淺談如何做好干部人事檔案管理的轉遞工作

霍霄

摘 要：干部人事檔案管理工作是指組織、人事等有關部門，按照黨的干部政策，管理干部的人事檔案工作。干部人事檔案對干部來說有著重要意義，是我黨和國家選拔使用干部的重要依據。而在干部人事檔案管理工作中，干部人事檔案轉遞是不可缺少的重要環(huán)節(jié)，它的成敗直接關系著整個干部人事檔案管理工作的成敗。因此，做好干部人事檔案的轉遞工作至關重要。近年來我國在干部人事檔案轉遞工作方面取得了一定的進步，但是由于受到各種主客觀因素的制約，當前我國干部人事檔案檔案轉遞工作工作還是存在的一定的問題。接下來，本文就如何做好干部人事檔案的轉遞工作為論點，從轉遞工作本身出發(fā)進行闡述。

關鍵詞：干部人事檔案；管理；轉遞；素質；創(chuàng)新

1 干部人事檔案轉遞工作的定義

干部人事檔案轉遞工作是指干部所在單位或者主管部門發(fā)生變化后，干部人事檔案管理部門將其檔案轉交給新的主管單位干部人事檔案管理部門的一項工作。干部人事檔案與干部管理的權限緊密聯(lián)系，是干部人事檔案管理中一項經常性工作。

2 轉遞工作的基本內容

干部人事檔案基本內容包括干部人事檔案材料的轉出、接收兩大部分。下面我將從這兩方面分別進行闡述。

2.1 轉出

轉出是指將干部人事檔案或檔案材料轉交給主管單位的檔案管理部門或者新單位的過程。

1.轉出的原因。干部人事檔案進行轉出的原因有以下幾種： 干部職務發(fā)生變動；?干部調往外單位工作；?干部所在單位并入新的單位，或改變主管單位；④干部離休或退休異地進行安置；⑤干部刑滿釋放后異地安置或到其他單位工作；⑥干部死亡后，其檔案按規(guī)定向相應的檔案館移交；⑦應鑒別由原單位保存或處理的材料，經鑒別應該退回原形成單位重新置辦或補充的手續(xù)的材料；⑧其他情況。

2.轉出的方式： 零星轉出。將分數不多的干部人事檔案及檔案材料轉往干部人事管理部門叫零星轉出。它一般要通過機要交通進行，有時也通過專人進行送取。?成批移交是指向某檔案管理部門同時轉出數量較多的干部人事檔案或材料的過程。它也是通過機要交通和專人送取兩種方式來進行。

3.轉出的手續(xù)： 轉出的干部人事檔案在移交之前必須按照相關規(guī)定進行整理，還需雙方商定移交時間。?在轉出干部人事檔案時，應填寫《轉遞干部人事檔案通知單》、《移交清單》、《轉出材料登記薄》，應逐項填寫，不能遺漏，填寫內容必須真實完善，符合規(guī)范。

2.2 接收

接收是對外單位轉來的干部人事檔案或檔案材料按照相關規(guī)定進行接收手續(xù)辦理。分為以下幾步來進行： 審核《轉遞干部人事檔案通知單》、《移交清單》上面原因等必填項內容是否清楚，符合規(guī)范；?檔案管理工作者要對轉來的檔案或材料進行認真嚴格的審核，符合歸檔的要求；并與清單上數量進行仔細的核對，數目是否契合；?經檢查確認無誤后，相關工作人員要對《轉遞干部人事檔案通知單》回執(zhí)進行簽字蓋章，接收人也要在清單上簽字，并加蓋單位公章。④對收到的干部檔案或者檔案材料要在《收文登記薄》上進行逐項登記，進行裝訂并按號存放歸。

3 干部人事檔案轉遞工作的注意事項

要做好干部人事檔案的轉遞工作，我們要注意干部人事檔案轉遞工作的注意事項，因為它是做好整個轉遞工作的關鍵部分，關系著整個干部人事檔案的轉遞工作的質量的好壞。

1.轉出單位應該認真填寫《轉遞干部人事檔案通知單》，接收單位應及時退回通知回執(zhí)單，不得積壓。逾期為退還的，轉出單位要發(fā)函催要；同時要將已有的回執(zhí)單貼長期保存；接收單位要將通知單按照相關規(guī)定妥善保存。

