大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理策略探討

潘秋童

摘 要：在大數(shù)據(jù)發(fā)展的時(shí)代下，檔案的管理員也積極的學(xué)習(xí)這一技術(shù)，并將其引入到檔案的管理工作中、檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和備份、電子文檔的管理等知識(shí)的管理中。本文主要介紹了大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的現(xiàn)狀，還有大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的策略，以及大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理過程中應(yīng)該注意的問題。

關(guān)鍵字：大數(shù)據(jù)；檔案管理；策略

1 大數(shù)據(jù)在檔案管理中的現(xiàn)狀

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的背景下，任意一個(gè)行業(yè)都會(huì)有龐大的數(shù)據(jù)不能有效管理的挑戰(zhàn)，管理者們急需要大數(shù)據(jù)的技術(shù)來進(jìn)行有效的管理。檔案行業(yè)是存儲(chǔ)檔案來為社會(huì)各部門提供檔案的，主要的工作是對(duì)一些事情的記錄、收集、整理、管理、利用等工作的，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，原本每天記錄的數(shù)據(jù)的迅猛增長(zhǎng)，再加上過去不同類型的檔案數(shù)據(jù)，管理這些檔案的已經(jīng)成為工作人員艱難的事，甚至有一種無從下手的無力感。所以本文就有必要探討下大數(shù)據(jù)下檔案管理的策略。

（一）大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案管理的必要性

2013年1月29日，城鄉(xiāng)建設(shè)部公布了第一批90個(gè)城市試點(diǎn)，都是由國(guó)家統(tǒng)一計(jì)劃著城市建設(shè)正式啟動(dòng)。 建立一個(gè)城市，遵循“更多信息少災(zāi)害”和“多用途信息更多人”幾個(gè)原則。 檔案館主要的工作是永久保存檔案，并為科學(xué)和文化機(jī)構(gòu)社區(qū)提供服務(wù)，存儲(chǔ)大量信息資源，是信息資源的重點(diǎn)，但由于管理落后，人才缺乏，社會(huì)意識(shí)檔案館的原因，這些信息資源寶庫(kù)還沒有得到有效的開發(fā)和合理的利用。

（二）大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)存儲(chǔ)和備份功能

使用數(shù)據(jù)庫(kù)可以大大提高了檔案管理的效率，但是近幾年來，在使用檔案庫(kù)的過程中，經(jīng)常遇到無法將新文件數(shù)據(jù)添加到數(shù)據(jù)庫(kù)中，這種現(xiàn)象非常類似于傳統(tǒng)文件管理當(dāng)“擴(kuò)展庫(kù)”，也就是由于庫(kù)的有限容量導(dǎo)致添加文件無法正確存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，隨著檔案信息化即將完成，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)空間非常嚴(yán)重。歸檔安全存儲(chǔ)大量的文件數(shù)據(jù)，不能盲目地覆蓋建筑房間，那么文件數(shù)據(jù)也面臨著需要大型存儲(chǔ)空間備份的問題，就迫切的需要我們對(duì)數(shù)據(jù)看的存儲(chǔ)進(jìn)行優(yōu)化，使檔案館的工作的效率得到大大得提高。事實(shí)上，與電信行業(yè)，電子商務(wù)，微博操作等面對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的問題的其他行業(yè)相比，文件存儲(chǔ)空間問題是微不足道的研究這些行業(yè)的領(lǐng)先公司，如中國(guó)移動(dòng)，騰訊，百度，阿里巴巴等的大型的網(wǎng)絡(luò)企業(yè)，每一個(gè)企業(yè)將都是大數(shù)據(jù)應(yīng)用領(lǐng)頭人，這表明大數(shù)據(jù)在應(yīng)用層有相當(dāng)?shù)某墒於龋环矫嬉脖砻鞔髷?shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)解決海量數(shù)據(jù)問題這些公司的有用性利用大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)來解決數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的問題具有很高的參考價(jià)值。

