財(cái)會(huì)檔案管理中存在的問題探討

童慧

摘 要：國(guó)家的穩(wěn)定發(fā)展與不斷繁榮離不開對(duì)檔案的管理，財(cái)會(huì)檔案作為國(guó)家檔案的重要組成部分，不但能夠記錄各個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)，而且還能夠反映出各單位的真正經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況。財(cái)會(huì)檔案可以作為重要的史料，因此財(cái)務(wù)檔案能夠影響財(cái)務(wù)檔案管理的質(zhì)量以及未來(lái)的事業(yè)發(fā)展情況。在對(duì)財(cái)務(wù)檔案經(jīng)管理的時(shí)候，需要確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)、齊全、準(zhǔn)確和完整。我國(guó)在2001年加入世界貿(mào)易組織以來(lái)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展更加迅速，財(cái)會(huì)檔案工作出現(xiàn)了跟多的問題，想要提高財(cái)會(huì)檔案的案卷質(zhì)量，需要從實(shí)際出發(fā)，對(duì)財(cái)會(huì)檔案管理中的問題進(jìn)行深入的研究和分析，并得出與之相應(yīng)的措施解決這些問題。

關(guān)鍵詞：財(cái)會(huì)檔案；管理；問題探討

1 財(cái)會(huì)檔案的案卷質(zhì)量不高

財(cái)會(huì)檔案在進(jìn)行整理和收集的時(shí)候，主要是會(huì)計(jì)資料。所謂的會(huì)計(jì)資料就是會(huì)計(jì)人員在會(huì)計(jì)核算的時(shí)候，進(jìn)行的相應(yīng)記錄和能夠反映出實(shí)際經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的相應(yīng)資料。這些會(huì)計(jì)資料是財(cái)會(huì)檔案的重要組成部分，會(huì)計(jì)資料是由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的會(huì)計(jì)人員進(jìn)行收集和裝訂的，因此這些資料在進(jìn)行收集和裝訂的時(shí)候，就決定了財(cái)會(huì)檔案的整體質(zhì)量水平。在對(duì)財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行收集的時(shí)候，需要確保會(huì)計(jì)憑證的填制規(guī)范，單據(jù)具有有效性，裝訂的時(shí)候需要按照裝訂的要求進(jìn)行裝訂。在裝訂完成后，需要對(duì)其進(jìn)行會(huì)計(jì)資料的審核，通過(guò)審核確保會(huì)計(jì)資料的質(zhì)量符合要求。在進(jìn)行實(shí)際操作的過(guò)程中，由于會(huì)計(jì)人員職能逐漸弱化，很多會(huì)計(jì)人員的地位受到限制，所以在進(jìn)行資料審核的時(shí)候，沒有完全按照規(guī)定進(jìn)行。導(dǎo)致所收集和裝訂的材料本身的真實(shí)性、合法性和完整性受到嚴(yán)重影響。而且有的會(huì)計(jì)資料裝訂并不是會(huì)計(jì)人員完成的，而且進(jìn)行的統(tǒng)一裝訂，容易出現(xiàn)千人千面的情況。

2 未配備專人管理財(cái)會(huì)檔案

在進(jìn)行財(cái)會(huì)檔案管理的識(shí)貨，需要進(jìn)行財(cái)會(huì)檔案管理工作的組織保證，并設(shè)置專業(yè)的財(cái)會(huì)檔案管理機(jī)構(gòu)，確保檔案管理符合要求。我國(guó)的《會(huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》對(duì)此提出了明確的要求。從實(shí)際工作中國(guó)各個(gè)單位的具體情況研究分析得知，到目前為止，我國(guó)的檔案管理工作在每個(gè)單位中的運(yùn)行并不是十分滿意。主要是很多的單位中，檔案工作是不同人員進(jìn)行兼職整理的。進(jìn)行檔案收集和進(jìn)行裝訂的并不是同一個(gè)人，這就導(dǎo)致檔案管理存在分散性，在進(jìn)行管理的時(shí)候，會(huì)由于各個(gè)環(huán)節(jié)之間的脫節(jié)，導(dǎo)致檔案管理的不規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理容易出現(xiàn)很多的問題。通過(guò)多個(gè)單位進(jìn)行分析和研究得知，這種現(xiàn)象在各單位的規(guī)模有擴(kuò)大的趨勢(shì)，而且由于檔案核算兩的增加，導(dǎo)致工作人員需要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整，導(dǎo)致問題越來(lái)越嚴(yán)重。

3 沒有或不及時(shí)向檔案管理機(jī)構(gòu)移交會(huì)計(jì)檔案

我國(guó)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中明確規(guī)定，在會(huì)計(jì)年度終了后，可以將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案在本單位中暫時(shí)保管一年。但在一年后，是需要財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門編制清冊(cè)并移交到單位的檔案部門進(jìn)行管理的。不過(guò)在很多單位并沒有這樣做，有的單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦人沒有按照要求期限將檔案歸檔，或者進(jìn)行了自行的封包保存。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門為了自身的查詢方便，對(duì)很多檔案的裝訂沒有那么及時(shí)，甚至長(zhǎng)期的擺放的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門。有的財(cái)務(wù)檔案甚至長(zhǎng)期沒有移交，或者根本不向檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行移交，這都會(huì)導(dǎo)致很多管理問題的頻發(fā)。

