在OA系統上進行審批簽章的法律效力

【摘要】OA系統通過實現數字化辦公，優化企業的管理組織結構，在工作審批、公文管理、系統集成等方面提高了企業的辦公效率。然而，企業對于在OA系統上進行工作審批電子簽章的法律效力、工作審批行為的法律效力及其相應文件資料作為證據的證明力問題等事宜仍存有疑慮。

【關鍵詞】OA系統；法律效力；電子簽章；證明力

一、引言

目前中國相當比例的企業采用了現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式——辦公自動化系統，即常說的“OA系統”，英文全稱為“Office Automation System”。OA系統通過實現辦公自動化，或者說實現數字化辦公，優化現有的管理組織結構，調整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協同辦公能力，強化決策的一致性，最后實現提高決策效能的目的。企業在OA系統上進行辦公，包括：工作審批、協同工作、公文管理、溝通工具、文檔管理、信息中心、系統集成等。然而，企業管理層對于在OA系統上進行工作審批電子簽章的法律效力、工作審批行為的法律效力及其相應文件資料作為證據的證明力問題等事宜仍存有疑慮。

二、在OA系統上進行工作審批簽章的法律效力問題。

根據《電子簽名法》第二條、第十三條、第十四條的規定，電子簽名是指數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據；企業在OA系統上進行工作審批的電子簽章同時符合下列條件的，視為可靠的電子簽名：1、電子簽名制作數據用于電子簽名時，屬于電子簽名人專有；2、簽署時電子簽名制作數據僅由電子簽名人控制；3、簽署后對電子簽名的任何改動能夠被發現；4、簽署后對數據電文內容和形式的任何改動能夠被發現。

但是，下列事項所涉及的文書不得適用于電子簽名：1、涉及婚姻、收養、繼承等具有人身關系的文書；2、涉及土地、房屋等不動產權益轉讓的文書；3、涉及停止供水、供熱、供氣、供電等公用事業服務的文書；4、法律、行政法規規定的其他不適用電子文書的情形。

若企業在OA系統上的簽章符合上述可靠電子簽名條件的，企業利用電子簽章進行工作審批的文件資料與手寫簽名或者蓋章的文件資料具有同等的法律效力，對于企業內部或者外部都具有同等的法律效力。若企業在OA系統上的簽章不符合可靠電子簽名的條件時，對于企業內部而言，依據企業的規章制度或者企業審簽人員的權限和職責，企業或企業簽人員的電子簽章仍可對企業內部產生約束力；對于企業外部而言，根據現行相關法律法規的規定，企業或企業審簽人員的電子簽章則可能因其不符合可靠的電子簽名條件而不被認可，在法律上存在瑕疵，無法與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。

三、在OA系統上進行工作審批行為的法律效力問題

企業規章制度和章程的制定是企業的一種內部“立法”行為，這是法律賦予企業的一項重大權利，企業在不違背法律法規強制性規定的前提下，可以自行制定企業的工作審批制度。企業可以通過制定或修改企業章程、規章制度的方式，將OA系統的使用以及在OA系統上進行相關事項的審批作為企業的規章制度，在實際工作開展過程中予以應用，但是企業規章制度和章程的內容、制定程序、公示程序等必須符合法律法規的規定。

企業按照企業章程、規章制度確定的工作審批制度，在OA系統上進行工作審批的，該審批行為對企業內部產生約束力。但是，在OA上進行審批的事項范圍以及各自的審批權限不得違背法律法規以及企業章程對于企業各組織機構、權利人的職權范圍和議事程序的規定。

然而，如果企業OA系統的使用尚未在企業章程或規章制度中予以明確、合法化的，則企業在OA系統上進行相關事項的審批，可能因與企業現有章程、規章制度規定的議事規則、審批程序、審批權限等不符，從而導致審批結果違法甚至無效的可能。

四、在OA系統上簽章的文件資料作為證據的證明力問題

我國《民事訴訟法》中未將電子證據作為獨立的證據種類，而根據電子證據的特征，OA系統中形成的文件資料作為電子證據在實踐中的主流觀點被認為是書證的范疇。根據《民事訴訟法》第七十條的規定，書證應當提交原件。同時，根據我國法律傳統的證據原件的定義，OA系統中文件資料的打印件屬于復制件。在實踐中，對于證據的認定，證據材料為復制件的，在訴訟中一般不得單獨作為認定事實的根據。企業在OA系統上進行審批簽章形成的文件資料屬于書證的范疇，并且，該文件資料的打印件屬于復制件。因此，企業使用電子簽章形成的文件資料作為證據時可能被歸類為復印件范疇的書證，不得作為認定事實的根據。

但是，根據《電子簽名法》第五條的規定，企業在OA系統上進行審批簽章形成的文件資料符合下列條件，視為滿足法律、法規規定的原件形式要求：1、能夠有效地表現所載內容并可供隨時調取查用；2、能夠可靠地保證自最終形成時起，內容保持完整、未被更改。因此，若企業審簽人員使用電子簽章的文件資料滿足上述條件時，可被視為原件范疇的書證，在訴訟中可作為認定事實的證據。

除此之外，根據最高人民法院《關于民事訴訟證據規則的若干規定》第七十七條第二款的規定，物證、檔案、鑒定結論、勘驗筆錄或者經過公證、登記的書證，其證明力一般大于其他書證、視聽資料和證人證言；最高人民法院《關于行政訴訟證據若干問題的規定》第六十四條的規定“以有形載體固定或者顯示的電子數據交換、電子郵件以及其他數據資料，其制作情況和真實性經對方當事人確認，或者以公證等其他有效方式予以證明的，與原件具有同等的證明效力。”因此，作為書證范疇的數據電文，除應盡量符合上述關于原件形式的要求外，企業還可通過公證機關取證，并制作公證文書，或者申請法院進行證據保全，有利于法官對證據的真實性審查，增強證據的證明力。

五、結論

企業在OA系統上進行審批簽章時，若符合相關的法律規定，可被視為可靠的電子簽名，使用電子簽章形成的文件資料與與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力；若不符合可靠的電子簽名的條件的，使用電子簽章形成的文件資料法律效力存在瑕疵。企業在OA系統上進行工作審批的，如果企業章程、規章制度等確定了使用OA系統進行工作審批的相關制度，則律師認為該審批行為對企業內部產生約束力。但是，如果企業OA系統的使用尚未在企業章程或規章制度中予以明確、合法化的，則企業在OA系統上進行相關事項的審批，可能因與企業現有章程、規章制度規定的議事規則、審批程序、審批權限等不符，從而導致審批結果違法甚至無效的可能。貴公司在OA系統上進行審批簽章形成的文件資料，作為證據時，滿足相關的法律規定，被視為原件形式的書證，在訴訟中可作為認定事實的證據，反之，該證據則可能被認定為復制件，無法作為認定事實的根據。

鑒于企業的辦公人員長期使用OA系統進行數字化辦公，企業可制定關于OA系統相關的規章制度，或者將OA系統的使用納入企業的企業章程中，使其成為一套有效、便捷、高效、合法的管理程序模式，優化企業現有的組織管理結構，同時確保OA審批的效力。

【作者簡介】

楊強達（1991—），男，漢族，福建南安人，中共黨員，四川大學法學院2014級法律碩士（非法學）。