檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理分析

摘 要：“檔案記憶觀”是近幾年新興的一種概念，這一概念的誕生對(duì)企業(yè)檔案管理工作提出了新標(biāo)準(zhǔn)，該項(xiàng)工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用也被逐漸顯現(xiàn)了出來。檔案管理不僅可以為企業(yè)保存下大量資料，為企業(yè)各項(xiàng)工作提供真實(shí)、可靠的數(shù)據(jù)支持，同時(shí)還可以對(duì)企業(yè)發(fā)展做出正確的指導(dǎo)，對(duì)企業(yè)發(fā)展助益極大。通過對(duì)“檔案記憶觀”的了解，分析出這一概念下，企業(yè)方案的正確管理方式，期望可以為各企業(yè)的檔案管理帶來一定的啟示。

關(guān)鍵詞：企業(yè)組織記憶；檔案記憶觀；企業(yè)檔案管理；數(shù)學(xué)方案

檔案記憶觀的核心就是對(duì)記憶屬性的認(rèn)知，是通過檔案為載體，對(duì)企業(yè)發(fā)展情況以及經(jīng)營現(xiàn)狀進(jìn)行記錄的。在新時(shí)代中，各企業(yè)一直都在對(duì)自身檔案管理模式進(jìn)行著管理，并開始將檔案記憶觀加入到了檔案管理理念之中，使現(xiàn)代企業(yè)檔案管理發(fā)生了一定變化。企業(yè)也在這一觀念的引導(dǎo)下，不斷對(duì)檔案存在的價(jià)值進(jìn)行了挖掘，為企業(yè)的長久發(fā)展提供了可靠的保障。

1 檔案記憶觀

所謂“檔案記憶觀”指的就是人類對(duì)于檔案帶有構(gòu)建人類記憶的一種價(jià)值認(rèn)識(shí)，屬于檔案界中的新興概念[1]。任何一個(gè)組織在發(fā)展時(shí)，都會(huì)產(chǎn)生一定量的數(shù)據(jù)，而檔案管理能夠?qū)@些數(shù)據(jù)進(jìn)行保存與記錄，將組織發(fā)展過程完整性的記錄下來。而檔案記憶觀，可以將社會(huì)人員歷史記憶以及檔案記憶等內(nèi)容有機(jī)結(jié)合在一起，能夠?qū)n案具有的社會(huì)責(zé)任完全發(fā)揮出來。在這一觀念角度中，作為活動(dòng)與事件的重要記載體，檔案能夠起到的作用極大。對(duì)檔案記憶觀進(jìn)行深入探究，可以將檔案在社會(huì)記憶中具有的作用發(fā)揮到最大化。而其作為社會(huì)記憶基本形態(tài)中的一種，也在社會(huì)記憶以及國家記憶中擁有著不可取代的位置。與此同時(shí)，檔案記憶觀還向我們?cè)忈屃嗽谏鐣?huì)記憶構(gòu)建與保護(hù)過程中，檔案所具有的功能。也正是因?yàn)閷?duì)檔案記憶觀的不斷探究，才能使企業(yè)通過對(duì)檔案價(jià)值的利用，來保證自己在歷史變更中的平穩(wěn)發(fā)展。

