現行干部人事檔案信息化利用面臨的困境及突破途徑研究

董慧

摘 要：干部人事檔案信息化是國家信息化的重要內容，是干部人事檔案工作發展的大趨勢。其旨在為社會提供高效優質的技術與信息服務。目前，我國干部人事檔案信息化管理存在諸多弊端，本文就如何改革干部人事檔案信息化，如何推動其健康快速發展進行了深入研究。

關鍵詞：干部人事檔案信息化；困境；研究

人事檔案利用工作是指為人事及其他工作提供人事檔案中有關情況和材料的一種工作。人事檔案工作的質量及人事檔案資源開發的廣度與深度與人事檔案利用工作開展的好壞息息相關。而干部人事檔案信息化建設作為一項涉及意識觀念、體制管理、領導組織等各方面的系統工程，其進展緩慢的原因呈現多樣性與復雜性，大大阻礙了干部人事檔案工作的有序發展。

1 現行干部人事檔案信息化面臨的困境

（一）管理理念及管理方式不科學

因人事檔案管理的機密性，除了從事人事檔案工作的人員能夠看到檔案的內容外，其他人無法看到檔案信息。在出現狀況時，檔案本人無法通過檔案維護其合法權益，人事檔案管理工作的全封閉式管理屬性使得檔案工作存在“重保存、輕服務”的現象。另一方面，雖然大部分單位已經開始計劃建設人事檔案信息數據庫，但因其剛剛起步，信息涵蓋范圍小，無法做到如實體檔案般詳細準確，因此現階段翻閱實體檔案仍是人事檔案最主要的提供利用方式。然而，傳統老舊的靠手工檢索檔案的人事檔案管理方法工作量大，利用效率低，且非常不利于原文件的保管，因而無法滿足當下龐大的信息建設。

（二）檔案信息活化與共享未能實現

在現實生活中，干部檔案存在的不完整，不齊全，丟失損毀等問題直接影響了干部的切身利益，這類事例屢見不鮮。雖然大家都認識到了檔案的重要性，但往往只是嘴上說說，并沒有采取行動。干部檔案信息活化與共享得不到實現抑制了干部檔案作用的正常發揮，因此必須做好干部檔案信息開發利用的工作，激活知識與信息，從而轉化成動態的檔案信息，促使其產生社會效益。

2 現行干部人事檔案信息化突破途徑研究

（一）轉變服務理念 創新服務方式

人事檔案工作者應當轉變服務理念，創新服務方式，了解工作的重要性，明確工作的意義，以積極熱情的服務態度投入到工作中去。同時，人事檔案工作者必須提高自身統計、編研以及預測能力，真正地將檔案分析透徹[1]，并能夠根據檔案利用者的需求，主動為檔案者提供有效合理的信息，實現檔案利用由"量"向"質"的轉變。

（二）優化管理模式 完善管理體制

干部人事檔案是國家檔案的重要組成部分，應當納入國家檔案工作管理體系。檔案行政管理部門理應對干部人事檔案信息化建設高度重視，提高管理質量與水平，并認真落實好各部門干部人事檔案工作的管理與監督工作[2]。干部人事檔案管理可通過采取工作機構集中或相對集中的非納入式管理方式，也可實行由檔案館集中管理的納入式管理模式，規范干部信息，嚴格干部管理，具體問題具體分析，各部門各單位應當根據實際情況，選擇合適的管理模式。另外，必須固定專人管理干部人事檔案，并由單位組織上級領導對此業務工作進行檢查指導。

（三）加快人事檔案信息化建設 提高工作效率

干部人事檔案信息化不應該停留在傳統意義上"掃描加保存"的初級階段，而應當與時俱進，實現干部檔案的信息化與數據化，一方面有利于保證信息提供的準確與速率，另一方面也在一定程度上遏制了檔案造假的發生，避免了檔案損毀的可能性。因此，各部門單位應當加快人事檔案信息化建設，利用掃描儀、計算機等現代化信息設備，將紙質的檔案資料轉移到信息據庫中，建立一個統一的信息平臺便于檔案信息資料的管理與分類，利用高科技手段對檔案進行編目，檢索，查詢統計等日常工作，必須時刻注重檔案數據庫的更新與維護，確保檔案信息與干部檔案的統一性與時效性，實時控制，增強檔案功能，提升檔案價值，將信息服務功能的作用發揮到極致。

（四）合理處理"保密”與“利用”的關系

干部人事檔案的重要性不可小覷，其利用價值自然不在話下。檔案之所以保存，其實質是為了獲得更好的利用，否則就失去了保存的意義。檔案信息機密式的屬性決定了它利用的局限性。因此，干部檔案管理者應當科學處理好“保密”與“利用”的關系，在適度揭開干部檔案神秘面紗的前提下，充分發揮其積極作用，為社會主義建設服務。

3 結語

自20世紀90年代以來，中共中央組織部就對干部人事檔案信息化工作引起了高度重視，一直積極推進其工作的進展，直至今日，也取得了一些成效，積累了一些經驗，為全國范圍內建設干部人事檔案信息化奠定了堅實的依據與基礎。現階段全國范圍的干部人事檔案信息化建設正在逐步完善，力求與國家檔案信息化建設的步伐保持一致，為推進人事檔案信息化建設發揮了積極作用。

參考文獻

[1]卜禹華.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].改革與開放，2011，（18）：102.

[2]唐菖霞.干部人事檔案信息化管理研究[J].中國管理信息化，2015，18（12）：218.