4 收集渠道不順暢

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國(guó)的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制也在不斷的完善，從一定程度上來(lái)說(shuō)，財(cái)務(wù)管理體制也需要根據(jù)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的改革，只有這樣才夠全面的促進(jìn)我國(guó)財(cái)務(wù)管理的快速發(fā)展。但從實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)的很多單位會(huì)計(jì)檔案管理工作還是按照原來(lái)的模式進(jìn)行管理，并沒有進(jìn)行相應(yīng)改革和調(diào)整。因此，很多部門的檔案收集工作出現(xiàn)了不順暢的問題，而且很多檔案散存在其他部門或者人員的手中。有的單位實(shí)行了會(huì)計(jì)委派制，在會(huì)計(jì)被委派的過(guò)程中，其收集到的一些檔案就會(huì)被其散存在委派單位，這些被散存的檔案很多都會(huì)被遺忘在委派單位。有的單位所實(shí)行的是專項(xiàng)管理的措施，在進(jìn)行專項(xiàng)管理的時(shí)候，很多檔案都會(huì)遺留在會(huì)計(jì)人員的手中，而且有的獨(dú)立核算部門，需要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)的獨(dú)立核算，就需要使用獨(dú)立的檔案管理，導(dǎo)致整個(gè)單位的檔案完整性受到了嚴(yán)重的影響。

5 紙質(zhì)檔案和磁質(zhì)檔案未能同步歸檔

隨著會(huì)計(jì)電算化的逐漸推行，很多曾將的紙質(zhì)檔案盒磁性檔案都需要進(jìn)一步的轉(zhuǎn)化。計(jì)算機(jī)軟件的不斷成熟，使得核算單位體會(huì)到了會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)越性，推動(dòng)了我國(guó)會(huì)計(jì)檔案建設(shè)的發(fā)展腳步。但很多檔案管理單位并沒有對(duì)此進(jìn)行相應(yīng)的重視，主要是由于曾經(jīng)的紙質(zhì)檔案和磁性檔案過(guò)多，對(duì)檔案電算化產(chǎn)生了一定的影響。只有全面提高對(duì)我國(guó)會(huì)計(jì)檔案電算化的重視，才能夠逐漸將紙質(zhì)檔案和磁質(zhì)檔案進(jìn)行快速的同步歸檔，實(shí)現(xiàn)對(duì)我國(guó)檔案的信息化管理。在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔的時(shí)候，需要建立良好的歸檔制度，并向檔案管理機(jī)構(gòu)移交紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，確保檔案的歸檔正確性。

6 開發(fā)利用不充分

財(cái)會(huì)檔案本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性，和一般的檔案雖然有共同之處，但是其本身的專業(yè)性也是比較突出的。因此對(duì)財(cái)會(huì)檔案進(jìn)行管理，需要管理人員具有良好的知識(shí)基礎(chǔ)，不但需要懂檔案管理業(yè)務(wù)，而且還要精通于財(cái)會(huì)知識(shí)。在實(shí)際情況中，很多會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)沒有專業(yè)的檔案管理人才，檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員對(duì)于財(cái)會(huì)知識(shí)并不精通。對(duì)于會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)而言，專業(yè)的檔案管理人員需要做到對(duì)檔案的收集和管理，并在后期的檔案保存中進(jìn)行會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)的核算。

7 會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀難

會(huì)計(jì)檔案的鑒定銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理中的重要組成部分，但在實(shí)際工作中，檔案的鑒定銷毀被人不重視，而且基本上沒有專業(yè)的人員對(duì)此有任何研究。很多檔案就算是沒有用處，也只能一直放置，沒有任何人敢銷毀。通過(guò)分析這其中的原因得知，主要是由于過(guò)往的檔案數(shù)量過(guò)多，進(jìn)行鑒定銷毀需要很多人員的長(zhǎng)久工作。另外，鑒定銷毀需要有個(gè)切實(shí)可行的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，但現(xiàn)在我國(guó)現(xiàn)行的標(biāo)準(zhǔn)中沒有這方面的標(biāo)準(zhǔn)，所以想要進(jìn)行鑒定銷毀十分困難。

8 結(jié)束語(yǔ)

財(cái)會(huì)檔案管理對(duì)于國(guó)家的繁榮發(fā)展具有十分重要的作用，做好財(cái)會(huì)檔案管理能夠提升國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的穩(wěn)定性。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，財(cái)會(huì)檔案管理中出現(xiàn)了更多的相應(yīng)問題，這些問題和傳統(tǒng)的問題不同，利用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行解決的時(shí)候，所獲得的效果很差，所以需要根據(jù)這些問題的具體情況，進(jìn)行全面的研究和分析，并得出具有針對(duì)性的解決辦法。筆者在對(duì)我國(guó)財(cái)會(huì)檔案管理進(jìn)想全面的分析，對(duì)于其中的問題進(jìn)行了深入的研究和探討。

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