2.接收單位在接收檔案時，如果發(fā)現(xiàn)沒有清理的檔案或者不是本單位該接收的檔案應及時退回轉出單位。

3.在轉遞干部人事檔案時，要一次性轉出，不得積壓或抽調檔案部分內容轉出。

4 干部人事檔案轉遞工作的要求

我們檔案管理工作人員在做人事干部檔案的轉遞工作時，必須要遵循中組部要求的“合格、及時、安全、規(guī)范”。

合格，就是指轉出的干部人事檔案要符合檔案管理的相關規(guī)定，要按照干部人事檔案審核整改要求制定適合本單位情況的干部人事檔案審核標準，本著材料齊全、手續(xù)完備、整理規(guī)范、內容真實完善的要求對轉出材料與手續(xù)進行嚴格審核，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。檔案接收單位也要按照相關的接收標準接收干部人事檔案或材料，嚴格履行相關手續(xù)，對不符合歸檔要求的檔案退回原單位讓其進行整改，整改接收時，接收單位人員要進行復查，合格后報接收單位領導審批入庫。

及時，就是要將干部人事檔案按照檔案管理工作的相關規(guī)定的工作日內報送到相關接收單位，另一方面，接收單位在收到檔案后應按相關規(guī)定的工作日完成檔案的審核工作，發(fā)現(xiàn)問題應及時反饋給報送單位，讓其整改。報送檔案的單位在接到有問題的檔案后按照其反饋的問題進行認真整改，并將整改后的檔案在規(guī)定的工作日內轉給接收單位。

安全，就是干部人事檔案在寄出時必須嚴密包封，通過機要交通或者專人遞送，嚴禁郵寄或者干部本人攜帶。對于本人攜帶的，檔案管理部門要拒絕接收。接收單位發(fā)現(xiàn)有拆封痕跡的，要同原單位上級主管部門進行調查核實，對違反檔案管理規(guī)定和違反相關法律的，要嚴肅追究當事人和檔案管理人員的責任。

規(guī)范，就是按照《干部人事工作條例》，相關主管部門要嚴格履行干部人事檔案轉遞制度，嚴格履行相應的審批、登記程序，這里包括轉出檔案必須經本單位分管、抓管領導批準，并進行詳細登記。

5 干部人事檔案轉遞工作對人的要求

從上述內容看出，人也是關系干部人事檔案轉遞工作成敗的一個重要因素，即檔案管理工作者素質的高低直接關系到人事干部檔案的轉遞工作的開展的好壞。簡單來說，就是我們檔案管理工作者的綜合水平有待提高 。

現(xiàn)在，檔案管理工作部門都存在檔案管理人員業(yè)務培訓工作跟不上等一些普遍性問題。不斷提高檔案管理工作者的水平，是提高檔案質量的關鍵因素，同時由于檔案管理工作的特殊性，必然對檔案工作者提出更高的要求。所以，需要我們檔案管理人員做到以下幾點：

1、良好的政治素質。由于檔案工作具有機要性，檔案專業(yè)人員必須具有嚴格的保密觀念和保密習慣，以確保檔案信息在政治上的安全。哲學家熊十力先生有句名言：“知識之敗，慕名而不務潛修也；品節(jié)之敗，慕虛榮而不甘枯淡也”。所以，檔案工作者要甘于清貧、甘于寂寞、甘于坐冷板凳、甘于為他人做嫁衣。

2、過硬的專業(yè)知識。檔案管理的業(yè)務性很強，作為檔案管理人員，必須了解國家有關政策和有關規(guī)章制度，熟悉檔案管理工作的整個流程，較好地利用計算機和網絡技術，使檔案管理工作規(guī)范化、程序化和高效化。

3、較強的創(chuàng)新意識。檔案人員的創(chuàng)新能力、創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神是做好21世紀檔案工作的關鍵。檔案人員應該具有開拓創(chuàng)新精神，在工作中要積極開展調查研究，善于發(fā)現(xiàn)新情況，研究新問題，認真總結經驗，積極鉆研業(yè)務，不斷完善檔案管理方法，適應形勢發(fā)展的需要。

6 結語

總而言之，干部人事檔案轉遞工作是整個人事干部檔案工作中的重要的一個環(huán)節(jié)，做不好這項工作，我們的整個人事干部檔案工作進程就會受到不良影響，甚至停滯不前。作為一名檔案管理工作人員，我們要時刻嚴守工作紀律，按照工作規(guī)定和流程，將理論與實際相結合，做到理論和實踐的統(tǒng)一。并以認真嚴謹的態(tài)度、腳踏實地的工作作風來做好自己的本職工作。

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