新時期事業單位會計檔案管理誤區及對策

侯晉麗

摘 要：隨著時代的發展，信息化逐漸滲入到各行各業當中，我國事業單位會計檔案管理模式在新時期的背景下，也實現了改革和創新。本文闡述了加強事業單位會計檔案管理的原因，并結合實際提出了事業單位會計檔案管理中存在的誤區，接著針對會計檔案管理中存在的問題提出了解決方案，為未來事業單位會計檔案管理工作提供合理有效的建議。

關鍵字：信息化；會計檔案；事業單位；新時期

會計檔案管理作為事業單位檔案管理的重要組成部分，不僅反應著單位的經濟狀況，還記錄著單位演化變遷。在新時期信息技術的不斷沖擊下，事業單位會計檔案管理中的設備、人員和模式等都發生了巨大的變化，為實現檔案管理的專業化、信息化，跟上時代的步伐，就需要對傳統的檔案管理實行全面的改革，制定更加完善的管理制度。事業會計檔案對事業單位的經濟財務活動、各項計劃和政策的制定都有很強的指導作用。因此，做好事業單位的會計檔案管理工作具有很強的必要性。

1 加強事業單位會計檔案管理原因

1.1 事業單位需要在財務上實現自主自理

隨著社會主義市場經濟的不斷發展，我國事業單位的財務管理工作由國家統一管理變為了單位自主自理，為了更好地實現事業單位會計檔案管理，我國先后頒布了《會計檔案管理辦法》和《檔案法》等法律法規。管理模式的改變意味著會計檔案管理將面臨著新的機遇和挑戰。

1.2 信息化帶來的挑戰

隨著互聯網時代的到來，傳統的會計檔案管理模式已經不能適應新時代的發展，為了跟上時代的發展，我們需要將信息化引入到會計檔案管理中，實現會計檔案管理的設備、技術和人員的全面改革。我國事業單位每年的資金消耗量巨大，產生了大量的會計信息，信息化的引入將對信息的收集、整理和分析帶來便利，實現檔案管理的簡便化，促進事業單位各項工作的執行。

2 新時期事業單位會計檔案管理中存在的誤區

2.1 對會計檔案管理重要性認識不足

事業單位自身對會計檔案管理的意識不強，缺乏統一的管理和標準的規章制度，在檔案管理過程中沒有配備專門的工作人員，僅依靠相關會計人員進行相應的管理，由于會計人員不具備相關專業的知識，且自身對于會計檔案管理的認識不足，從而造成相關資料的丟失，以至于在事業單位相應經濟財務活動、計劃和政策的制定上不能給予相應的幫助和指導。如在一些賬目比較簡單的單一事業單位，認為將會計憑證和賬簿等資料進行保存即可，造成了預決算材料、合同協議工作、基建資料和規劃計劃等大量資料的遺失，同時由于單位和個人對檔案管理的保密意識不強，造成單位檔案信息的泄露。因此，事業單位和會計檔案管理人員的檔案管理意識有待加強，相關人員的職業素質也有待提升。

2.2 信息化在會計檔案管理中應用不夠深入

信息化是新時代的標志，想要緊跟時代步伐就要將信息化不斷融入到各行各業中，信息化使得檔案管理更加快捷和方便，但是很多事業單位沒有意識到信息化在會計檔案管理中起到的重要作用，從而導致資金投入不足，現代化管理所需要的設備配備不齊全，阻礙了會計檔案管理現代化的進程。有些單位雖然配備了先進的檔案管理設備，但是由于缺乏統一的管理規范和相應的管理人員，導致設備擱置，造成資源的浪費。如果僅僅將信息化技術引入到會計檔案管理中，卻沒有明確的管理和規劃，會計電子檔案的管理就缺乏認證標準，會影響到檔案信息的真實性、準確性和有效性，不便于存儲和查閱。現代化設備和技術引進后，如果檔案管理人員沒有經過專門的培訓且不具備專業的知識，那么信息化就不能很好的作用于檔案管理當中，而現在檔案管理人員多為會計人員兼職，沒有專職人員進行管理，影響信息化在會計檔案管理中的應用，從而導致單位工作效率和效果的降低，對于信息化建設在會計檔案管理中的推進造成了不小的阻礙。

