淺談物業檔案管理問題及對策

向小玲

(四川建筑職業技術建筑學院 四川 德陽 618000)

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淺談物業檔案管理問題及對策

向小玲

(四川建筑職業技術建筑學院 四川 德陽 618000)

隨著物業管理技術的不斷進步，人們消費觀念的不斷深化，要求物業服務企業增強核心競爭力。在內部管理機制建設上，檔案管理對于提高服務質量發揮著至關重要的作用。本文對于現存的檔案管理問題進行了分析研判，并提出了相應的解決辦法。

物業服務；檔案管理

物業管理檔案資料涉及到基建檔案資料、業主檔案資料、日常檔案資料等內容。在物業服務的過程中，物業檔案是物業管理生產經營必須具備的基礎性資料，更是物業管理企業長遠發展、掌握市場主動必不可少的參考依據，對其自身的長遠發展有著及其重要的意義。但是在檔案存儲、檔案管理等方面還是存在諸多問題，如何做到合理管理、發揮自身價值，提升物業管理水平，使得物業管理持續發展已經變得非常必要。

一、當前物業檔案管理存在的問題

(一)物業檔案管理人員專業素質不高

當前狀況下，大多物業管理企業并沒有配備專業的物業檔案管理人員，都是由前臺或者客服人員進行管理，情況稍微好一點的則是將各類檔案交給項目的兼職檔案管理人員進行管理，但這些人員因為沒有進行過專業的檔案管理培訓課程，所以他們在進行物業檔案管理時并沒有較高的專業素質。

(二)物業檔案材料缺失情況較為嚴重

物業檔案許多都是成套進行交接的，其中包括各項設施設備的買賣合同，產品合格證書，產品使用說明書，保修協議等，都屬于成套檔案資料。但目前物業檔案管理的情況則是要么各項設施設備買賣合同與保修協議分離，要么是部分資料完全找不到了，檔案資料缺失情況較為嚴重。

(三)物業檔案管理不夠規范、責任不清

物業檔案管理在進行管理的過程中沒有完善的檔案管理制度來進行規范的檔案資料整理及存檔工作，甚至有些檔案資料在未進行分類、排序就直接進行了存檔工作，存檔不規范。物業檔案在形成的過程中，有需要進行檔案資料傳遞的時候，而在傳遞的過程中，有時會不小心造成部分資料缺失，但因為沒有相應的責任人，導致物業檔案材料缺失責任不清，找回或補缺工作難以進行。并且物業檔案在進行管理的時候還存在借閱過程，而在借閱時因為沒有專業人員進行登記過程，所以在借閱或歸還傳遞過程時也容易造成物業檔案材料有所缺失，而缺失責任也無法確定。

二、物業檔案管理問題原因分析

對于物業管理所存在的問題，進行相應的原因分析，主要則是物業管理企業對檔案管理缺乏重視，未配備專業的物業檔案管理人員進行物業檔案管理工作；物業檔案管理人員在專業素質方面參差不齊；物業檔案管理工作的規范性還不強，管理人員職能不明確；物業企業管理人員檔案管理意識比較差,物業檔案管理水平比較滯后；物業檔案還沒有明確管理標準及歸檔范圍，檔案管理責任不清等原因。

(一)企業對檔案管理缺乏重視

目前，物業管理發展趨勢越來越好，因此物業管理企業對其工作中的客服崗位，管理崗位，工程崗位，環境崗位的人員配備及設施設備的配備都較為齊全、完整。但是由于缺乏對物業檔案管理的認識及缺少對其重視程度，物業管理在管理過程中并沒有為物業檔案管理工作配備相關專業的管理人員及其相應的物業檔案管理所需的設施設備等，這樣便導致物業檔案在管理的過程中得不到較為專業妥善的管理及存放。

(二)物業檔案管理人員專業素質參差不齊

由于物業管理企業并沒有為物業檔案管理工作配備專業的檔案管理人員，一般是由客服人員來進行代為管理，或者稍微好一點的做法也只是讓物業項目相應的管理人員做物業檔案的兼職檔案員，但是這些客服人員并沒有受過專業的物業檔案管理培訓課程，專業素質參差不齊，在進行物業檔案管理時的能力也參差不齊，并沒有專業的物業檔案管理能力，所以在進行檔案管理工作得不到理想的效果。

(三)物業檔案管理工作規范性不強，職能不明確

物業檔案的細分主要有業主檔案資料，工程基建檔案資料，秩序維護日常檔案資料，環境清潔衛生日常檔案資料以及綜合管理檔案資料。而這些檔案資料大多是由客服人員或各部門人員進行各自管理，沒有專門的檔案室用來進行統一管理存放，各部門都存放著部分物業檔案，導致物業檔案在使用或借閱的過程中丟失或部分缺失，但也無法糾察丟失檔案及其相關責任人員。

