淺談企業檔案對企業文化建設的作用

溫娟

1 企業檔案與企業文化建設的關系

1.企業檔案具有文化特性，是企業文化的重要組成部分

文化是一個非常廣泛和具有人文意味的概念，目前各界比較認同的解釋就是“文化是人類所創造的物質財務與精神財富的總和。”企業所進行的生產經營管理等各項活動都是在的創造自己的文化。所謂檔案，是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的有保存價值的歷史記錄。由此可知，企業檔案作為企業各項活動的最直接記錄，是企業文化的一種固化和重要載體。

2.企業檔案工作與企業文化建設相輔相成相互影響

企業檔案工作與企業文化建設的關系應從兩方面理解。其一，企業檔案工作的管理對象是企業檔案，而企業檔案是企業文化的固化，是企業文化的重要載體。如果企業檔案工作管理到位，那么對企業文化的建設將是具有促進作用的，反之，企業檔案管理缺失，企業檔案的安全完整無法得到保全，那么對企業文化建設將會起到負面影響。其二，開展企業檔案管理工作本身就是在進行企業文化建設。企業文化是企業長期生產、經營、建設、發展過程中所形成的管理思想、管理方式、管理理論、思維方式和行為規范的總和。企業檔案館是企業內部管理部門，這種組織結構決定了檔案館及檔案工作屬于本企業文化建設的范圍，是企業文化建設的一部分。檔案館的硬件設施、行業思想以及檔案管理人員的知識背景和工作習慣，三者融合出了企業檔案館自身的文化和內涵，企業檔案館文化是企業文化的亞文化。而亞文化是對其外部環境具有輻射功能，檔案館文化對企業文化的建設會帶來影響。因此，企業檔案工作與企業文化建設就如同手心手背二者相互影響，相輔相成。

2 企業檔案在企業文化建設中的實現途徑—從鐵三院檔案館角度出發

1.激活企業檔案資源為企業文化建設提供助力

（1）以實體檔案為載體展示三院企業文化

從利用檔案實體為出發點，以集團公司建設企業榮譽室為契機，去全方位展示企業文化。檔案館保存了集團公司自成立以來，所有工程項目的設計資料240多萬張冊，文書檔案5600余卷/18000余件，所獲得的各類榮譽獎狀證書等實物檔案1600余件，各類活動或工程照片檔案80000余張、視頻檔案966盒20G、這些檔案資源可以為榮譽室的建設提供助力。建立榮譽室可以分為三個主題的展示區，第一主題，是三院歷史沿革和發展情況，介紹企業大事記、歷任企業領導技術骨干、組織沿革以及院址的變遷等情況。這里檔案館可以依靠館藏文書檔案及照片檔案資源來針對以上內容進行梳理和提取，提供史料支持。第二主題，企業精品工程。鐵三院自1953年建院60多年來，創造了中國乃至世界鐵路史上的多項第一，承擔設計了中國最大的援外鐵路——坦贊鐵路，中國第一條高速鐵路——京津城際鐵路，中國第一條重載鐵路——大秦鐵路，世界上綜合技術水平最高的高速鐵路——京滬高鐵，世界上第一條高寒地區高速鐵路——哈大高鐵等。檔案館完整的保存著這些“第一”工程的技術檔案，我們可以選取這些工程的難點和特點部分，在注意技術保密前提下，選取藍圖、工程照片進行展示，同時制視頻介紹來立體化對外展示三院技術質量和技術實力。第三主題，榮譽展示。在館藏榮譽檔案基礎上，進行梳理，提取出可以體現三院精神和價值觀念的榮譽證書、獎狀、獎牌等進行展示，宣傳企業文化。

（2）以檔案信息資源為支撐展示三院企業文化

以檔案信息資源為基礎，進行深度梳理和挖掘，以鐵三院院網為平臺，通過開辟“網上院史館”板塊，來加強企業文化建設，增強職工認同感和企業內在凝聚力。筆者認為，網上院史館可以參考如下板塊設置，鐵三院概況、院訓院徽院歌、關懷和囑托、院史人物、三院榮譽、特別展廳、院址變遷、精品工程，三院記憶等。為完善以上板塊的內容，就需要對檔案信息資源進行整理挖掘，激活檔案信息資源知識潛力滿足和豐富“網上院史館”內容，為企業文化建設提供助力。