2 大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用的策略

（一）對(duì)檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一管理或備份

大數(shù)據(jù)技術(shù)支持大型數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理和備份。根據(jù)之前的計(jì)劃，豐西大數(shù)據(jù)工業(yè)園區(qū)將實(shí)現(xiàn)大規(guī)模數(shù)據(jù)吞吐量，深度集成分析，多域數(shù)據(jù)分析等。社會(huì)應(yīng)用，高效率和持續(xù)增值，成為國(guó)家政府資源后臺(tái)處理和備份中心，國(guó)家大型數(shù)據(jù)庫(kù)的處理和國(guó)內(nèi)最大的信息資源收集服務(wù)領(lǐng)域，當(dāng)前，中國(guó)聯(lián)通，中國(guó)移動(dòng)和中國(guó)電信三家大型的網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商。以及全國(guó)人口數(shù)據(jù)處理和備份中心，陜西廣播電視網(wǎng)絡(luò)項(xiàng)目一直在該地區(qū)。這種情況下，文件扇區(qū)是有指導(dǎo)意義的，為了保障文件的安全性和對(duì)歸檔資源的全面控制，文件需要備份，歸檔用于電子存檔，因?yàn)楝F(xiàn)在有大量數(shù)據(jù)，如工業(yè)公園的數(shù)據(jù)中心，以及諸如國(guó)家人口數(shù)據(jù)處理和備份中心等重要數(shù)據(jù)，如單位已被占用，那么檔案部門在這樣一個(gè)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園區(qū)建立區(qū)域或國(guó)家檔案?jìng)浞葜行模恐灰ㄟ^合理科學(xué)的規(guī)劃，這個(gè)措施是必須可行的。如果國(guó)家的檔案數(shù)據(jù)資源可以集中，那么使用大型數(shù)據(jù)歸檔資源管理，開發(fā)利用就會(huì)在臨近。

（二）和大數(shù)據(jù)公司合作，制作合適的管理工具

大數(shù)據(jù)技術(shù)是極度復(fù)雜的，一個(gè)新的行業(yè)需要引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)來管理，就需要突破專業(yè)的限制，而專業(yè)的大數(shù)據(jù)開發(fā)公司為避免數(shù)據(jù)分析，沒有數(shù)據(jù)，不了解數(shù)據(jù)分析有很多數(shù)據(jù)，如IBM研究院雖然有熱情的科學(xué)家，但對(duì)電力行業(yè)也知之甚少，終于邀請(qǐng)了清華大學(xué)的院士，他了解了自己的力量，自己的專業(yè)能力，也了解未來的發(fā)展趨勢(shì)，形成三方合作的情況，如果不是開放，協(xié)作創(chuàng)新的想法，這個(gè)結(jié)果很難實(shí)現(xiàn)。而且不同行業(yè)需要不同的數(shù)據(jù)分析工具和開發(fā)環(huán)境，數(shù)據(jù)處理行業(yè)也是一樣，只有了解數(shù)據(jù)行業(yè)，檔案管理員和專業(yè)化的大數(shù)據(jù)開發(fā)，專業(yè)公司或人員為行業(yè)特點(diǎn)開發(fā)文件數(shù)據(jù)分析工具。

3 大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的問題

（一）有明確的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)

檔案管理在使用大數(shù)據(jù)時(shí)必須清楚最終要從大數(shù)據(jù)中獲取什么，否則分析數(shù)據(jù)就會(huì)花費(fèi)很多時(shí)間而得不到自己想要的結(jié)果。 檔案資源太多了，假如我不知道自己想要什么，即使沒有進(jìn)入迷失，也會(huì)覺的遺憾，至少會(huì)感到很困惑。 因此，我們要知道大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠幫助我們做什么，然后使用可以解決特定問題的大數(shù)據(jù)工具。

（二）合理處理潛在的問題

檔案信息資源的開發(fā)和應(yīng)用涉及存檔信息的泄露，檔案中的數(shù)據(jù)可能會(huì)被丟掉和修改，知識(shí)產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議等事故。所以，檔案管理中使用大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)該注意這些潛在的風(fēng)險(xiǎn)，通過制定法律法規(guī)，明確責(zé)任和義務(wù)與其他關(guān)系等措施之間的關(guān)系來控制和預(yù)防這些潛在風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)束

在大數(shù)據(jù)時(shí)代的北景下，檔案管理對(duì)大量數(shù)據(jù)的處理和控制也是一個(gè)機(jī)會(huì)同時(shí)也是一個(gè)挑戰(zhàn)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷的發(fā)展，大數(shù)據(jù)將具有廣闊的應(yīng)用前景，檔案信息資源中存在巨大的知識(shí)寶庫(kù)需要我們真正的去開發(fā)和使用。

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