(四)物業企業管理人員檔案管理意識較差

物業管理企業的管理人員對物業檔案管理意識較差，在選擇任用物業檔案管理人員時，未組織其進行專業的物業檔案管理培訓，并且沒有明確規定檔案管理專業人員，不知道如何將物業檔案進行整理歸檔，也無法確定檔案資料的重要程度，導致在物業檔案的存放雜亂無章，而物業檔案管理因其管理水平滯后，也得不到良好的發展。

(五)物業檔案還沒有明確管理標準及歸檔范圍

物業管理就目前來說，管理內容大致可以分為客戶服務，工程管理，秩序維護，綜合管理，環境管理五個部分，而相應的物業檔案也大致這樣進行分門別類，并沒有進行詳細的區分處理，導致檔案并沒有明確劃分屬性，在進行查找使用時費時費力。并且由于沒有明確規定物業檔案的歸檔范圍，不清楚哪些檔案資料該存檔，哪些檔案資料可以不進行存檔處理，這便使得有些物業管理企業的物業檔案資料存放堆積如山，卻又價值不明，無法區分。

三、解決物業檔案管理工作中存在問題的對策

從以上提出的物業檔案管理所存在的問題及其原因分析中，可以看出物業管理企業要想使得物業檔案管理工作顯現效果就必須要從上至下加強物業檔案管理意識；并且要加強物業檔案管理相關人員的責任意識，使其對自己所做的檔案管理工作負責；需要完善物業檔案的管理制度；規范物業檔案管理的工作程序；明確物業檔案的歸檔范圍。

(一)從上至下加強物業檔案管理意識

首先，物業管理企業中的管理層需要對物業檔案管理重視起來，安排專業的物業檔案管理人員對相關檔案資料進行專業的整理存放，并且需配備相應的物業檔案管理所需的設施器具，使得物業檔案得到更加妥善的管理、保存。而后，為企業各項目及部門普及物業檔案的重要性及物業檔案管理的工作要求，讓物業企業所有人員保有對物業檔案管理的意識，使得大家重視物業檔案并且支持物業檔案管理工作，配合物業檔案管理人員工作，為物業檔案管理的發展打好基礎。

(二)加強物業檔案管理人員的責任意識

無論做什么工作，工作責任意識非常重要，因為它直接決定了工作效果。當然，物業檔案管理工作更需要檔案管理人員具有足夠的責任意識進行這項工作。物業檔案管理工作一旦開始則是一項持久度很高的工作，在工作過程中需要加強其管理人員責任意識，使其具有十足的耐心，恒心和責任心，來把物業檔案整理有序，存放整齊，便于查找、利用，實現其檔案自身的價值性。

(三)完善檔案管理制度、規范檔案管理工作程序

物業檔案的管理需要一套完整的、有條理的檔案管理制度來進行科學規范的檔案管理工作，使其能持續發展，而要形成這套檔案管理制度，也需要根據物業管理企業自身情況進行制定，并且需要在物業檔案管理工作過程中進行不斷的改進，才能得到一套適合物業企業更好發展完備檔案管理制度，從而使物業檔案管理可以不斷進步，得到良好的發展。

在進行物業檔案管理工作時，應該由專門的人員進行統一指導和監督，建立起一個相對一致的物業檔案管理工作程序，使各種類型的物業檔案資料得到相對科學統一的管理模式。建立物業檔案網絡共享程序，使得各部門可以實現物業檔案信息共享，更有效地實現物業檔案管理規范化、信息化，科學化。

(四)明確歸檔范圍，方便查找使用

要使得所存檔的物業檔案資料是有價值有效用的，并且具有專業價值，就需要明確物業檔案的歸檔范圍，明確哪些物業檔案資料有存檔價值，哪些沒有存檔價值，避免物業檔案堆積現象；明確哪些物業檔案為重要檔案資料，存放年限為永久，哪些為暫用資料，過了其存放年限則可進行銷毀，這樣可以更好地區分物業檔案的保存價值。而明確了歸檔范圍，也使得物業檔案的管理工作可以更為清晰地進行，在使用查找物業檔案資料時也更為快捷方便。

四、總結

通過以上對當前物業檔案管理中所存在問題及其原因分析，并且針對其存在的問題提出了相應的對策，我們更能深刻體會到物業檔案管理在物業管理過程中不可缺少的作用及其重要性。做好物業檔案管理工作需要物業管理企業從上至下地對物業檔案管理重視和關注起來，管理層人員應制定物業檔案管理的統一科學的管理制度，直接檔案管理人員更需要耐心仔細負責地進行物業檔案管理工作，而其他物業服務人員則應該盡力配合支持物業檔案管理工作，只有當物業管理企業所有人員對物業檔案管理重視起來，使得物業檔案管理和物業管理共同發展，不再處于滯后狀態，物業檔案管理才能得到更好的發展，而物業管理也會更好更有效地運行。

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