材料、教材項目的立項和結題材料、教研室活動記錄本、教師聽課記錄本、教學座談會和學生座談會記錄、課程建設情況、教師教學培訓情況、教師發表教學研究論文匯總、教學獎勵情況匯總等。

以上九大類教學管理檔案資料基本涵蓋教學運行全過程，相互聯系、相互支撐，形成內容豐富、條例清晰的教學檔案體系。

在教學檔案科學分類的基礎上，我們還應重視教學檔案收集標準和管理規范。教學檔案以原件為主，格式規范、時間準確、內容完整。手寫記錄字跡工整、圖片材料清晰明確，以便于長期保存。教學文件材料保持內在邏輯統一性，保持原始性和完整性，做到留痕跡。例如，在討論專業培養計劃時，應當有討論的會議記錄和思路總結。教學文件整理應當以大類為主，以時間先后順序為原則進行排序。教學檔案應當專人負責，放置在指定的區域，確保防火、防潮、防蟲、防盜。

【參考文獻】

[1]張予宏.本科教學評估與高校教學檔案建設[J].鄭州大學學報（哲學社會科學版），2006（04）.

[2]曹鳳瑛.談高校檔案現代化管理與服務教學功能構建[J].中國大學教學，2007（04）.

責任編輯：張麗