新形勢下計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的問題及對策

劉英杰+鄒德山

摘 要：新形勢下，計劃生育檔案管理現(xiàn)代化主要表現(xiàn)在管理意識、資源利用、管理技能、管理設(shè)備等方面。但目前管理現(xiàn)代化沒有嚴格落實，具體表現(xiàn)在重視不夠、制度缺失、資金不足等方面。有必要變革思想觀念、健全管理制度、加大資金投入、提高人員素質(zhì)、落實責(zé)任制度，從而實現(xiàn)計劃生育檔案管理的現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：計劃生育檔案；管理現(xiàn)代化；管理制度；資金投入；人員素質(zhì)

實現(xiàn)計劃生育檔案管理現(xiàn)代化，不僅順應(yīng)時代發(fā)展要求，同時也能創(chuàng)新檔案管理方式，完善檔案管理流程，促進檔案資源得到有效開發(fā)和利用，為計劃生育管理和各項決策提供有效參考和服務(wù)。但目前檔案管理現(xiàn)代化存在不足，需要采取完善措施。本文將探討分析計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的表現(xiàn)，指出存在的不足，并提出完善措施，希望能為具體工作開展提供啟示。

1 新形勢下計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的表現(xiàn)

隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)和掃描技術(shù)的廣泛應(yīng)用，再加上管理制度不斷完善，管理人員素質(zhì)提升，檔案管理逐漸實現(xiàn)現(xiàn)代化，也為檔案管理工作帶來深刻變革。具體來說，檔案管理現(xiàn)代化表現(xiàn)在以下方面。

1.1 管理意識現(xiàn)代化

計劃生育檔案關(guān)系到千家萬戶，應(yīng)該確保資料完整和準(zhǔn)確，為各項決策活動提供有效參考。管理人員應(yīng)該注重更新思想觀念，樹立現(xiàn)代化管理理念，增強法制觀念和責(zé)任意識，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德感，扎實做好自己的每一項工作，認真負責(zé)完成檔案管理各項任務(wù)。同時還要重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，利用先進技術(shù)規(guī)范計劃生育檔案管理工作，采用現(xiàn)場教學(xué)、技能競賽、業(yè)務(wù)評比等多種形式和途徑，培養(yǎng)工作人員現(xiàn)代化管理意識，促進檔案管理水平提升。

1.2 資源利用現(xiàn)代化

檔案資源利用和加工過程中，應(yīng)該注重信息技術(shù)和計算機技術(shù)的應(yīng)用，利用信息加工系統(tǒng)和計算機網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)，進而有效配置計劃生育檔案資源，科學(xué)合理開發(fā)和利用相關(guān)資料，為計劃生育管理和決策提供有效服務(wù)。同時還要建立計劃生育檔案信息資源管理系統(tǒng)，利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)手段，構(gòu)建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、可共享的數(shù)據(jù)庫，從而有效滿足檔案管理需要，促進工作水平提升。

1.3 管理技能現(xiàn)代化

計劃生育檔案管理現(xiàn)代化要求提高管理人員綜合技能，增強管理人員綜合素質(zhì)，讓他們的管理技能實現(xiàn)現(xiàn)代化。因此，要注重現(xiàn)代計算機技術(shù)應(yīng)用，規(guī)范計劃生育檔案起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯總等各個環(huán)節(jié)，讓檔案資源形成、運行、轉(zhuǎn)換等各環(huán)節(jié)與自動化辦公結(jié)合起來。為順利實現(xiàn)這個目標(biāo)，應(yīng)該采取有效措施，實現(xiàn)檔案管理技能現(xiàn)代化。在學(xué)習(xí)檔案管理理論知識的前提下，還要善于把握每個工作要點，努力掌握計算機技術(shù)、信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用技能，進而提升檔案管理人員的現(xiàn)代化管理技能。

1.4 管理設(shè)備現(xiàn)代化

注重設(shè)備升級和更新，利用現(xiàn)代化設(shè)備有效開展計劃生育檔案管理各項工作。檔案管理內(nèi)容繁多，流程復(fù)雜，管理要求高，勞動強度大。而利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化管理設(shè)備，可以有效滿足檔案管理需要，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

2 新形勢下計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的問題

盡管很多單位和領(lǐng)導(dǎo)認識檔案管理現(xiàn)代化的作用，但由于資金投入不足，計算機和掃描設(shè)備等利用不全面，制約檔案管理現(xiàn)代化水平提升，存在的問題表現(xiàn)在以下方面。