2.增強企業檔案亞文化建設豐富三院企業文化內涵。

（1）樹立檔案管理理念

理念、信念、價值取向是企業文化發展的目標，一個好的企業亞文化首先就要從理念目標著手，樹立正確的管理理念。作為檔案館，首先要樹立“以人為本”的管理理念。就是要求檔案管理人員應在國家法律企業規章制度框架內，盡力為企業職工提供高質量的檔案服務；其次，要樹立檔案安全預防為主的理念。這就要求檔案管理人員在思想上要樹立檔案安全防范意識，要努力掌握實體檔案保護的知識和技能并在工作中去主動落實工作，延長檔案載體的壽命。同時，檔案管理人員還要意識到檔案信息安全的重要性，在日常管理中要對涉及國家或者商業秘密的檔案信息的密級程度及利用范圍做到心中有數。最后，要樹立檔案基礎工作至關重要的理念。檔案工作存在的目的就是提供利用，而提供利用的前提就是要將檔案的基礎工作做好。檔案工作不是顯學，需要耐心和時間去積淀基礎。因此，檔案管理人員就要塌下心來，扎實做好基礎，檔案利用、等工作鋪路架橋。

（2）開辟獨特的檔案技術文化

所謂技術文化，就是通過一項技術革新，為工作模式和工作習慣等整個工作體系帶來變化，并隨著這些變化而衍生出來新的文化。技術文化具有很強的辨識度，可以成為企業文化建設的急先鋒。檔案館以檔案信息化建設為契機，在引進新管理系統使用新技術的同時努力改變管理模式塑造獨特的檔案技術文化。

<1>檔案整理模式——由手工實體整理轉為前端控制

自2015年開始，隨著集團公司加大對檔案信息化建設的投入，檔案館以引進新的檔案管理平臺為契機，大力提高計算機自動化水平，借助電子文件的前端控制思想，轉變檔案整理模式。利用系統前端管理插件，實現了在噴圖階段對設計圖紙圖標信息的采集及自動賦予條碼，為之后底圖以及通過該底圖所曬藍圖的歸檔，檔案條目的掃碼匹配錄入奠定基礎。通過對新系統的使用，實現了紙質檔案整編的深度自動化。檔案管理人員在設定好起始檔號后，只需要通過掃圖紙圖標上方的條碼就可以利用之前收集上來的圖標信息自動完成檔案條目的著錄，同時還會自動生成卷內目錄、備考表、檔案號、脊背簽等。這種前端收集圖標信息，利用條碼對紙質圖紙進行標識，到整編階段的掃碼提取圖標轉變為檔案條目以及卷內目錄、檔案號等檔案整理階段實體標識的自動生成的這樣一種整編管理模式，極大的提高了檔案館紙質檔案的整編效率，同時簡化了整理流程，改變了工作方式和習慣，同時也一定程度上改變了相應的工作和管理制度，重新塑造了檔案館的亞文化。

<2>檔案利用方式——實現信息共享、集成與網上借閱

保存檔案的目的就是利用，隨著新的檔案管理系統上線使用，我館將各類型的檔案信息通過網頁端實現了對全體職工共享。同時，檔案館還和OA系統進行了掛接，實現了OA系統辦結公文的自動歸檔及共享。自此，檔案館改變了傳統的借閱模式，職工登陸系統，直接檢索自己所需要的檔案，發起借閱。這種網上預約借閱的方式，即省去了職工在檔案館等待的時間，提高了個人的工作效率。而且也使得檔案的管理變得信息化，一切的借閱信息全部記錄在管理系統中。管理系統會自動提醒催還，省去了檔案人員人工統計催還的工作，提高了檔案館自身的工作效率。最重要的是，它在一定程度上改變了公司職工的檔案利用方式和工作習慣，一定程度上創造了檔案館特有的技術文化。