試析檔案數字化的質量及安全保密控制

摘 要：伴隨著我國社會的飛速發展，信息技術開始廣泛應用于各行業的發展及管理過程并逐漸占據社會發展的主導地位。信息技術的強化是建立在良好檔案信息系統的基礎上，檔案數字化作為系統中的重要內容開始受到重視。本文通過對數字化檔案的建立過程進行探究，深入分析檔案質量及保密安全控制過程中易出現的問題。

關鍵詞：數字化；檔案質量；安全保密

檔案數字化的實質是將不斷更新的信息技術運用于檔案管理的過程中。不斷完善的管理系統支撐著檔案數字化的正常運作，與傳統的檔案管理工作不同，數字化檔案的管理聯系著許多因素，需要各部門之間的相互配合。目前，我國的檔案數字化進程已經由最初的起步階段逐漸過渡為發展階段，各地的檔案管理所正逐步開啟信息資源共享。當然，檔案數字化的飛速建立也為檔案管理過程帶來了一定的問題，其中作為數字化檔案核心部分的質量及安全保密工作都有待進一步的加強。在檔案管理過程中，相關負責人員正通過實踐不斷地摸索尋求有效措施，幫助完善數字化檔案的管理系統，建立良好的氛圍，切實解決數字化檔案管理過程出現的問題，全面推動檔案管理工作的深入發展。

1 加強檔案數字化質量控制

步入新世紀以來，國家的信息化制度得到了進一步的完善，相應的帶動了數字化檔案的蓬勃發展，大力創新的計算機技術幫助工作人員快速準確的進行檔案查詢及調整工作，在促進檔案信息共享的同時極大的改善了檔案的管理操作效率，幫助提升數字化檔案管理的工作效率。

（一）檔案數字化質量控制內容

數字化檔案的質量控制主要通過控制措施確立不同部門工作人員的具體工作內容，從而達到數字化檔案的質量要求。運用信息化管理設備整理檔案數據，建立符合數字化檔案管理工作的數字化管理模式。在管理過程中，細致詳盡的工作分散路線可以幫助管理人員綜合全面的把握住檔案管理的主要進程，幫助員工提高行業責任意識。

強化滿足當前發展趨勢的檔案數字化質量控制主要從制定規劃、選取行業軟件、創新技術路線等方面著手。在實踐過程中，全面合理的制定方案，參與部門遵照規劃方案中的具體內容進行分工合作，遵循檔案數字化的工作原則，依據不同的工作流程確定相應技術路線，對工作參與人員進行科學分配，提升工作效率。

使用相關的技術軟件是數字化檔案管理工作中必不可少的，每一行軟件都具有自身的技術特點，軟件選取不恰當會影響到后續檔案管理工作的順利進行。因此，不同工作部門應當根據實際需求正確選擇工作軟件，這也是保障數字化檔案質量過程中的重要組成部分。

工作人員是實際工作開展進行的基礎，相關參與部門需要加強對檔案管理工作人員的招收和培訓工作，關于工作軟件的使用有關部門可以組織技術人員對員工進行親身示范，鍛煉員工的實際動手能力，確保工作人員能夠熟練使用新型的信息技術設備。信息技術的不斷更替使得檔案數字化標準及相關參數的確定愈發重要。當前出臺的數字化檔案建設的標準和規定符合我國目前的信息技術發展形勢，相關行業可據此為出發點制定符合自身發展特征的相應制度。

（二）檔案數字化質量控制措施

檔案質量的保障是檔案數字化過程的核心工作。信息是一種社會基礎性資源，信息質量合格化是建立在選取優良的數字化檔案管理方案、合理使用數字化軟件、嚴格制定員工招收標準、謹慎把控參數選取過程等良好措施實施的基礎上的。局部過程的細節對整個過程順利與否起著關鍵作用，加強對于具體實施過程的監控是保證數字化檔案質量的重要舉措。

