淺談長江航道歷史檔案的搶救修復(fù)與保管利用

陽元華+桑冬梅

2012年夏天，長江武漢航道局接待人員在清理小會議室時，發(fā)現(xiàn)一個文件柜中裝滿了檔案袋，里面都是老舊的圖紙。接待通知，我們立刻到會議室查看，并請來航道專家鑒定，發(fā)現(xiàn)這些圖紙多是四十年代以前的長江航道各個季節(jié)的水位變化測圖，對研究長江航道的地理演變具有極為重要的價值。但經(jīng)過近百年的存放，且保存不當(dāng)，有些圖紙已經(jīng)變脆、破損、生蟲，接觸的人也皮膚發(fā)癢、紅腫。如何保管好利用好這些珍貴的歷史檔案使其更好地為航道、為社會服務(wù)是一個至關(guān)重要的課題。現(xiàn)就我在搶救、修復(fù)歷史航道測圖中的點滴談?wù)勎业捏w會：

1 搶救與修復(fù)的必要性

歷史檔案不僅是單位的珍貴財富，也是不可再生的珍希資源。由于年代久遠，檔案的載體形態(tài)不同程度地存在紙質(zhì)變脆、霉變、蟲蝕、字跡退色模糊等現(xiàn)象，嚴重影響了檔案的保管壽命和有效利用。

長江是中國第一大河流，經(jīng)過幾千年的水流沖刷、泥沙淤積，長江河道已不是原來的模樣。從新中國成立至今，長江武漢航道局一直負責(zé)長江中下游大埠街至上巢湖河段715.2公里航道的維護保養(yǎng)工作。為保證長江航道的暢通，使過往船舶能安全通行，對長江航道進行測量是我們工作的主要任務(wù)，而比照以往的航道測圖，預(yù)測長江枯、洪水期將會為航道帶來的變化，及時為過往船舶指引正確的航道，更是我們工作的重要職責(zé)。這些航道圖的發(fā)現(xiàn)，對我們研究長江故道的變遷、河床的演變提供了重要依據(jù)。因此，如何保護和保管好這批歷史檔案，最大限度地延長其使用壽命，保證檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，更好地為企事業(yè)單位、為社會的發(fā)展提供服務(wù)具有重要意義，其功在當(dāng)代利在千秋。

2 搶救與修復(fù)的工作步驟

2.1 制訂計劃

由于圖紙檔案的珍貴性，搶救與修復(fù)的目標(biāo)非常明確，首先是對圖紙檔案進行除蟲；二是對圖紙檔案進行修裱。

2.2 搶救修復(fù)

⑴ 除蟲。由于多年沒有得到妥善保管，航道測圖已霉變生蟲，我們及時買來常用的殺蟲藥，放置在檔案袋內(nèi)，但沒有得到有效控制，我們立即向上級檔案部門的人員請教，在他們的指導(dǎo)、幫助下，我們又重新買來驅(qū)蟲藥，將藥丸碾成粉末，灑在檔案袋中的圖紙上，然后放在整理箱中，用膠帶將整理箱密封，經(jīng)過一星期的密封處理，再打開整理箱，拿出圖紙，一張張仔細的清理干凈，徹底清除了蟲害。

⑵ 修裱。為了保質(zhì)保量地做好部分紙質(zhì)變脆、發(fā)黃破損、字跡褪變圖紙的修復(fù)工作，我們組織人員到上級部門和有相關(guān)技術(shù)的單位實地考察，取經(jīng)學(xué)習(xí)，交流修裱的經(jīng)驗，同時配備相應(yīng)的修裱設(shè)施，在操作上嚴格按照《檔案修裱技術(shù)規(guī)范》的要求，對破損的圖紙進行修復(fù)，避免在后述的工作中對圖紙造成更大的傷害。

3 歷史檔案的保管利用

檔案修復(fù)完成后，我們按《長江武漢航道局檔案管理辦法》，對圖紙檔案進行鑒定、分類、編目，然后進行全面數(shù)字化，在做好歷史檔案的搶救與保護、安全管理的同時，積極提供檔案的開發(fā)利用，使歷史檔案的搶救與保護工作得到持續(xù)發(fā)展。

