中小型事業單位檔案數字化存在的問題及建設路徑

馬桂錢

摘 要：檔案管理需要根據環境和條件的變化而不斷發展，在信息化時代，檔案管理朝著數字化的方向發展。本文探討了中小型事業單位在檔案數字化實施中存在的一些問題，并針對這些問題提出檔案數字化建設路徑。

關鍵詞：事業單位；檔案數字化；路徑

檔案管理是中小型事業單位日常管理的重要方面，檔案數字化是檔案管理的發展趨勢。檔案數字化對于提高檔案利用效率、提高管理人員工作效率等都具有促進作用。[1]從當前來看，中小型事業單位檔案數字化取得了一定的成績，但還存在著諸如對檔案數字化重視不夠、檔案數字化人才不足、管理制度不健全、風險意識薄弱等問題。這些問題影響了檔案數字化的發展，也弱化了檔案數字化的功效。當然，這些問題也指明了事業單位檔案數字化進一步的發展路徑。

1 信息時代下的中小型事業單位檔案管理

隨著公共部門改革的深入進行，其各項管理日益科學化、規范化、制度化。與此形勢相適應，中小型事業單位的檔案管理也應日益規范化。檔案管理不是可有可無的，而是單位管理的重要組成部分，也不是可以隨意開展的工作，需要有健全的制度、專業的技能和高度的責任心等做為支撐。

檔案管理從根本上說是服務于單位發展的，因此，檔案管理應該適應新的形勢和需要。當前我們已經進入了信息化的時代，即信息技術充分發展，并在各行各業中發揮著越來越重要的作用。中小事業單位雖然規模小，人員數量少，形成的檔案也沒有大型單位多，檔案管理沒有那么龐雜，但信息化時代這一形勢仍然要求實現檔案數字化，即將傳統的紙張材質轉化為電子形式，以計算機錄入代替人工錄入，實現檔案管理的統一化、標準化、現代化[2]，這也是對信息時代的一種回應。

2 中小型事業單位檔案數字化存在的問題

（一）對檔案數字化重視不夠

事業單位對檔案數字化重視不夠是問題之一。[3]檔案數字化是檔案管理發展的趨勢之一，其對于中小事業單位的發展有諸多益處。一些中小型事業單位尚未充分認識到檔案數字化帶來的益處，認識不到檔案數字化為后續管理帶來的便利性、對于檔案作用發揮的推動作用、對于單位發展的帶動作用等。這些單位片面地認為當前的管理也可以滿足單位發展的需要，缺乏實施數字化的動力，在數字化過程中消極應對。

（二）檔案數字化人才不足

一些事業單位沒有專門的檔案管理工作人員，也沒有相應的人才選拔機制，這是問題所在。[4]特別是一些中小型的事業單位，有的會選擇讓其他工作人員兼職管理檔案。檔案數字化實施的時間還不長，也缺乏專門的人才引進機制和培訓機制，導致從事檔案管理的專業人才匱乏，那么，能夠勝任檔案數字化的人才就更加匱乏。事實上，專業人才匱乏是事業單位檔案管理長期存在的一個問題，只是檔案數字化使這一問題暴露得更加充分。

（三）檔案數字化管理制度不健全

事業單位檔案管理是一項需要各個部門相互配合和協調的工作，需要以健全的管理制度為支撐。比如，需要薪酬管理人員提供的一些會計信息，需要技術部門配合進行數據掃描，制定檔案數字化的歸檔和利用制度等。從當前來看，中小型事業單位檔案數字化還停留在表層，進展緩慢。這反映了檔案數字化管理制度的不健全，即缺乏規范的管理制度，沒有系統的工作規劃和安排，各個部門不清楚自己在這一過程中扮演的角色、應履行的職責等，工作不能統籌推進。

（四）檔案數字化風險意識薄弱

檔案數字化在提供便利服務的同時，也面臨著安全性的問題。[5]數字化是一把雙刃劍，一方面通過數字化確實可以提高檔案管理的效率，使檔案更好地服務于單位的發展。但若處理不當，也可能造成信息的泄露，特別是一些保密信息的泄露，危及單位的發展。目前事業單位檔案數字化尚處于起步階段，工作人員的風險意識不強，沒有緊繃信息安全這根弦。一旦出現信息泄露，將造成嚴重的負面影響。