2 檔案記憶觀視野下，企業(yè)檔案的管理方式

（一）建立企業(yè)內(nèi)部檔案，完善企業(yè)記憶

就社會(huì)組成而言，企業(yè)是整體社會(huì)的組成內(nèi)容之一。企業(yè)對(duì)于自身集體記憶的保存完整性，就某就層面來講，是社會(huì)與民族對(duì)集體記憶認(rèn)知程度的一種體現(xiàn)。這也直接說明了企業(yè)改革對(duì)于民族經(jīng)濟(jì)走勢(shì)的重要影響，國家政治經(jīng)濟(jì)水平與企業(yè)發(fā)展有著極為密切的聯(lián)系，所以企業(yè)組織記憶也便成為了社會(huì)記憶中的重要內(nèi)容[2]。每位企業(yè)管理者都十分清楚檔案管理與企業(yè)發(fā)展之間的必然聯(lián)系，而對(duì)于企業(yè)內(nèi)部檔案進(jìn)行階段性整理，實(shí)際就是對(duì)企業(yè)一段時(shí)期之內(nèi)發(fā)展情況的整理，這也直觀反映出了檔案構(gòu)建、管理工作具有的重要價(jià)值。在信息時(shí)代之中，企業(yè)會(huì)產(chǎn)生不同形式的文件數(shù)據(jù)，信息的數(shù)量不僅巨大而且繁雜，企業(yè)想要建立起完整的檔案數(shù)據(jù)庫，就必須要提高企業(yè)員工對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的重視程度，以保證各種資料數(shù)據(jù)收集的完整性，為企業(yè)檔案建立打下良好前提。企業(yè)一方面要提高檔案管理者工作能力，使他們可以秉持公正認(rèn)真的態(tài)度，對(duì)企業(yè)現(xiàn)階段發(fā)展情況進(jìn)行全面掌握，及時(shí)發(fā)動(dòng)企業(yè)內(nèi)容員工力量，保證對(duì)于檔案數(shù)據(jù)收集與管理的質(zhì)量，不斷提高企業(yè)檔案管理水平；另一方面，企業(yè)要逐漸推行檔案數(shù)字化改革，要建立起內(nèi)部數(shù)字化檔案資源中心，并要與各部門之間建立起信息收集網(wǎng)絡(luò)，保證各種信息都能及時(shí)、完整的上傳到檔案管理者處，而檔案管理者不僅會(huì)對(duì)這些信息進(jìn)行科學(xué)化的統(tǒng)計(jì)與整理，同時(shí)還會(huì)根據(jù)企業(yè)實(shí)情實(shí)施高質(zhì)量的管理檔案，保證了企業(yè)不同階段檔案的完整性，為企業(yè)記憶完善提供了可靠的保障。

（二）整理企業(yè)內(nèi)部檔案，保證使用便利性

在建立起完善的內(nèi)部檔案之后，企業(yè)就需要采用相應(yīng)措施，對(duì)整體檔案資料進(jìn)行合理整理，以確保后期檔案使用的便利性與高效性。通常在企業(yè)內(nèi)部，檔案管理人員不僅要對(duì)企業(yè)組織記憶進(jìn)行全面性的收集，同時(shí)還要對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行分類與保管，這樣才能確保資料的真實(shí)性與科學(xué)性[3]。而企業(yè)組織記憶主要是對(duì)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程與目前經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的一種記錄，不僅會(huì)將工作人員信息記錄在其中，而且也包含著各個(gè)部門的運(yùn)行資料。只有對(duì)這些資料進(jìn)行科學(xué)整理，才能夠使企業(yè)切實(shí)認(rèn)識(shí)到自身存在的不足之處，從而本則揚(yáng)長避短的原則，保證企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提升，有效帶動(dòng)企業(yè)的長久發(fā)展。

檔案最為重要的屬性就是“真實(shí)性”，很多企業(yè)也認(rèn)識(shí)到了這一重要屬性，并開始加強(qiáng)了對(duì)檔案資料真實(shí)性的重視程度，對(duì)每一份檔案內(nèi)容都進(jìn)行了認(rèn)真的鑒定。但由于企業(yè)檔案資料較為繁雜，所以企業(yè)必須要按照自身需求，對(duì)各種資料進(jìn)行科學(xué)分類，再分別對(duì)所有檔案的真實(shí)性進(jìn)行鑒定。在進(jìn)行鑒定過程中，相關(guān)人員必須要對(duì)檔案資料的價(jià)值進(jìn)行明確，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略檔案，對(duì)高價(jià)值信息進(jìn)行特殊保存，特別要對(duì)有借鑒性的重要資料進(jìn)行嚴(yán)格分類與管理，為企業(yè)后期查詢與運(yùn)用提供可靠保障。此外，建立數(shù)字檔案庫的企業(yè)，還要將信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)合理運(yùn)用起來，以提高資料分類與整理的工作效率，有效減輕企業(yè)檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