3.1 鑒定分類編目

⑴ 鑒定分類。在修裱過程中，我們知悉了圖紙產(chǎn)生的年代，最早的圖紙產(chǎn)生于1870年6月，一直延續(xù)到解放初期，由于圖紙大部分是英文，圖紙的名稱與現(xiàn)在的名稱標(biāo)注方法也不相同，都是以數(shù)字代替水道名，而且經(jīng)過多年的河床演變，有些水道現(xiàn)在已經(jīng)不復(fù)存在，因此在檔案修裱工作完成后，我們請來航道專家，對這些圖紙進行鑒定、分類，并按照從上游到下游的順序，將所有的圖紙連貫的排列下來，測圖都產(chǎn)生于湖北境內(nèi)，從湖北的宜昌到武穴共計有71個水道、2724張圖紙。

⑵ 編目。圖紙分類完成，我們立即進行規(guī)范化管理工作，首先請來科怡公司的技術(shù)人員，在我們使用的檔案軟件中設(shè)置專門的類別，以便于對圖紙進行系統(tǒng)錄入；按檔案的分類標(biāo)準進行分類整理組卷編目，給予每張圖紙專門的檔號，并用軟筆在圖紙上輕輕的描寫，避免對圖紙造成二次傷害；將整理好的檔案重新裝盒，達到整理規(guī)范，便于保管。

3.2 數(shù)字化

為加強對圖紙檔案的保護，適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的需要，我們把檔案數(shù)字化與搶救保護工作結(jié)合在一起，通過數(shù)字化對歷史檔案進行開發(fā)性的保護。我們聯(lián)系了專業(yè)的公司，與他們簽訂數(shù)字化加工保密協(xié)議，利用他們的先進設(shè)備，將歷史測圖檔案全部掃描，在掃描過程中謹慎小心，避免對圖紙造成損害，對破損和易碎不能直接用大型掃描儀掃描的圖紙，就將其分幾次在小型的掃描儀器中掃描，然后在電腦中拼接成完整的圖紙，再將圖片原文掛接到檔案軟件文件級目錄中，以數(shù)字化成果替代原件，延長了檔案的使用壽命，實現(xiàn)檔案的便捷查找和有效利用，同時為了數(shù)字檔案的安全，我們在建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)的同時，還將其復(fù)制到移動硬盤和其它的電腦中保存，并刻錄成可讀性光盤，按電子檔案的管理要求整理，用防磁柜保存。

3.3 保管利用

檔案的生命是利用，如何提供利用，為各項工作服務(wù)，是一個值得探討的課題。 在利用服務(wù)方面，我們改變觀念，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，在辦公內(nèi)網(wǎng)上開通了檔案信息網(wǎng)上查詢平臺，并舉辦培訓(xùn)班，使機關(guān)處室人員熟悉檔案查詢平臺的功能，不用到檔案部門就能便利地利用查詢平臺查找本處室歷年的檔案資料，對歷史檔案和秘密檔案，我們設(shè)置了查詢秘密，相關(guān)部門要使用時通過申請就可以在自己的電腦上查看，方便航道專家們利用歷史圖紙進行相關(guān)科研；同時，我們向武漢檔案館捐贈了兩幅具代表性的老水道圖，使這個歷史時期的航道文化得到完整再現(xiàn)，讓社會了解長江航道的發(fā)展歷程，提高了社會影響力。

4 搶救與修復(fù)的體會

通過對歷史檔案的搶救與修復(fù)，我深深認識到檔案保管工作的重要性。檔案的搶救保護工作是個系統(tǒng)、繁雜、長期性的工程，離不開人力、財力的投入；而檔案的保管利用工作也是一個長期而持久的工作，今天保存較好的檔案由于時間或被長期利用而逐漸出現(xiàn)破損、脆化等現(xiàn)象，將會成為明天新的需要搶救和保護的檔案，因此各級單位檔案部門應(yīng)將檔案的保護工作作為單位經(jīng)常性、持久性的工作環(huán)節(jié)，編制規(guī)范的保管計劃，投入專項資金，制訂具體實施方案，購買相應(yīng)的保管設(shè)施，改善保管條件，全面推行檔案數(shù)字化工作，避免檔案原件的反復(fù)使用，既延長了檔案的使用壽命，也提高了利用效率，擴大了利用范圍。只有這樣，才能充分彰顯檔案資源不可替代的重要作用，真正體現(xiàn)“檔案工作服務(wù)科學(xué)發(fā)展，實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展”的要求，發(fā)揮檔案資源在各項建設(shè)中的獨特作用。