計劃生育檔案歸檔工作存在的問題及解決方法

潘之柱+韓召杰

摘 要：計劃生育檔案歸檔工作具有重要作用，能保證檔案資料完整、提高檔案利用效率、促進作用有效發揮。但目前歸檔工作存在不足，相關制度沒有嚴格落實，歸檔率比較低。為轉變這種情況，有效提升檔案歸檔工作水平，需要采取改進和完善措施：嚴格執行管理規章制度、提高管理人員責任意識、落實歸檔管理工作流程，并建立落實獎懲激勵機制。

關鍵詞：計劃生育檔案；歸檔工作；規章制度；責任意識；獎懲激勵機制

歸檔工作是檔案管理的重要環節，受到工作人員的普遍重視和關注。但在計劃生育歸檔工作中，由于一些工作人員責任心不強，沒有嚴格落實相關制度措施，制約檔案歸檔工作效率提升，需要采取改進措施。本文介紹計劃生育檔案歸檔工作的意義，指出存在的不足，并提出有效的解決方法，希望能為實際工作開展提供啟示。

1 計劃生育檔案歸檔工作的意義

在計劃生育檔案管理工作中，結合管理需要，提升歸檔工作效率是不可忽視的內容，其重要意義表現在以下方面。

1.1 保證檔案資料完整

歸檔工作是檔案管理的重要流程，也是計劃生育檔案管理的重要內容。在開展歸檔工作時，通過采取有效措施，遵循規范流程進行歸檔，保證資料收集完整。有利于確保檔案資料完善，防止資料遺漏和丟失，進而為計劃生育管理和決策提供參考和依據。

1.2 提高檔案利用效率

要想實現對計劃生育檔案資料的有效利用，首先就要做好歸檔工作。作為管理人員，通過嚴格執行相關規范措施，有利于避免檔案資料丟失，提高檔案歸檔率。進而實現對歸檔工作的有效改進，也為提高計劃生育檔案管理工作效率奠定基礎。

1.3 促進作用有效發揮

加強計劃生育檔案歸檔工作，保證各項資料完整，能為管理和決策提供參考和依據。進而方便使用者對檔案資料進行查詢，有利于提高檔案資源利用效率，同時也能為各項工作的有效開展奠定基礎。

2 計劃生育檔案歸檔工作存在的問題

雖然歸檔工作具有重要作用，但在檔案管理工作中，相關制度沒有嚴格落實，一些工作人員素質偏低，制約歸檔工作效率提升，存在的不足表現在以下方面。

2.1 制度沒有嚴格落實

雖然很多單位制定嚴格的歸檔管理制度，對各項工作開展具有重要的指導作用和價值。但在歸檔工作中，相關制度沒有嚴格執行，一些工作人員歸檔和管理意識淡薄，難以有效規范歸檔工作，制約計劃生育檔案歸檔水平提升。

2.2 責任意識比較單薄

相關單位忽視提高檔案管理人員素質，他們沒有嚴格執行歸檔工作流程，信息技術應用不到位，檔案管理數字化被忽視，影響歸檔工作效率提高。此外，也沒有建立完善的管理培訓制度，難以提升檔案管理人員綜合素質，不利于激發他們的工作潛能，導致在歸檔管理工作中缺乏責任意識，制約歸檔管理的實效性提升。

2.3 管理流程不夠規范

歸檔管理有著明確的規范和流程，對各項工作開展產生重要指導價值。但在計劃生育歸檔工作中，相關流程沒有得到嚴格執行和落實，工作流程不規范，相關細節沒有得到有效把握，不利于提升歸檔工作水平。

2.4 獎懲激勵沒有執行

健全完善獎懲激勵機制有利于提升歸檔效率，充分調動檔案管理人員積極性。但在歸檔工作中，一些單位不注重激發工作人員熱情，獎懲激勵機制沒有嚴格落實。導致工作實效性不足，難以有效提升歸檔工作效率，也不利于激發檔案管理工作人員的主動性。

