基于知識管理的企業檔案管理探討

江麗紅

摘 要：企業檔案管理水平對企業的發展方向有很大影響，若在企業未能重視檔案管理工作，有可能造成企業損失。目前，在我國大多數企業的檔案管理措施中，仍存在很多問題。傳統的企業檔案管理模式已經不能滿足現代社會發展需要，長久檔案管理水平落后，會制約企業的發展。本文通過分析傳統企業檔案管理所面臨的困境，探討采用基于知識管理的企業檔案管理應用效果。

關鍵詞：知識管理；企業檔案管理；傳統檔案管理；困境分析

企業檔案管理能夠起到穩固企業發展、為企業指明前進方向的作用。通常情況下，企業的檔案具有數據龐大、資料繁多的特點，尤其是公司規模較大的企業，檔案數量更為龐大[1]。然而，當前大部分企業在進行檔案管理時，仍然存在一些問題有待解決。

1 企業檔案管理所面臨的問題與困境

1.1 傳統檔案管理技術落后

傳統檔案管理技術明顯與現代信息技術發展程度存在落差，造成企業管理水平較為落后。隨著信息技術的不斷發展，已經逐漸滲透到我們的日產生活、生產之中。傳統的檔案管理方法通常是采用人工記錄、紙質記錄的方式對企業檔案進行管理。而這種管理方式很容易造成企業檔案丟失或損壞的情況，不利于企業人員進行管理[2]。除此之外，對于具有悠久歷史的大型企業而言，長久積累之后，所擁有的檔案資料數量巨大。而在管理過程中，當管理人員出現交替時，容易出現交接漏洞，導致某些企業重要檔案在此過程中遺失。

1.2 企業檔案管理重視度不夠

企業領導對檔案管理工作的重視度不足，會大大降低檔案管理水平。根據調查顯示，我國大部分企業對檔案管理工作的投入力度均相對較弱，很多企業領導認為檔案管理僅僅只是資料的收集與儲存，而忽略了檔案管理所能帶給企業的指向作用。當企業領導對檔案管理重視不足時，會影響檔案管理工作人員的工作態度。有可能會讓檔案管理人員出現懈怠的工作情緒，極大的影響了檔案管理工作效率。

1.3 企業檔案管理人員素質不高

企業在選擇檔案管理人員時，通常只會關注人才的耐心、細心度，而不會特意選擇具有專業檔案管理能力的人才。甚至在很多企業，為了節省人力成本，會選擇從其他部門，如辦公室部門調任或兼任檔案管理工作。當檔案管理工作人員能力不足時，會降低檔案管理工作的所應有的效果，導致企業領導更加不重視檔案管理工作，呈現出惡性循環的狀態。在檔案管理人員管理制度方面，大多數采用同樣酬勞雇傭人才。長久下來，會讓表現優秀的工作人員慢慢變得失去工作積極性，認為無論做多少工作都會得到相應酬勞，導致工作效率與質量的降低[3]。

1.4 檔案管理搜索性差

在傳統的檔案管理方法中，通常會對所收集的檔案資料進行檔案盒歸納與整理。當需要尋找某份資料時，即便是檔案管理人也很難在短時間內將檔案資料快速搜索出來。當資料年份較長時，甚至可能出現“無跡可尋”的狀況，極大的降低了檔案管理水平。檔案管理中，檔案資料管理的搜索性較差，在關鍵時刻無法及時提供必需資料，可能會對企業造成巨大的損失與影響。

2 基于知識管理的企業檔案管理模式應用

2.1 構建企業檔案文化管理模式

企業檔案管理水平需要良好的企業文化背景進行支撐，先進的企業文化背景可以改變企業人員落后的思想觀念，讓企業員工能夠主動學習新知識與新事物。為了更好的建設企業檔案文化管理制度，企業應當為檔案管理工作人員建立能夠進行知識共享的交流平臺，還可以將檔案管理的相關知識以講座的形式定期在企業進行宣講，讓檔案管理人員能夠接觸到新信息與新知識，以此來提高企業檔案管理水平。