提升數字化檔案質量首先應建立與之相適應的數字化管理體系，進而制定具體的管理方案，選擇行之有效的軟件作為工作的主要技術支持，幫助質量控制工作的順利操作和實施。在數字化管理模式的運行下，對信息技術處理軟件的要求也相應增加，在處理各類繁瑣復雜檔案信息的同時還要求建立高效的數字化檔案系統，軟件相關參數的設定必須符合數字化檔案質量的要求，滿足相關標準，應對數字化檔案管理過程中產生的相關技術問題，方便工作人員在管理過程中有據可循，確保數字化檔案質量控制。

完善的規章是建立檔案資源共享的前提。檔案工作過程的順利進行需要健全的制度作為基礎保障，確保每一名工作人員在質量控制階段分工明確，責任落實。檔案數字化工作具有很強的實踐性和可操作性，由于傳統的檔案管理經驗無法借鑒，因此要求工作人員在檔案管理工作中不斷積極摸索，階段性講評正是一種高效切實的工作方法，通過對每一工作階段的優勢與不足進行及時的了解與分析，對工作方法的使用和選取進行檢驗和創新，幫助工作人員全面認識了解自身工作中存在的問題，從而及時改進，提高工作效率。數字化檔案的工作性質決定了不能單單依靠階段性講評，將獎懲性制度與階段性講評相結合可以彌補檔案工作過程中缺乏監督力度的這一劣勢。另一方面，檔案工作的檢查和后續部分的驗收也是工作進行中需要重點關注的部分。

2 完善檔案數字化安全保密控制

檔案的文件原始記錄性決定了其作為憑證價值的重要屬性，因此，檔案數字化管理工作的開展需要首先確保檔案的安全保密得到良好的解決。每一名檔案管理人員肩上都擔負著保護檔案安全的責任。檔案安全保密包括檔案實體安全和檔案內容保密兩方面。兩者必須同時把控，不能產生偏頗。

檔案安全保密工作首先來源于健全的規章制度，在檔案管理工作的進行中難免會遇上秘密文件的處理，在此基礎上完善檔案安全保密制度，并要求工作人員了解遵守相關制度，明確保密安全的重要性，在工作進程中形成環環相扣的檔案保密安全系統，避免出現重要信息泄露的現象。

在管理模式方面，建立符合數字化檔案管理的高安全性信息管理系統，在信息技術飛速發展的今天，工作人員通過計算機對檔案管理數據進行調用歸類的同時需要保證網絡環境的安全隔外，預先制定相關措施應對可能產生的網絡攻擊、系統癱瘓等問題，保障在特殊情況下檔案信息的安全保密工作順利進行。

人是一切工作的主體，加強對檔案數字化管理工作人員的管理以及提高員工自身綜合素質是檔案保密工作落實的重要基礎。例如對于直接參與建立檔案管理系統的工作人員必須建立完善的身份識別制度，防止與其他工作人員發生混淆。對于其他檔案管理工作人員，需要按照各自工作內容進行小組劃分，不同小組具有不同的工作性質，并分別對每一組工作人員設定獨有的檔案資源接觸權限，并以單個文件為單位記錄工作人員的查閱歷史，保證檔案資源的安全保密。相關部門在檔案數字化工作開展初始過程中便已設立相關安全保密制度，但是在實際執行過程中往往由于員工的粗心大意而造成檔案工作效率降低。據此，可在工作進行階段不定期組織工作內容糾察活動，幫助員工認識到自身的工作問題并及時處理，加強對犯錯員工的培訓工作，對于數字化檔案管理過程中出現的安全保密問題，一經發現馬上嚴肅處理。

3 結語

完善的檔案信息管理系統是幫助檔案工作人員良好開展數字化管理工作的先決條件。檔案管理部門在在檔案數字化質量控制過程中占據著主導地位。因此檔案管理工作人員在工作中必須嚴格遵守相關制度。檔案安全保密工作來源于健全的規章制度，階段性講評和相關獎懲調理的設立實行是幫助完善檔案管理制度，保證數字化檔案質量和安全保密工作順利進行的有效措施。我國目前的數字化檔案開展工作已經取得了一定的成果，隨著科技水平和信息技術的不斷飛躍，檔案數字化的進展速率也相應加快，基于當前發展形勢，數字化檔案質量和安全保密工作的高效開展才是我國檔案事業健康成長的重要因素。

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作者簡介

許方旭（1984-），湖北荊門。