高校檔案的收集與管理

李大志

摘 要：檔案資料是當今社會交流的重要方式，高校要想提高自身的核心競爭力，檔案材料的收集和科學管理是不可忽略的。只有高校領導高度重視檔案工作，與時俱進，才能迎合時代的發(fā)展。只有這樣，檔案的信息服務功能才能得到更好地被發(fā)揮，從而開創(chuàng)檔案管理工作的新形勢。

關(guān)鍵詞：高校檔案；創(chuàng)新；收集；管理

檔案是一個學校成立以來的見證，是高校發(fā)展史中的最原始信息。檔案收集工作作為高校的一種基礎性信息資源，收集的檔案是否齊全、完整關(guān)系到檔案往后的借鑒及利用價值[1]。學校檔案機構(gòu)應當將那些具有保存價值的檔案材料收集、整理起來，并且結(jié)合時代發(fā)展的要求對檔案的收集和管理工作進行完善、創(chuàng)新，已經(jīng)成為當前高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢。

1 高校檔案的收集

高校檔案的收集必須要有一套切實可行的方法，如果問題是鎖，方法就好比是鑰匙。擁有一個好的工作方法，往往可以產(chǎn)生事半功倍的功效。對于檔案收集，各高校都有與自己相關(guān)的收集原則、制度及相關(guān)規(guī)范等。同時，這些原則不能與學校內(nèi)部的管理體制、機構(gòu)設置相沖突。[2]在改革開放形勢下，學校的辦學體制正在不斷蛻變，由于高校檔案的復雜性，采用多種手段的綜合方法才能最佳收集效果。近年來，我們在工作實踐中不斷總結(jié)，常用的方法有四種：

第一，常規(guī)收集法。這是檔案收集的主渠道，具體來說，就是各管理部門和業(yè)務機構(gòu)，按照歸檔要求，將單位（個人）在工作活動中產(chǎn)生、處理完畢的檔案材料，進行收集、整理、立卷操作，并按照規(guī)定的時間向檔案館轉(zhuǎn)移。這種方法需配套完整的實施辦法，具體操作包括：制定歸檔范圍和歸檔細目；明確檔案館（室）歸檔的部門（單位）責任人，做到各司其職；規(guī)定歸檔的工作程序以及手續(xù)；規(guī)定案卷的質(zhì)量標準和要求；規(guī)定歸檔的時間。

第二，零星臨時收集法。屬于需要歸檔范圍的檔案材料，但是在現(xiàn)有規(guī)定的部門（單位）不能完成或遺漏的檔案材料，進行的一種隨機性收集。這種收集一般實施于下列情況：（1）專門設立臨時機構(gòu)，其中大型的、重要的工作活動，如校慶、整黨建黨、人大選舉等，將產(chǎn)生的檔案材料進行收集；（2）撤消的機構(gòu)，職能未得到及時替換，在其工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的檔案材料；（3）由于學校某些工作不能規(guī)范造成的影響，如重要的會議不設專人記錄，重要的活動無專人管理材料等。會議結(jié)束或活動結(jié)束后，需要及時追蹤、收集、整理、歸檔。

第三，超前導入法。即在某些檔案材料在歸檔前，將會發(fā)生歸檔責任者變更時，這時，需要我們未雨綢繆，提前找到接替者，將檔案資料交由接替方進行管理，并按規(guī)定時間歸檔。常見的情況有以下幾種：（1）某機構(gòu)被撤銷后，原職能隸屬或分解，納入其它機構(gòu)中；（2）機構(gòu)職能調(diào)整；（3）主管專項活動的臨時機構(gòu)撤消后其業(yè)務轉(zhuǎn)到掛靠部門（單位）；（4）管理檔案材料的人員發(fā)生變化。

第四，過程控制法。過程控制就是在檔案材料產(chǎn)生過程中，為保證材料的全面、完整、真實，對檔案材料的質(zhì)量、數(shù)量進行控制，以滿足要求。在科技文件方面，嚴格按照規(guī)范，對將要歸檔的文件、材料的用紙、書寫等提出嚴格的要求，并實行預立卷制度。在組織領導上，按《普通高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，將“四同步”方法加以具體化，將各部門各直屬單位負責人的職責范圍明確化。年終業(yè)績考核時，檔案機構(gòu)對各部門（單位）工作完成情況作一次全面通報。

2 高校檔案收集與管理優(yōu)化建議

檔案資料是當今社會交流的重要渠道，隨著信息時代的到來，檔案也需要有先進的管理技術(shù)和科學的管理方法。高校自身的核心競爭力的提高得益于重視檔案資料的輔助作用。因此，在新時期高校檔案管理的實際工作中，必須應用科學的理論，提出正確的觀點，開拓新的領域。同時，逐步剔除那些與時代發(fā)展不相適宜的工作理念、工作模式，努力提高檔案管理工作，以期達到一個新的水平[3]。

（一）提高認識，強化對檔案工作的行政管理

檔案工作是高校的基礎性管理工作，因而直接的經(jīng)濟效益很難得到明顯體現(xiàn)，所以導致部分學校不夠重視。這樣就會使檔案工作在學校的地位不夠高，再加上一些領導只注意到其服務功能，但其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導的職能卻被忽視，使得檔案工作的地位更岌岌可危。因此，要想把檔案工作做好，高校的領導一定不能以固化的老觀念看問題，應與時俱進，提高檔案工作的地位。

（二）提高人員素質(zhì)，加強隊伍建設

對高校檔案室現(xiàn)有的工作人員，應督促其定期培訓，不斷學習。同時思想政治教育也不可忽視，不斷提高綜合素質(zhì)。對以后新進來的人員，必須嚴格把關(guān)，堅決不予錄用非專業(yè)人士。同時定期對所有工作人員進行考核，對于不合格者，下崗或等崗，消除其懈怠心理。同時，對于優(yōu)秀的、努力的員工，應大力表彰，并及時給予精神獎勵以及物質(zhì)獎勵，做到賞罰分明。

（三）提高收集和管理的信息化水平

在信息時代，將檔案資源，檔案的各項管理過程進行數(shù)字化處理，通過計算機網(wǎng)絡進行信息傳輸，從而實現(xiàn)檔案資源高效率的開發(fā)利用。我們必須充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡技術(shù)，將檔案由實體化到電子化的過渡，加強高校檔案的信息化管理方略。應用現(xiàn)代化網(wǎng)絡辦公設備，使我們在接受信息的領域產(chǎn)生了重大變革，聯(lián)網(wǎng)使文檔數(shù)字化，為文檔的利用渠道提供了無限的可能。

3 結(jié)論

隨著中國高等教育的迅速發(fā)展，高校的檔案管理工作相應也有了更高的工作要求。對工作人員而言，這是一種機遇，更是一種新的挑戰(zhàn)。在新形勢下，檔案管理要想適應社會主義現(xiàn)代化建設的需要，高校領導必須高度重視檔案管理工作，深化改革，努力提高檔案管理水平[4]。這樣，檔案的信息服務功能才能得到更好地發(fā)揮，檔案管理工作也將得到不斷完善和優(yōu)化。

參考文獻

[1]陳華.社會化改革下的高校后勤檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務，2016，3：071.

[2]田淑華.高校黨群、行政類檔案分類宜采用”組織機構(gòu)”分類法[J].黑龍江檔案，2010（6）：41-41.

[3]李崇華.談如何做好學校的檔案管理工作[J].現(xiàn)代交際， 2011（4）：85-85.

[4]吳宏.從細節(jié)出發(fā)做好檔案各環(huán)節(jié)工作[J].黑龍江檔案， 2016，3：092.