城建檔案利用工作淺議

彭江波

摘 要：城建檔案作為一種重要的科技信息資源，是城市建設的見證，也是檔案事業全面發展的一個重要組成部分。城建檔案的查閱利用是城建檔案工作的目的所在。本文闡述了城建檔案利用過程中遇到的一些問題，為以后提高服務水平提供參考。

關鍵詞：城建檔案；檔案利用

隨著我國經濟建設的不斷發展，房地產業的快速壯大，在城市規劃、建設和管理過程中產生了大量的城建檔案。城建檔案是一種重要科技信息資源，提供給各行業利用，充分發揮其價值，為社會的發展和人類進步作出突出貢獻。

1 城建檔案工作的目的是為了社會提供利用服務

提供檔案利用是城建檔案業務工作收、存、管、用中的用，是業務工作的出發點和歸宿。保存和開發城建檔案信息資源的目的就是為社會提供利用服務，利用服務發展的好壞檢驗著城建檔案工作的成果，作為城建檔案聯系社會的重要窗口，利用服務工作做得如何，是衡量城建檔案館業務工作開展程度的重要標志，也檢驗著工作人員的業務水平和服務態度，重視利用服務工作，及時反饋意見，對各項業務工作的開展、改進起到極大的帶動作用。

2 城建檔案利用現狀分析

（一）檔案利用需求量正越來越大

通過近30年的發展，城建檔案館在豐富館藏、改進結構等方面取得了長足進展。隨之而來城建檔案利用的需求也逐年放大，通過對比近30年來每年的查閱利用人次和卷次情況，說明城建檔案利用情況和社會經濟發展是成正比關系的，呈現出逐年增加的趨勢。

（二）檔案利用目的多元化

分析查閱利用目的，原先的城建檔案利用目的多為房屋產權登記，而現在除了產權登記，還有單位存檔、政府投資、項目審批、改擴建裝修、資質評定、司法取證、案件查處、解決糾紛等檔案需求逐漸成為檔案利用工作的重心。而學術研究、編史修志、宣傳教育、年限鑒定等檔案需求在利用工作中則顯得相對薄弱。

（三）檔案利用主體開放化

原先城建檔案利用主體多為建設單位，現在主體開放化，基本上與檔案相關的其他單位和個人都成為了檔案利用主體：施工單位、物業公司、小區業主、產權單位、執法單位、律師等等。

3 城建檔案利用存在的問題

（一）檔案意識淡薄

受傳統觀念影響，城建檔案館是科技類事業機構，不同于圖書館、博物館等文化事業機構，人們對檔案的重視不夠，沒有歸檔意識，需要查詢檔案的時候無檔可查或無處可查，我們在實際工作中經常遇到前來咨詢的群眾，認為只要房子存在那么城建檔案必然在城建檔案館，只有耐心給他們解釋，只有移交過檔案的單位才有檔案，我們不可能憑空捏造。

（二）館藏檔案結構不完整，比較單一

城建檔案館由于主管單位不同，搜集的側重點也有一定區別，主要手機建設活動中規劃、建設、管理等部門的審批資料和工程施工技術資料，其中房建工程檔案占比較大，市政工程、地下管線工程、園林綠化工程等接收難度大，因此館藏占比少，甚至可以忽略。現實中也經常小區管網堵塞，造成生活不便，業主前來查詢管網資料，大多失望離開，還有些施工單位沒有查詢到管網資料，挖斷管網造成經濟損失情況也時有發生。

（三）城建檔案提供利用的方式單一

目前城建檔案館提供利用服務的方式，大多是傳統的人工錄用查閱方式，而在線咨詢網上查閱等利用的方式并不多，這樣會使檔案利用工作比較繁瑣，隨著現代社會的進步，科學技術不斷發達，計算機互聯網普及應用，各種信息快速傳遞，城建檔案的用戶群體也不斷增多，用戶需求也呈現出多樣化，過去傳統的城建檔案員工錄入查閱已經滿足不了群體的需要，在城建檔案查詢快速的利用人們希望能夠實現科技化，簡易化，高效化，由于過去的調查查閱改為現在的各種終端（電腦、手機等）網上查閱，有些資料也可直接在計算機上下載，希望不用出門就能查閱到所需的城建檔案資料。

4 針對城建檔案利用問題采取的措施

（一）以法規和制度來保證城建檔案質量和利用工作

城建檔案是城市變遷的真實記錄，是全社會的勞動成果和寶貴財富，需要政府在現有的法律法規基礎上，完善城建檔案法律法規，來保障城建檔案收、存、管、用工作，切實保證優化館藏結構，優化檔案內在的質量。

（二）加強城建檔案隊伍建設 ，優化服務

城建檔案建設發展根本問題在于城建檔案隊伍，在于管理者的責任感和事業心，城建檔案又是一門多學科綜合性系統，因此我們要做好人才的培養和儲蓄工作，加強在職人員的繼續教育，不斷更新檔案專業理論知識和實際技能，采取各種手段吸納一專多功能的人才充實城建檔案隊伍，推動城建檔案事業的不斷發展。同時，檔案利用服務要廣泛宣傳、熱情接待、細心查找，在開展檔案服務時要目光敏銳、積極開發、主動提供。

（三）加強對利用成果的跟蹤分析

對城建檔案利用情況進行綜合分析，掌握規律，分析趨勢，要建立利用反饋制度，根據用戶反映回來的信息，了解社會對城建檔案利用的需求和利用者的心理，查找工作的不足及今后努力的方向，加強和利用者的溝通，形成良性互動。將反饋信息收集匯編，再次向社會宣傳利用信息產生的效益和成果，使社會更加認識檔案的價值，提高了城建檔案館社會地位和知名度，從而更促進信息的開發利用工作.

（四）重視城建檔案工作，增加人力物力投入

爭取主管部門和財政部門的重視和支持，添置必要的設備設施，特別是數字化、網絡化設備，優化網絡環境， 進一步加強城建網絡化服務，隨著社會信息化的發展，人們對城建網絡化服務的需求越來越迫切，因此將城建檔案的數字化，網絡化服務放在一個重要的地位非常必要。

城建檔案利用工作城建檔案工作的重要組成部分，做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時主動提供檔案利用服務，做到檔案管理工作管理方法科學化，管理手段高效化，檔案工作的管理化，建立城建檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分的體現，推進城建檔案事業的發展。