2.1 重視不夠

單位日常運營和發(fā)展中，一些領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將工作重心放在其它方面，對計劃生育檔案管理的重視程度不夠，未能嚴格遵循規(guī)范要求開展管理工作。此外，相關(guān)制度不健全，檔案管理人員綜合技能偏低，檔案管理過程中現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用不到位，制約檔案管理現(xiàn)代化和工作水平提升。

2.2 制度缺失

一些單位沒有結(jié)合計劃生育檔案管理需要，制定健全完善的制度措施，難以有效約束檔案管理各項工作。即使一些單位建立完善的制度措施，但沒有嚴格執(zhí)行和落實這些制度措施。例如，管理人員責(zé)任制沒有嚴格落實，導(dǎo)致在日常工作中沒有嚴格遵循制度要求和檔案管理流程開展各項工作，難以提升檔案管理水平。

2.3 資金不足

計劃生育檔案管理水平的提高，離不開信息技術(shù)、計算機和掃描儀的應(yīng)用。同時，這些設(shè)備的使用離不開資金支持。但一些單位在檔案管理方面資金投入不足，導(dǎo)致計算機和掃描儀購置、設(shè)備升級和更新、管理人員工作熱情的激發(fā)缺乏資金支持，不利于提升檔案現(xiàn)代化管理水平。

3 新形勢下計劃生育檔案管理現(xiàn)代化的對策

為彌補管理工作的不足，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，根據(jù)存在的不足，可以從以下方面采取完善措施。

3.1 變革思想觀念

計劃生育檔案管理人員要注重更新思想觀念，順應(yīng)時代發(fā)展要求，從制度、資金投入、新技術(shù)和新設(shè)備利用等方面入手，推動檔案管理現(xiàn)代化。從而有效規(guī)范檔案管理流程，努力適應(yīng)新時期檔案管理需要，為各項活動有效開展注入生機與動力，促進檔案資源更好發(fā)揮作用。

3.2 健全管理制度

根據(jù)檔案現(xiàn)代化管理需要，建立健全完善的管理制度，實現(xiàn)管理工作制度化和規(guī)范化，從而順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，努力提升檔案管理水平。例如，建立并落實責(zé)任制，讓每個檔案管理人員有效履行職責(zé)，在權(quán)限范圍內(nèi)開展工作。構(gòu)建完善的獎懲激勵制度，對現(xiàn)代化管理工作到位、工作技能和綜合水平強的管理人員，要實行獎勵措施。從而激發(fā)他們的潛力，讓他們有效開展檔案管理各項工作。而對現(xiàn)代化管理不到位，沒有認真履行職責(zé)的單位和個人采取懲罰措施。另外還要建立巡視檢查制度、檔案管理人員教育培訓(xùn)制度，從而順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，努力提高檔案管理工作水平。

3.3 加大資金投入

相關(guān)單位要增加檔案管理資金投入，為計算機、掃描設(shè)備購置、工作人員工資等各項開支提供保障。要注重合理安排預(yù)算和資金支出，有效滿足檔案管理工作需要，推動檔案管理現(xiàn)代化和信息化。另外還要加強資金使用的監(jiān)督與管理，防止資金截留或者挪走它用，確保資金被用于檔案現(xiàn)代化管理工作當(dāng)中。

3.4 提高人員素質(zhì)

注重提高工作人員素質(zhì)，引進專業(yè)知識扎實，管理技能強的工作人員，充實檔案管理隊伍。另外還要完善檔案管理人員教育和培訓(xùn)制度，采用課堂授課、講座、調(diào)查研究、參觀學(xué)習(xí)等形式，讓管理人員掌握檔案現(xiàn)代化管理技能，從而有效適當(dāng)計劃生育檔案管理需要。

3.5 落實責(zé)任制度

明確檔案管理人員職責(zé)，嚴格落實責(zé)任制，讓每位檔案管理人員有效履行職責(zé)，做好每一項工作。另外還要加強檔案管理人員培訓(xùn)，豐富他們的理論知識，提高檔案管理工作技能，從而為各項活動開展創(chuàng)造便利，實現(xiàn)計劃生育檔案管理現(xiàn)代化。

4 結(jié)束語

總之，隨著信息技術(shù)和掃描技術(shù)的廣泛應(yīng)用，計劃生育檔案管理現(xiàn)代化逐漸成為一種趨勢。在這樣的背景下，應(yīng)該順應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化趨勢，明確存在的不足，結(jié)合管理工作需要采取完善措施。從而有效提升檔案管理工作水平，確保檔案資源得到全面開發(fā)和有效利用，為計劃生育各項工作開展提供參考和有效服務(wù)。

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