3 計劃生育檔案歸檔工作存在問題的解決方法

為彌補歸檔工作存在的不足，有效提升檔案管理的歸檔效率。結合計劃生育檔案管理工作需要，可以采取以下解決對策。

3.1 嚴格執行管理規章制度

歸檔管理工作的有效開展，工作效率提升，離不開健全完善的制度約束和規范。作為管理人員，應該嚴格執行歸檔管理各項制度措施，有效提升工作水平。首先，要制定健全完善的歸檔管理規章制度，明確歸檔管理目標和流程，讓管理人員有效履行職責，嚴格執行和落實各項制度措施，提高歸檔管理制度化和規范化水平。其次，落實歸檔管理責任制。為防止相互推諉現象發生，在歸檔工作中要嚴格落實各項制度措施，明確管理人員職責，讓他們在規定范圍內開展各項工作。進而有效規范歸檔管理每個要點和工作流程，激發工作人員熱情。要增進歸檔工作人員相互之間的聯系，加強協調與配合，相互形成合力，實現對各項規定的有效執行，努力提高計劃生育檔案歸檔工作效率。最后，建立并落實管理培訓制度，綜合采用課堂授課、現場參觀和訪問學習、相互借鑒和交流、觀看視頻等形式，熟悉歸檔管理工作流程，提高檔案管理人員綜合技能和素質。并提高計算機應用技能，掌握檔案數字化管理和應用技巧，構建歸檔管理信息工作平臺，順應新時代和新形勢，促進計劃生育檔案管理水平提升。

3.2 提高管理人員責任意識

認真學習并掌握《檔案法》的相關規定，讓歸檔工作的開展具有制度約束和規范。讓檔案管理人員有效增強責任意識，加強相關制度和工作流程的學習和交流，尤其是加強對檔案管理人員業務和技能培訓。采用案例展示等形式，讓管理人員充分認識歸檔管理的重要作用，增強歸檔意識和責任意識，努力提升歸檔工作效率，為計劃生育決策和管理創造條件。檔案管理人員還要主動作為，積極履行職責，在歸檔過程中做好資料審核工作，確保檔案資料完整，實現對資源的有效開發和利用。另外還要積極配合本單位檔案資料檢查工作，加強質量審核，獲得本單位領導的重視。進而得到人力、物力、財力方面的支持，也為提升歸檔率，促進檔案管理水平提高創造條件。

3.3 落實歸檔管理工作流程

計劃生育檔案歸檔應該嚴格遵循工作流程進行，推動各項工作制度化和流程化，有效約束和規范各項活動，努力提高歸檔工作實效性。管理人員要嚴格執行歸檔工作流程，定期對工作人員開展業務和技能培訓，讓他們熟練掌握各項操作，努力提升工作效率。利用計算機和互聯網，構建歸檔管理信息系統，建立數據庫，促進資源共享。對歸檔流程做好詳細記錄工作，統計每個月檔案的歸檔情況，為改進服務和工作流程創造條件。設立專門負責人員加強檔案管理監控，保證各項制度得到有效落實，讓工作人員嚴格按規范流程對計劃生育檔案進行歸檔。

3.4 建立落實獎懲激勵機制

根據歸檔工作需要，建立并嚴格落實計劃生育歸檔管理獎懲激勵機制，激發管理人員積極性。對歸檔效率高，相關制度嚴格落實的單位和個人實施獎勵，包括物質和精神上的獎勵。對沒有認真履行職責，管理工作不到位的個人和單位采取懲罰措施。

4 結束語

作為計劃生育檔案管理的重要內容，歸檔工作是不可忽視的環節。因此，管理人員在開展檔案管理時，應該充分認識其重要作用，結合計劃生育工作需要，健全并嚴格落實各項制度措施，努力提高管理工作效率和歸檔率。從而確保檔案資料完整，為計劃生育管理和決策提供參考和依據，促進檔案歸檔工作水平提升。

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