對干部人事檔案管理工作的思考

姚琴

對干部人事檔案管理工作的思考

姚琴

準確、齊全、完整的干部人事檔案,全面地記載著一個人的經歷、政治思想、實踐能力等信息,是反映干部綜合素質的最重要依據。管好用好檔案，對人才資源開發起著重要作用。閬中市人社局對當前干部人事檔案管理工作進行了分析，力求總結經驗，發現問題，并提出了針對性的解決辦法。

一、干部人事檔案管理工作的主要做法

專人負責。市人社局確定了一名副局長分管干部人事檔案工作，人才交流中心主任管理流動人員檔案，并落實專人負責檔案資料的日常管理，層層落實了責任。

加大投入。做到了檔案庫房、閱覽室和辦公室“三室”分開，干部人事檔案、流動人員檔案分室存放，更新添置了干部檔案管理專用電腦等設備。

制度完備。建立完善了干部人事檔案管理工作臺賬和八項管理制度，并嚴格按照檔案接收、轉遞等流程執行，做到“入有來源、出有去向，查有記錄”。

二、干部人事檔案管理工作存在的問題

干部檔案分類、整理標準不一，傳統的手工整理方式存在很多弊端。

以前檔案材料使用16開規格的辦公用紙，現應嚴格按照新規定，統一更換為A4型檔案盒。這就需要花大量的時間對每一份檔案的每一頁加工處理，瑣碎繁雜，耗時費力。加之檔案目錄大多是手工抄寫，勞動強度大、重復性強、效率低。

歸檔材料審核鑒別力度不夠，影響檔案的完整性、真實性和準確性。

多年來，干部人事檔案在收集時沒有把好材料審核關，導致檔案中存在一些問題，如材料不齊全，部分檔案中反映干部基本情況的材料有空缺；內容記載不準確、不統一、不真實，特別是干部的“三齡一歷”填寫隨意性大，姓名、出生日期前后不一致；填寫不規范等。

檔案管理和利用的方式存在局限性?，F行檔案管理部門的工作方式比較落后，過分注重紙質檔案，容易忽略與之配套的電子檔案；計算機和現代網絡信息技術的應用比較滯后，導致工作效率較低；檔案管理工作者的素質不適應新時期的工作要求，資料檢索、調閱檔案等仍是手工操作。

三、加強干部人事檔案規范化現代化管理

嚴格收集鑒別是做好干部人事檔案管理工作的關健。收集工作是干部檔案工作的重點和關鍵環節，直接決定著干部檔案的質量。檔案材料收集歸檔工作要遵循真實、全面、及時、規范的原則，把好兩個關口。首先是從源頭把好“入口關”，在接收檔案材料時，要嚴格審核，確保真實準確。重點審核歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內容真實、填寫規范、手續完備。其次是日常工作把好“更新關”。要與有關單位、部門做好溝通協調工作，建立干部人事檔案材料收集歸檔機制，對負有提供資料責任的部門和人員作出歸檔內容和時限的要求，做到收集整理經常化，不拖延、不積壓，確保檔案材料完備，與實際情況同步。

健全規章制度是做好干部人事檔案管理工作的保障。干部人事檔案管理部門要加強制度建設，制定科學嚴密的規范標準，使管理工作的每個步驟都有章可循、有據可依。應建立健全干部檔案查（借）閱、收集、鑒別歸檔、檢查核對、保管保密、管理人員職責、轉遞等八項制度，把責任落實到每個環節、每個崗位、每個人員。通過制度規范日常管理工作，堅決做到審核不合格的檔案不接收、材料不符合要求的不歸檔，嚴防丟失檔案材料、嚴防涂改造假、嚴防失密泄密，保證優質服務，不斷提高工作質量和水平。對干部人事檔案管理中存在的違法、瀆職事件依法追究責任并進行處罰。

加快干部人事檔案信息化管理步伐。盡可能運用當代科技新成果和管理新手段，提高干部人事檔案工作的效率和水平，盡快實現人事檔案信息化管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術，建立起完善的干部人事檔案數據庫系統，實現檔案紙質與電子雙套式管理，根據需要通過計算機查閱有關內容。在注重保密的前提下，利用信息化技術，實現全面、動態化的管理。

總之，加強干部人事檔案的管理是一項長期、復雜而重要的基礎性工作，要充分發揮其重要作用，客觀真實地反映干部的真實面貌，為客觀評價、公正地使用、合理地挖掘人才提供第一手資料。同時，干部人事檔案管理不但要從制度上更新，還要從觀念上業務管理上更新，根據社會發展的總體趨勢采取有效措施，積極探索干部檔案現代管理模式，更好地為干部人事工作服務。

（作者單位：閬中市人力資源和社會保障局）