淺談現代交通檔案管理工作

劉晨

摘 要：我國的高速公路建設是從20世紀80年代開始的，1997年以后，我國進入了高速公路大發展時期。隨著我國高速公路建設的不斷深入，一大批具有先進理念和極高經濟、社會價值的高速公路出現在我國的版圖之上，同時更多的機動車也隨著發達的交通設施而出現在人們視野當中，交通安全管理及交通檔案的管理顯得日趨重要。

關鍵詞：交通安全管理；交通檔案管理的弊端；安全檔案的措施

1 交通運輸業檔案管理的現階段存在的弊端

（一）檔案管理意識淡薄、檔案資料的收集、整理容易被忽視。

尤其是在當前工作中，檔案管理工作根本沒有把資料的整理歸檔工作列入日程，甚至把它當成是浪費時間和精力的事情。檔案工作缺乏制度化的管理程序當前企業檔案管理不規范主要表現在：一是檔案收集不規范，在收集過程中，制度形同虛設，檔案收集考核不明確；二是檔案整理不規范，近幾年新檔案人員不斷進入，檔案人員的專業素質參差不齊，在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。

（二）落后的檔案管理手段。

現階段檔案管理技術已經跟不上日益增長的檔案利用需求，一是部分領導缺乏對檔案工作重要性的足夠認識，財力投入少；二是有些單位雖然購買了不少先進的檔案管理設備，但檔案管理人員操作不熟練，導致先進設備沒有起到先進作用；三是領導重視程度不夠，雖有微機和檔案網絡，但檔案并沒有錄入電腦，還按手工在進行工作。

（三）檔案管理人員專業技能較低，道德素質修養不高，對檔案管理工作認識程度不夠。

目前，在很多地方并沒有聘用檔案管理的專業人員，而是由一些非專業的人員來兼職管理，這些人沒有經過檔案業務知識的專門培訓，缺乏經驗，只是依葫蘆畫瓢，借鑒其他人員在檔案管理中的經驗，加以自己主觀的想法，這樣使得整理出來的檔案案卷存在較大的個人因素，缺乏通用性，檔案質量不高，難以保證檔案的完整性和安全性，造成了檔案流通、使用、保存的價值不高。

2 強化檔案管理工作的具體措施

（一）提高認識。

領導要高度重視檔案管理工作，應采取檔案管理工作由一把手主抓，其他領導配合的原則，并且在檔案管理的各個環節中，要明確專門的負責人，做到按人頭負責。牢固樹立起良好的檔案管理意識，按照檔案管理的基本原則，認真做好這項工作。

（二）統一政策，不能各自為政。

1、檔案管理制度必須由領導與主管部門統一制定，并及時公布，其他各部門要嚴格按照規章制度操作，不能各自為政。

2、嚴制度，重質量，規范檔案管理，為使檔案更加規范，制定出《檔案管理》、《檔案查借閱》、《文書處理》、《會計檔案管理》等一系列的檔案管理制度，建立和完善檔案管理、接收、移交、保存、借閱、統計等檔案管理辦法，定期對各科室檔案整理情況進行檢查，增強了管理檔案意識。建立計算機目錄管理表，編制案卷目錄、文號目錄、檔案存放位置表等，按系列集中存放，方便了查閱歸檔。多角度、全方位， 細化檔案工作。來文要有登記，登記要有類別、有日期、有文號、有標題、有送發領導、有分類、有辦結。建立檔案目錄清單，逐個認真進行調查、核對、登記、造冊。

（三）加強信息化建設，提高管理水平。

隨著社會信息化和檔案工作現代化步伐的加快，檔案基礎業務建設的重心必須向檔案信息化建設轉移，將信息化建設納入到檔案管理之中，才能不斷提高檔案的信息化程度，使檔案管理發生質的飛躍。檔案管理的信息化建設，不僅可以提高檔案管理工作的效率，而且也可以使檔案管理工作規范化、透明化、專業化，有條不紊地進行。另外對于檔案的保存、流通，也起到了一定的作用。

（四）提高檔案管理人員的專業技術水平和道德修養水平。

1、走出去，請進來，借鑒別人之長。為更好的做好檔案管理工作，改變以前檔案的單一、凌亂、殘缺等問題，引起領導高度重視檔案工作，組織檔案管理員走出去學習好的經驗和做法。同時積極組織參加運管系統檔案管理知識培訓班，邀請專家講解檔案知識，現場指導執法文書和業務檔案制作、裝訂和管理等知識。

2、檔案管理人員必須具備德、能、勤、公、廉、儉六個方面的素質。檔案管理人員要及時了解并熟悉國家的各項法規、方針、政策，嚴格貫徹執行和遵守法律，還應掌握時事政策、電腦操作等相關知識。

3 規范檔案管理工作的具體步驟

1、規范公文處理，把好公文形成關。

檔案一般是完成了文書處理程序，完成了傳達和記述使命而備查的歷史文件。不同單位的文件擬制部門各不同，有的單位的公文是由辦公室統一擬制的，有的則是由相關部門起草然后交由辦公室負責印發。

2、檔案整理工作，從公文的評估分類做起。

公文形成后，經過一段時間的歸整處理，待文件涉及的事務處理完畢，文書人員即可以對公文的保存進行價值評估。

3、完善公文材料，做好檔案收集工作。

文書部門在公文最初歸檔時要認真檢查形成公文的一系列材料，發現有附件而未及時歸檔的要催要，同一事項有外來文件未按時上交的要跟蹤收回，以避免長時間留在個人手中而遺失。

4 善于交流，接受新信息，達到資源共享

作為辦公室的文秘工作人員要不斷總結自己的工作經驗，對遇到的困難要多請教上級檔案主管部門，不能憑主觀臆斷文檔的歸檔價值，一定要結合本單位的職業特色，創造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，樹立精品意識，培育職業意識。不斷接受新信息，擴大知識視野，提高自己的鑒別能力，充分利用各種媒體和機會，主動向用戶推薦和宣傳自己編纂的各種檔案史料匯編和參考資料，如大事記、組織嚴格、專題概要、統計數字匯集、會議簡介等，從而達到資源共享的目的。

總之，檔案管理工作具有很強的挑戰性。在今后的工作中，要將很好地把文秘工作和檔案工作結合起來，不斷提高檔案管理質量，提高其利用率。我深信，只要我們以高度的職業責任感和較強的敬業精神對待檔案管理工作，就一定能促進檔案管理規范化、科學化發展，從而為檔案工作提供更多更好的信息資源。