（三）強(qiáng)化檔案安全系統(tǒng)，保證檔案安全

數(shù)字化檔案的建立與使用，雖然有著諸多優(yōu)勢(shì)，但也存在著一定的安全隱患，為了保證檔案資料安全，為企業(yè)記憶完整性提供保障，企業(yè)必須要對(duì)整體數(shù)學(xué)檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行強(qiáng)化。為了達(dá)到這一點(diǎn)，企業(yè)一方面要對(duì)現(xiàn)有安全系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，提高系統(tǒng)自身對(duì)于外來病毒以及非法入侵攻擊的防御能力，降低系統(tǒng)病毒入侵的發(fā)生機(jī)率；一方面要對(duì)檔案技術(shù)監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行強(qiáng)化，要保證監(jiān)控人員對(duì)于數(shù)字檔案庫的監(jiān)控質(zhì)量，以便異樣操作發(fā)生時(shí)，相關(guān)人員可以及時(shí)對(duì)其進(jìn)行處理，有效降低檔案危險(xiǎn)情況發(fā)生機(jī)率；另一方面，要將企業(yè)檔案資料設(shè)置為長期可讀模式，確保資料不會(huì)被隨意進(jìn)行篡改，并要對(duì)企業(yè)內(nèi)部每位人員的檔案查看權(quán)限進(jìn)行限制，最大程度降低人為性危險(xiǎn)發(fā)生的可能性。

（四）合理運(yùn)用檔案信息，保證企業(yè)記憶傳承性

企業(yè)進(jìn)行檔案資料收集與整理的目標(biāo)，就是為了將檔案資料具有的價(jià)值完全發(fā)揮出來，來幫助企業(yè)制定出更加合理的發(fā)展方案與計(jì)劃，以確保企業(yè)的持續(xù)性發(fā)展。在企業(yè)內(nèi)部建立起組織記憶，可以有效提升員工對(duì)于企業(yè)的認(rèn)同度與歸屬感，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展打下良好地群眾支持基礎(chǔ)。同時(shí)要對(duì)檔案管理工作不斷進(jìn)行優(yōu)化，要將方案管理內(nèi)容以一種最為直觀的方式呈現(xiàn)給員工，從而對(duì)企業(yè)內(nèi)部組織記憶進(jìn)行有效的挖掘。而且將整合后的檔案信息呈現(xiàn)在員工面前時(shí)，也會(huì)便于員工對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程進(jìn)行理解，如果這時(shí)增加員工參與互動(dòng)項(xiàng)目，并對(duì)檔案資料的呈現(xiàn)方式進(jìn)行適當(dāng)轉(zhuǎn)換，可以以展覽館或者微電影等形式進(jìn)行展示，從而增加人們對(duì)于企業(yè)記憶的觀看興趣，保證企業(yè)文化的繼承與傳播。

3 結(jié)束語

通過本文對(duì)于檔案記憶觀以及企業(yè)檔案管理相關(guān)內(nèi)容的論述，使我們對(duì)檔案記憶觀下企業(yè)檔案管理方案有了更加深入的了解。企業(yè)必須要認(rèn)識(shí)到企業(yè)組織記憶的重要性，不僅要對(duì)“檔案記憶觀”進(jìn)行深層次研究，同時(shí)還要在這種觀念之下，對(duì)企業(yè)檔案的建立工作與管理工作進(jìn)行優(yōu)化，要建立起完善的檔案資料建立體系以及整理體系，并要對(duì)檔案安全系統(tǒng)進(jìn)行強(qiáng)化，合理對(duì)檔案信息進(jìn)行運(yùn)用，進(jìn)而為企業(yè)記憶傳承奠定良好地基礎(chǔ)。

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作者簡介

張秀玲（1973-），女，山西晉中人，漢，高級(jí)，，函授專科，研究方向：建筑檔案方向。