事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合研究

(長沙市道路運輸管理處 湖南 長沙 410000)

事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合研究

朱波

(長沙市道路運輸管理處湖南長沙410000)

事業單位辦公系統自動化需要在互聯網技術應用的基礎上實現，可進一步推動事業單位間實現無縫化的信息交流。經過長期發展與實踐，我國事業單位辦公系統與智能檔案管理已經取得顯著的成就，在實現人工管理與智能管理相融合的同時，建立了多元化系統資源整合體系。本文主要結合現代事業單位辦公系統與智能檔案管理的實際，對現代事業單位的系統升級與發展進行研究。

事業單位；辦公系統自動化；智能檔案管理

一、引言

傳統的事業單位辦公系統具有效率低、工作量大、錯誤率高等現象，難以從根本上實現信息的共享和工作的協同。現階段事業單位辦公自動化逐步形成，工作人員可通過信息技術和互聯網技術實現對數據的有效采集和處理，以改善傳統事業單位辦公系統所造成的現象。檔案管理是一項與事業單位信息技術相關的工作，故將事業單位辦公體系與檔案管理結合起來，不僅有利于提升事業單位辦公的核心效率，還有利于達到經濟管理系統逐步優化和發展的目的。

二、事業單位辦公系統與智能檔案管理的整合的原則

(一)規范性

事業單位辦公系統的數據存儲格式、結構類型、加工算法等與智能檔案管理系統存在較大差異，在一定程度上阻礙了信息的轉換和交流，故在對事業單位辦公系統和智能檔案進行整合前，應對二者的格式標準、數據算法、數據庫等方面進行統一，且確保不同部門間采取的操作規范相同，這樣才能實現信息的有效交流。

(二)信息安全性

對于辦公系統和智能檔案管理系統來說，信息的搜集、整理、分析和處理等工作是實現共享的前提，且在這一系列工作環節中，應對信息進行保密分級，只有確保在保密級別范圍實現信息流轉，才能在信息交流、共享和運用中做到信息的條理化。

(三)簡便性

事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的目的在于實現信息資源的共享，以達到增強事業單位競爭力、提升工作效率的目的。因此，二者應以操作簡便性為前提，簡化應用程序和整合步驟，以確保操作簡單明了、易于掌握。

三、事業單位辦公系統與智能檔案管理整合所面臨的問題

(一)系統綜合利用率低

目前，新型檔案管理系統的應用，增強了事業單位檔案信息應用于檔案調動的靈活性，但從實際應用情祝來看，我國事業單位自動化檔案管理系統的綜合化應用率較低，檔案管理問題已成為事業單位辦公系統中較為突出的問題，比如區域人力資源檔案管理中大量的人員檔案，無法實現人才檔案全面性、智能化管理，但辦公系統內部資料完善程度較低，雙向應用的事業單位辦公形式，反而降低了事業單位的實際工作效率，對事業單位的實際辦公造成了阻礙。

(二)系統信息管理水平低

目前，我國事業單位實施智能系統過程中，存在事業單位系統信息整合的管理水平較低、部分事業單位員工工作意識較低，泄露事業單位工作內容等問題，對我國事業單位工作的開展造成了巨大影響。另外，區域人力資源檔案管理的完整性差，再加上智能化系統完善性較低，使現代事業單位檔案信息存在泄漏的隱患，對我國事業單位工作的進一步開展帶來了較大的發展安全風險。

(三)資源應用區域性限制

事業單位是國家經濟發展的主要管理平臺，實施事業單位辦公系統與智能檔案管理之間的聯系密切性較高，但從事業單位的實際工作情祝來看，事業單位辦公系統與智能檔案管理的應用常受到事業單位管理范圍的限制，各個領域發展中經濟、人員資源檔案中，存在檔案系統對接不完善等問題，無法滿足跨地的檔案應用需求，大大降低了智能化系統信息的綜合應用率，無法發揮事業單位辦公系統與智能檔案管理整合的優勢。

四、事業單位辦公系統和智能檔案管理的整合途徑

(一)加強事業單位辦公系統相關信息的有效對接

針對現代事業單位工作結構全面性改革，提出事業單位辦公系統與智能檔案管理系統全面升級，做好資源整合與數據系統的確立。一方面，實現系統資源整合結構逐步優化，完善新型辦公系統與檔案系統的對接，保障事業單位辦公系統間的信息相互協調。比如檔案管理系統實施區域性規劃，保障事業單位中黨辦、行政等部門信息系統間信息的相互溝通，提高事業單位新型辦公數據資源管理水平。另一方面現代系統資源管理結構逐步優化，發揮智能辦公系統在社會經濟發展中的作用，做好傳統、檔案管理數據資源與新系統之間的信息對接，從而推進現代資源管理結構發揮主要作用。

(二)推動事業單位工作管理的智能化發展

實現事業單位工作系統與智能系統資源的整合，不僅要實現現代事業單位系統應用內部管理資料的合理對接，同時也要完善事業單位工作管理機制。比如開展事業單位檔案管理智能化系統在事業單位全面性推廣，確保事業單位多種檔案資源能夠通過網路平臺進行檔案信息的查詢；全面建立事業單位內部信息管理結構檔案智能化應用系統，比如某事業單位工作系統中推廣智能化檔案管理系統，形成區域內檔案管理層次性管理結構，逐步實現事業單位內部智能化檔案管理系統的全面升級。

另一方面，結合事業單位智能檔案管理系統的優勢，對事業單位工作系統管理制度進行逐步優化，實施線上線下事業單位管理制度。比如某單位在事業單位網站上，進行區域事業單位檔案管理實際情況公開，充分發揮社會大眾監督管理作用，實現事業單位辦檔案管理效率的提升。

(三)實現智能化系統的信息融合

事業單位信息資源整合能力的發揮，需要借助現代網絡新平臺，發揮智能系統在信息資源整合中的作用，突破事業單位各個部門間的差異，建立其與事業單位之間的共用數據庫，為我國現代事業單位辦公系統的拓展、優化提供更大的發展空間。比如我國某事業單位為了實現自動化辦公系統與檔案信息的整合，對區域資源檔案管理實施智能化系統控制，建立事業單位區域檔案完善管理體系。另外，將多元的檔案管理系統與事業單位智能化辦公系統相對接，進一步實現事業單位檔案信息、辦公信息的資源整合，形成區域共用辦公數據庫，為當地事業單位辦公工作的開展提供了全面的檔案信息管理資源，提高事業單位的辦公效率。

五、結語

綜上所述，現階段我國事業單位辦公系統正趨于自動化發展，但事業單位中的檔案管理工作一直未能與成熟的辦公系統整合，不利于事業單位實現資源合理配置和信息溝通的目標。從本文所論述的內容中可以看出，從辦公系統信息的對接、推動管理工作智能化發展、實現智能化系統的信息融合等方面，可推動事業單位辦公系統與智能檔案管理整合程序的順利實施，這也為優化現代事業單位工作效率提出了一個可行、有效的途徑。

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朱波(1986-)，男，本科，助理館員，主要從事檔案管理等工作。