論信息化環(huán)境事業(yè)檔案管理的科學(xué)化

李蕾

摘 要：在當(dāng)前的信息化環(huán)境下，事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著許多新的問題，必須積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。本文就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了分析，結(jié)合檔案管理科學(xué)化的意義和作用，對(duì)信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的有效措施進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境；事業(yè)檔案；管理；科學(xué)化

檔案本身的作用，是對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)的相關(guān)信息進(jìn)行記錄，為研究工作提供必要的信息支持。信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，推動(dòng)了檔案管理的數(shù)字化和信息化，也使得事業(yè)單位檔案管理工作的模式出現(xiàn)了很大的轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理工作的方式和方法進(jìn)行創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)打馕管理的科學(xué)化，是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，提升檔案管理效率的關(guān)鍵所在。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.1 認(rèn)識(shí)問題

調(diào)查顯示，許多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視，沒有對(duì)相應(yīng)的管理制度進(jìn)行有效落實(shí)，使得制度淪為表面形式，影響了檔案管理工作的效果。

1.2 人員問題

重視不足導(dǎo)致事業(yè)單位缺乏對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，使得人員的素質(zhì)得不到及時(shí)提高，難以適應(yīng)檔案管理工作的需求。實(shí)際上，檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，要求管理人員必須具備較強(qiáng)的專業(yè)素質(zhì)，保證工作的連續(xù)性和專業(yè)性，而人員素質(zhì)問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作水平的提高。

1.3 經(jīng)費(fèi)問題

經(jīng)費(fèi)不足是影響檔案管理工作現(xiàn)代化和科學(xué)化的最大障礙，其主要原因仍然是缺乏對(duì)于檔案管理工作的重視。當(dāng)前，檔案管理意識(shí)在我國普遍缺乏，資金投入不足，使得檔案管理設(shè)備無法得到及時(shí)更換，工作環(huán)境簡陋，硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)嚴(yán)重滯后，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和信息化，更是無從談起[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的意義

在信息化環(huán)境下，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，具有非常重要的意義，一是能夠推動(dòng)事業(yè)單位的深化改革，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，使得事業(yè)單位改革不斷深化，實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開、人員公開和財(cái)務(wù)公開，已經(jīng)成為了時(shí)代發(fā)展的客觀需求，而這需要科學(xué)化的檔案管理制度的支撐，使得社會(huì)各界能夠通過對(duì)檔案資料的查閱，了解事業(yè)單位的運(yùn)行情況，做好監(jiān)管工作；二是可以促進(jìn)事業(yè)單位的高效運(yùn)行。檔案管理的內(nèi)容實(shí)際上是對(duì)事業(yè)單位發(fā)展歷史的一種整理和體現(xiàn)，可以對(duì)單位的工作和活動(dòng)進(jìn)行記錄，依據(jù)檔案，單位領(lǐng)導(dǎo)人員和決策人員可以了解單位的基本狀況，從而做好發(fā)展戰(zhàn)略的制定和調(diào)整，同時(shí)也可以通過檔案，發(fā)現(xiàn)單位中的優(yōu)秀人才，提升人才的利用效率。而對(duì)于基層人員而言，通過檔案，可以對(duì)自身的工作進(jìn)行總結(jié)，做好目標(biāo)的調(diào)整，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自我提升；三是可以實(shí)現(xiàn)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展，在信息化環(huán)境下，信息技術(shù)的發(fā)展和普及，使得人們的日常工作和生活發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的人工檔案管理方式已經(jīng)逐漸被淘汰，檔案管理工作正在向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化、規(guī)范化的方向不可阻擋的前進(jìn)。檔案管理人員應(yīng)該及時(shí)關(guān)注社會(huì)發(fā)展的新趨勢(shì)，做好檔案管理工作的創(chuàng)新，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，為社會(huì)的穩(wěn)定健康發(fā)展提供良好的保障[2]。

3 信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的有效措施

3.1 及時(shí)更新認(rèn)識(shí)