3 中小型事業單位檔案數字化建設路徑

（一）充分認識檔案數字化的意義

首先，要充分地認識檔案數字化的意義所在。中小型事業單位檔案數字化并不是一種隨大流的行為，不是一種從眾行為，而是審時度勢之后做出的審慎選擇，是檔案事業發展的必然趨勢。檔案管理無法回避時代發展的大背景，也無法忽視單位發展對其提出的要求。這些都決定了檔案數字化的必要性和重要性，因此，中小型事業單位應從組織長遠發展的角度來看待檔案數字化的問題，真正為其提供人力、物力、財力支持。

（二）優化檔案管理人員隊伍

優化檔案管理人員隊伍也是一個重要的方面。檔案管理是一項專業化的工作，需要專門的技能，也需要豐富的經驗積累。中小型事業單位，盡可能地配備專業化的檔案管理人員，所謂術業有專攻就是這個道理。若沒有專職的檔案管理人員，則要加大對現有工作人員的培訓力度，使其掌握檔案管理的基本知識，并能夠適應檔案數字化發展的基本要求。檔案數字化背景下，管理人員不僅要懂得檔案管理，還要掌握必要的信息化技術，使二者能夠充分地結合起來，成為適應新形勢的檔案管理專業人才。

（三）健全檔案數字化管理制度

健全檔案數字化管理制度是推動檔案數字化的重要保證。無規矩不能成方圓，管理制度的健全和規范是一項基礎性的工作。對于中小型事業單位來說，檔案數字化是一項非常繁瑣的工作，但也盡可能地做出系統的規劃。在制定管理制度時，要對牽扯的各個部門的職責做出明確的規定，各個部門需要在什么期限內提供什么樣的材料等都要包括在其中。不僅如此，檔案管理人員的職責、檔案使用和維護等方面都要有明確的規定，保證檔案數字化各個方面、各個程序都有章可循。

（四）健全檔案數字化管理安全機制

健全檔案數字化管理安全機制也非常必要。管理人員要有安全意識，要建立健全檔案保密機制，并提高檔案數字化管理安全系數。[6]檔案本身就具有一定的保密性，數字化之后信息傳遞更加便利，那么，為了保障檔案安全就要增強管理人員的安全意識，時刻緊繃安全這根弦。從工作機制上看，則要建立健全檔案保密機制，堵住工作機制上的漏洞，確保檔案管理的規范。此外，也要注意從技術著手加強安全管理，盡可能地提高安全系數。

4 結語

在信息化的大時代背景下，各行各業的檔案管理也邁入信息化時代，開始了檔案的數字化。中小型事業單位檔案管理任務雖然沒有檔案館那么繁重，但其檔案管理也一樣扮演了服務于單位發展的角色。因此，中小型事業單位檔案管理也要朝著數字化的方向邁進。這一工作當前已經起步，在檔案數字化方面也存在著一些問題。當然，指出這些問題并不是對已有工作的否定，反之，是為了更好地推進這些單位檔案管理的發展，恰是指明了進一步的發展方向和目標。同時，我們也要意識到中小型事業單位檔案數字化也是一項常態化的工作，因為，檔案信息不斷地更新，那么，數字化就是持續性的過程。

參考文獻

[1]丁亞楠.事業單位檔案的數字化管理研究[J].辦公室業務，2016（16）：175.

[2]邢煒.事業單位檔案數字化管理分析[J].現代國企研究，2016（16）：75.

[3]梁靜.事業單位檔案數字化建設面臨的問題與對策研究[J].黑龍江科技信息，2016（23）：173.

[4]曾紅.淺析當前事業單位檔案的數字化管理[J].科技展望，2016（25）：253.

[5]楊亮.事業單位檔案數字化建設的路徑選擇[J].黑龍江檔案，2016（4）：104.

[6]李忻芝，黃婷.新時期事業單位檔案的數字化管理探討[J].辦公室業務，2016（9）：144.