創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理的思考

馬林

商丘市第一人民醫(yī)院醫(yī)務(wù)部，河南商丘 476100

醫(yī)院檔案管理并不是單指對(duì)檔案資料的整理工作，醫(yī)院的檔案管理工作關(guān)系著醫(yī)院學(xué)術(shù)進(jìn)步與技術(shù)更新的情況，能有效推動(dòng)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，因此，檔案管理工作需要進(jìn)行創(chuàng)新，在符合其發(fā)展規(guī)律的內(nèi)在要求下進(jìn)行檔案管理方式的創(chuàng)新，以及檔案資源價(jià)值的挖掘，使得醫(yī)院的整體管理水平有所提高[1]。

1 醫(yī)院人事檔案管理面臨著的問(wèn)題

1.1 缺乏完善的檔案信息化管理系統(tǒng)

隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)成為社會(huì)各個(gè)行業(yè)不可缺少的重要內(nèi)容，醫(yī)院人事檔案管理也不例外，實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理。但是，醫(yī)院的人事檔案資源較大、內(nèi)容較多，不可能直接使用其他企業(yè)的人事檔案軟件，這就需要專門(mén)的技術(shù)人員對(duì)醫(yī)院人事檔案管理進(jìn)行軟件開(kāi)發(fā)，一旦資金不到位，就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)的缺乏完善性特征。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的電子化管理，需要耗費(fèi)大量的人力、物力以及財(cái)力，是否引入先進(jìn)的技術(shù)解決醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理中的問(wèn)題，成為一個(gè)值得爭(zhēng)議較大的問(wèn)題，而且醫(yī)院歷史檔案的電子化也影響著檔案管理電子化的進(jìn)程。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)水平不高

醫(yī)院是事業(yè)單位，其檔案人員在招聘時(shí)通常是沒(méi)有專業(yè)限制的，使得醫(yī)院檔案課時(shí)人員的專業(yè)技能與水平參差不齊，就檔案管理的新知識(shí)和新理念也沒(méi)有做到及時(shí)更新；有的檔案管理人員還會(huì)被調(diào)到其他科室成為臨時(shí)借調(diào)人員，這是一種對(duì)缺乏對(duì)檔案管理重視的表現(xiàn)，甚至?xí)霈F(xiàn)對(duì)檔案管理工作創(chuàng)新的抵觸情緒。

2 醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 加強(qiáng)建檔內(nèi)容規(guī)范化，完善檔案內(nèi)容

醫(yī)院人事檔案管理的創(chuàng)新策略需要加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案建檔內(nèi)容的規(guī)范化，根據(jù)醫(yī)院的不同崗位的工作人員進(jìn)行分類規(guī)范[2]。像正式的編制人員，其是醫(yī)院的重要人員組成部分，也是醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵力量，編制人員的異動(dòng)比較少，有一定的穩(wěn)定性特征。就正式編制的人員來(lái)說(shuō)，其人事檔案管理工作需要參照國(guó)家干部人事檔案管理的實(shí)際要求，對(duì)建檔內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，且要保證原始檔案材料的統(tǒng)一性、完整性以及連續(xù)性。在實(shí)際檔案材料整理中，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)與補(bǔ)充檔案的缺失材料，適當(dāng)擴(kuò)大檔案材料的收集范圍，這樣的工作很能反映出建檔人員的品性、個(gè)性以及技術(shù)特長(zhǎng)等。尤其是，可以反映出建檔人員的業(yè)務(wù)能力，像技術(shù)性的檔案材料可以直接納入到收集與整理范圍中。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)重視對(duì)編內(nèi)外進(jìn)出工作人員的人事檔案管理工作，不能因部分人退出或者是暫時(shí)無(wú)法納入到人事檔案管理體系中就不重視。

就人才流動(dòng)自由的社會(huì)大環(huán)境中，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)擺正人事檔案管理心態(tài)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)人才政策的要求，做好辭職人員的有關(guān)人事檔案材料歸檔、整理以及交接工作。醫(yī)院在進(jìn)行人員招聘和各類人才引進(jìn)時(shí)，需要在正常途徑下進(jìn)行有關(guān)人員人事檔案的調(diào)閱，按照現(xiàn)存檔案材料的實(shí)際內(nèi)容，做出客觀的評(píng)價(jià)，為醫(yī)院認(rèn)識(shí)決策提供科學(xué)依據(jù)[3]。在工作人員進(jìn)入到醫(yī)院工作之后，就進(jìn)行按照有關(guān)政策要求進(jìn)行建檔工作，嚴(yán)格規(guī)范建檔內(nèi)容，就有關(guān)人員的人事檔案材料實(shí)施查漏補(bǔ)缺工作，使得檔案材料內(nèi)容變得更加完整。對(duì)有檔案管理權(quán)的醫(yī)院，要做好有關(guān)人員的人事檔案管理工作；沒(méi)有檔案管理權(quán)的醫(yī)院，可以委托中介機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案托管。而在檔案托管中，需要與托管機(jī)構(gòu)進(jìn)行密切的聯(lián)系與溝通，能及時(shí)將檔案管理對(duì)人新成的檔案材料進(jìn)行移交與托管工作。對(duì)于認(rèn)識(shí)檔案建檔內(nèi)容的規(guī)范，是要完善醫(yī)院人事檔案管理工作，為人事檔案管理工作奠定良好的基礎(chǔ)；還要調(diào)動(dòng)人事檔案管理中的工作積極性，使得其能嚴(yán)格按照認(rèn)識(shí)檔案管理的實(shí)際要求進(jìn)行人事檔案材料的有效收集與補(bǔ)充。