結(jié)合上述分析可知，認(rèn)識(shí)不足是導(dǎo)致檔案管理問題的主要因素，因此，想要對(duì)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行有效解決，最為關(guān)鍵的一點(diǎn)，就是引導(dǎo)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員及時(shí)對(duì)自身的認(rèn)識(shí)進(jìn)行更新，了解檔案管理工作的重要性，充分重視檔案管理工作。只有領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)范才能夠真正得到有效落實(shí)，成立專門的檔案管理部門，完善檔案管理隊(duì)伍，投入專項(xiàng)管理資金，為檔案管理工作的順利實(shí)施提供穩(wěn)定環(huán)境；只有管理人員重視，才能夠在檔案管理工作中保持一個(gè)認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，全身心的投入到檔案管理工作中去，通過明確的分工，為檔案管理工作的實(shí)施提供可靠保障。

3.2 強(qiáng)化人員培訓(xùn)

管理人員的專業(yè)素質(zhì)和能力直接影響著檔案管理工作的水平和效果，因此，對(duì)于事業(yè)單位而言，想要實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，就必須重視對(duì)于檔案管理人員的培訓(xùn)，提升管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。例如，可以定期開展檔案專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，在提升檔案工作人員專業(yè)素質(zhì)的同時(shí)，使得其能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，從而更加主動(dòng)的開展自我提升，對(duì)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，樹立起先進(jìn)的管理理念。同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于管理人員的思想政治教育，引導(dǎo)其樹立責(zé)任意識(shí)和正確的職業(yè)觀念，確保其能夠積極的投身到檔案管理事業(yè)中。另外，為了保證檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性，在進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)時(shí)，如果沒有必要，應(yīng)該排除檔案管理部門[3]。

3.3 增大資金投入

領(lǐng)導(dǎo)的重視是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的基礎(chǔ)和前提，而資金的支持則是實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化的有力保證。事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)于檔案管理工作的資金投入，對(duì)檔案管理的工作環(huán)境進(jìn)行改善，提升管理設(shè)施的整體水平，為管理人員提供一個(gè)更加舒適的工作環(huán)境。檔案管理部門應(yīng)該配備專業(yè)的檔案儲(chǔ)存柜以及檔案管理系統(tǒng)等，完善檔案管理的信息化，同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的安防措施，以保證檔案文件的安全。

3.4 完善管理制度

完善的管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的基礎(chǔ)，對(duì)于事業(yè)單位而言，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理工作重要性的宣傳工作，對(duì)檔案管理有關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行講解，在單位內(nèi)部形成良好的環(huán)境和氛圍，提升管理人員和基層工作人員對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。同時(shí)，應(yīng)該結(jié)合具體情況，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行健全和完善，要求制度具備對(duì)于單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的約束力，對(duì)檔案管理的責(zé)任進(jìn)行明確劃分，做好基層員工的定期考核工作，結(jié)合考核評(píng)價(jià)的結(jié)果，做好相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰工作，充分地調(diào)動(dòng)各部門人員參與檔案管理工作的積極性。

3.5 推動(dòng)資源建設(shè)

在信息化背景下，檔案管理工作需要及時(shí)做出改變，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為依托，結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等，逐步完成紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，使得雜亂的檔案信息變得更加規(guī)范，更加具有系統(tǒng)性。事業(yè)單位應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)于檔案信息資源的建設(shè)，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程，檔案資源網(wǎng)與其他社會(huì)信息資源系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，完善資源共享，從而為社會(huì)公眾提供更加優(yōu)質(zhì)的信息資源。具體來講，應(yīng)該加大資金投入，運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟件管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和電子化，提升檔案檢索的效率，促進(jìn)檔案信息的充分利用[4]。

4 結(jié)語

總而言之，在信息化背景下，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理事業(yè)中得到了越發(fā)廣泛的應(yīng)用，逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的信息化和智能化。面對(duì)新的發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位的檔案管理工作暴露出一些問題和不足，需要單位領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視，立足自身實(shí)際需求，積極探索檔案管理的科學(xué)化路徑，促進(jìn)檔案管理工作效率的不斷提高，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化和科學(xué)化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]汪萃.信息化背景下的單位檔案管理科學(xué)化發(fā)展路徑[J].讀書文摘，2016，（14）：29-30.

[2]張蕾.信息化環(huán)境中事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化路徑[J].黑龍江科技信息，2016，（9）：181.

[3]談亞芳.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].檔案與建設(shè)，2015，（3）：88-89.

[4]魏一偉.信息化背景下的行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，（10）：176.