2.3 會計檔案管理模式需要創新

很多事業單位仍然采用的是傳統的會計檔案管理模式，以月、季度和年為單位對會計檔案進行收集和整理，從而造成時間上的滯后，紙質版的檔案容易折損和遺失，資料案卷數量龐大，一定時間的堆積后，對于年代久遠的檔案不得不進行銷毀，鑒于存在一些重要資料，檔案管理人員對銷毀程序和責任不明確，對于銷毀造成很大的阻礙，無價值檔案的堆積和重要檔案的遺失造成了管理成本的提高和管理效率的降低。檔案管理傳統模式急需創新和變革。

3 加強新時期事業單位會計檔案管理的措施

3.1 加大對會計方案管理的重視

首先，事業單位相關負責人要重視會計檔案管理工作，充分認識到會計檔案管理對事業單位自身的發展起到的重要作用和影響，本著認真負責的態度，樹立起正確的觀念意識，依法做好檔案管理的各項工作。在此基礎上，為管理人員樹立榜樣，改變檔案管理人員錯誤的管理意識，讓其認識到檔案管理的重要性，同時激勵自身不斷的進步和創新，有思想帶動行為，使得檔案管理人員不斷加深對專業知識的學習，提高自身的專業素養，完善個人綜合素質。比如，某事業單位提供給會計檔案管理人員進修的機會，同時引進新人才，提高檔案管理工作人員的專業知識和技能，使得管理更加有效和規范。單位也可讓會計檔案管理人員參與到單位結算編制過程中，讓其在實踐中體會到會計檔案管理的重要性。

3.2 加強信息化在會計檔案管理中的應用

隨著時代的發展，科技不斷進步，越來越多的事業單位將信息化應用到會計檔案管理中，電子檔案的引入使得管理更加的方便有效，要想實現會計檔案管理的信息化，就需要配備相關的設備、引進信息化技術和提高工作人員的專業技能。計算機技術是實現新時代會計檔案管理的基礎和前提，電子檔案可以實現資料的自動分類、編輯和統計等工作，通過網絡數據和文件的傳送可以實現信息的傳遞和共享，網絡平臺的搭建有助于實現會計檔案的存儲、檢索和調取，實現單位內部會計檔案資料的共享，提高了檔案管理工作的效率和質量。信息技術的引入需要專業的人才來進行操作，會計檔案管理人員應積極參加新技術和業務的培訓，提高檔案管理的信息技術應用能力，使得檔案管理更加的規范化和科學化，更好的滿足新時代的要求和適應新時代的發展。

3.3 創建新的會計檔案管理模式

在新時期，事業單位的會計檔案管理傳統模式已經不能順應時代的變遷，會計檔案管理工作要想適應時代發展跟上時代步伐，就需要從根本上進行變革。首先，需要對會計檔案管理制度進行改革，根據我國2011年出臺的《會計檔案管理辦法》，建立完善的會計檔案管理體制，結合單位實際情況和現代化的方法，對于檔案的整理、收集和銷毀制定統一的規范和標準，不能簡單的將會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他作為會計檔的分類標準，應該實施更為嚴格的、精確的分類標準。如某單位將分類標準制定為各項稅費納稅申報表及資料、資產處置資料和固定資產盤點表及報告等10多個類型。其次，會計檔案管理不應僅僅局限于紙質檔案的管理，信息技術的引進改變了傳統管理模式，電子檔案管理在檔案管理中起到的作用越來越大。最后，會計檔案管理工作的執行力度也需要不斷增強，通過績效管理模式，對工作人員進行激勵和監督，并制定一系列的獎懲措施，加強工作的動力和競爭力，使得會計檔案管理工作人員的素質和專業技能得到不斷提升，進而從根本上改變會計檔案管理的傳統管理模式。

4 結論

總之，會計檔案管理工作是事業單位開展其他財務活動的基礎，事業單位要改變傳統的觀念，充分重視會計檔案管理工作。隨著社會的發展和科技的進步，信息化已經融入到我們生活的方方面面，傳統的會計檔案管理模式已經不能適應新時代的發展，要想順應時代的變遷，就需要將信息化應用到檔案管理工作中，信息化的引入不僅能夠提高檔案管理的效率，還能夠提高檔案管理的質量。由于會計檔案管理工作對專業技能要求的不斷提高，管理人員需要不斷學習新技術新知識，提高個人的專業素質，使檔案管理工作順利進行。只有這樣，會計檔案管理工作才能適應新時代發展的要求，更好的為事業單位各項工作的進行提供服務。

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