2.2 采用企業檔案信息管理模式

為了能夠滿足知識時代的需求，在基于知識管理的基礎上，將企業的檔案資料信息進行整理與分類[4]。傳統的檔案管理模式下，會出現檔案信息混亂的狀態，導致企業各個部門不能得到良好溝通，檔案信息共享實現困難。而構建完全的企業檔案信息管理制度，可以為企業的檔案資料設立不同類型、專題等進行信息分揀，以求最大程度能夠利用企業檔案，充分利用知識管理優勢，提升企業檔案管理質量。

2.3 充分實現企業檔案的服務性

企業檔案管理的目的之一，就是為了能夠滿足后續人員對資料的查閱與經驗的獲取。在所收集的檔案資料中，包含人事管理資料、企業經手項目詳細資料等很多內容，相當于是企業的成長日記。在企業的成長過程中，通常不會一帆風順，每一次磕絆、損失都能成為后期發展的借鑒。企業檔案管理應當在企業人員需要時提供有用信息，才能充分實現檔案管理工作的服務性。而基于知識管理的企業檔案管理模式，可以利用現代先進技術，改變傳統紙張管理，將檔案管理移動依附于計算機技術中。利用計算機技術，能夠快速搜索所需資料，還可以對重要檔案進行多重備份，避免出現檔案的遺失或損壞，確保了檔案的完整性。

2.4 提高企業領導對檔案管理的重視度

企業領導應當加大對企業檔案管理的重視度，改變傳統管理觀念，充分融合知識管理理念，運用先進信息管理技術，將企業檔案管理的效用充分發揮出來。當企業領導對企業檔案管理工作具有足夠的重視度時，能夠給予企業檔案管理工作更多支持。首先，在資金投入方面。有足夠的資金，檔案管理工作人員才能更主動、更積極的開展工作，還能購買足夠的工作所需設備，充分滿足檔案管理工作需求。然后，在影響力方面。當企業領導對企業檔案管理工作足夠重視時，會感染檔案管理工作人員，讓檔案管理人員能夠在工作時感受到自己對企業的貢獻，挖掘自身的價值[5]。只有這樣，才能顯著提升企業檔案管理質量。

2.5 加強對企業檔案管理人員的培養力度

企業領導在定崗時，為了充分實現企業檔案管理的實際作用，不得隨意選擇檔案管理人員。在選擇檔案管理人員時，應當進行綜合性思考，觀察招聘人才的檔案整理能力、檔案收集能力、檔案分析能力以及總結歸納能力。優秀的檔案管理人才不僅能夠將檔案進行有序管理，還能在將檔案資料有序管理的同時，還能從企業的歷史檔案資料中，對企業過去的不足進行總結，進而能夠幫助企業獲得更長遠的發展。除了在初始選擇需要慎重外，企業領導還應當定期開展基于知識管理的檔案管理相關講座，聘請專家進行定期講解。知識在不斷進步，技術在不斷提升，檔案管理人員只有不停歇的進行學習，才能保障自己不會處于落后狀態，才能更好的完成檔案管理工作。同時，對于檔案管理能力強，工作質量高的工作人員，企業應當給予適當的精神、物質獎勵，以此來激發其他工作人員的積極性，讓全體員工能夠保持積極向上、努力工作的狀態。對于管理能力差、工作狀態不良的員工，應當及時進行了解，給予幫助，讓員工可以早日恢復狀態。

3 結束語

綜上所述，傳統的檔案管理模式已經不能滿足我國企業的發展需求。因此，為了能夠真正實現檔案管理在企業中的作用，應當早日進行改革，選擇基于知識管理的企業檔案管理模式，以此來提升企業檔案管理效果，確保企業能夠朝著健康、繁榮方向發展。

參考文獻

[1]張曉娟，馬瑜，左田原，黃蘭.知識經濟時代的企業檔案管理——一種知識資產觀[J].檔案學通訊，2012，04（15）：76-79.

[2]徐擁軍，周艷華，李剛.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索[J].檔案學通訊，2011，02（10）：24-28.

[3]李穎.檔案記憶觀視野下的企業檔案管理探析[J].檔案學通訊，2013，01（16）：31-34.

[4]秦偉強.知識管理背景下的企業檔案信息化建設探討[J].現代商業，2013，02（13）：71-72.

[5]王婷婷.基于知識管理的企業檔案管理模式選擇[J].企業改革與管理，2016，10（21）：22.