2.2 構(gòu)建具有一體化的社會(huì)化管理體系

從我國(guó)公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，人事檔案管理體制與其他管理體制具有加大的不同，與醫(yī)院內(nèi)部編制人員具有密不可分的關(guān)系。人事檔案管理工作應(yīng)由特定的行政部門(mén)或者是人事部門(mén)對(duì)其進(jìn)行管理，根據(jù)我國(guó)人事檔案管理辦法，對(duì)醫(yī)院內(nèi)部一切檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理、分類歸檔?？h級(jí)以上醫(yī)院的人事檔案管理應(yīng)由縣級(jí)組織部對(duì)其檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，不具備人事檔案管理?xiàng)l件或者是人事答案較少的醫(yī)院，需依靠其上級(jí)單位對(duì)其人事檔案進(jìn)行管理。公立醫(yī)院的編外人員人事檔案應(yīng)由具備人事檔案管理權(quán)的單位將其檔案轉(zhuǎn)移到當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行?，充分發(fā)揮集中管理的優(yōu)勢(shì)，避免個(gè)別醫(yī)院惡意扣留員工人事檔案，確保醫(yī)療衛(wèi)生人才能夠正常流動(dòng)，提升人才擇業(yè)的自主能動(dòng)性。在傳統(tǒng)人事檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行改革與創(chuàng)新，提升人事檔案管理的流動(dòng)性、自主性與一體性，結(jié)合現(xiàn)代化公立醫(yī)院的發(fā)展情況，將新型人事檔案管理辦法添加到公立醫(yī)院的人事檔案工作中。若公立醫(yī)院的在編員工轉(zhuǎn)變工作環(huán)境時(shí)，該員工人事答案應(yīng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)交到當(dāng)?shù)氐娜瞬沤涣髦行?，?duì)其人事答案進(jìn)行管理；如果公立醫(yī)院增加在編員工時(shí)，應(yīng)通過(guò)當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行?，將其人事檔案轉(zhuǎn)接到如今所在的醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)。私立醫(yī)院在編人員的人事檔案也應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定交由當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行慕y(tǒng)一管理。從我國(guó)目前人才交流中心人事檔案管理情況來(lái)看，人事答案管理制度不夠健全，存在落后性[3]。因此，人才交流中心應(yīng)根據(jù)我國(guó)人才管理制度，結(jié)合本地區(qū)人才管理情況，合理的制定出具有科學(xué)性、完整性、實(shí)用性、可行性的人才管理辦法，嚴(yán)格按照檔案管理辦法對(duì)人才檔案進(jìn)行全面收集、統(tǒng)一整理、構(gòu)建檔案、審核整理；增強(qiáng)人才交流中心與企業(yè)單位的溝通與交流，做好人事檔案的交接、管理工作。

2.3 運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理形式

對(duì)人力資源信息進(jìn)行統(tǒng)一管理與歸檔，是人事檔案管理工作的重要內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與管理理念不斷出現(xiàn)，對(duì)人事檔案管理有了新的要求與規(guī)劃，擴(kuò)大人事檔案資料收集范圍，擴(kuò)大個(gè)人信息的容納量。傳統(tǒng)人事檔案管理辦法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的潮流，需要將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)引入人事檔案管理工作中，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的一體化、智能化、規(guī)范化與可序惡化，構(gòu)建統(tǒng)一的人事檔案管理平臺(tái)，優(yōu)化人事檔案管理工作，提高人事檔案管理工作的正確性、準(zhǔn)確性與真實(shí)性，提升檔案管理工作效率與工作質(zhì)量，加快人事檔案管理工作的發(fā)展。醫(yī)院人事檔案管理部門(mén)以及人才交流中心，在開(kāi)展人事檔案管理工作時(shí)，都應(yīng)以信息技術(shù)為管理核心，運(yùn)用電子信息技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行整理、分析與歸檔，有效提升人事檔案管理工作的約束性，避免人事檔案丟失、泄露。根據(jù)醫(yī)院人事檔案的管理規(guī)模，構(gòu)建不同的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，運(yùn)用醫(yī)院信息系統(tǒng)HIS、辦公自動(dòng)化等軟件，針對(duì)不同人事檔案內(nèi)容，選取不同的人事檔案管理辦法，聘請(qǐng)專業(yè)人事檔案管理人員合理的設(shè)計(jì)人事檔案查詢系統(tǒng)，顯現(xiàn)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)化管理。

綜上所述，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展人事檔案管理工作逐漸受到社會(huì)的各界的重視，加強(qiáng)人事檔案管理工作，提升人事答案管理水平，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的一體化、現(xiàn)代化、智能化與科學(xué)化，使人事檔案管理工作能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流。做好醫(yī)院人事檔案管理工作，能維持醫(yī)院正常管理秩序，使醫(yī)院人事管理工作正常開(kāi)展。

[1]王銀雪,毛炳飛.對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院人事檔案管理的思考[J].黑龍江史志,2016（17）：68，72.

[2]王勇.淺談醫(yī)院人事檔案管理工作創(chuàng)新思路[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2015（7）：195.

[3]盧曉茜.人才競(jìng)爭(zhēng)與醫(yī)院人事檔案管理改革的思考[J].學(xué)理論,2016（27）：128-129.