淺析強化基層檔案管理水平的主要建議

張永釵

摘要：隨著社會發展和檔案管理意識的提升，檔案管理工作成為機關單位不可或缺的重要組織部分，也對基層檔案管理人員也提出新的、更高的要求，檔案管理人員素質的高低、管理水平如何，對于檔案管理建設工作都有著直接影響，本文主要論述了如何提高檔案管理人員素質，總結歸納了提升當前基層檔案管理水平的建議，以供廣大同行交流探討。

關鍵詞：強化；檔案管理；工作；能力；措施

在基層做好檔案管理工作，不僅需要扎實的專業知識和專業技能，還需要很強的政策性、原則性和服務性，檔案管理人員素質的高低、服務水平如何，對于服務對象乃至機關形象都有直接影響。因此，要做好檔案管理事業，首先必須加強檔案管理人員個人素質建設，在工作中應注重以下幾個方面：

一、轉變思想觀念，熱愛檔案事業

毋庸諱言，目前檔案管理人員半路出家的占有相當一部分，知識結構參差不齊。一些人受傳統觀念影響，把檔案工作當做養“清”“賦”“閑”之地，工作標準要求不高，滿足于一般文件資料的收集保管，得過且過，不求作為，輕松度日。尤其是沒有經過專業知識培訓，檔案管理帶有很大的隨意性，缺乏制度化、規范化管理，文件資料混在一起，雜亂無序。出現不解或疑難問題時，不是積極應對，而是尋找借口，為個人能力不足找托辭，陳腐落后的思想觀念和行為成為檔案事業發展的桎梏。

檔案工作是一項既復雜又細致的工作，從檔案的收集到科學管理、安全保管、價值鑒定、登記統計及提供利用等，都需要檔案工作人員付出艱苦的勞動。任何粗心大意，不負責任的做法都將給檔案工作帶來無窮的后患。既然組織上安排從事檔案工作，就要無條件地服從，徹底摒棄傳統錯誤觀念，全身心地投入到檔案事業中，只有安心本職工作，才能對檔案管理這一特定職業產生感情，才能在檔案管理的工作實踐中自覺地規范自己的道德行為，才能堅持全心全意為大家服務。

在當今這樣飛速發展的信息時代，在基層工作中，檔案管理工作不受重視，在工作中遇到的困難也是非常巨大的。作為檔案管理人員尤其需要有股韌勁，有一種不辭辛苦、精益求精、刻苦鉆研、一絲不茍的精神，不管遇到什么困難和挫折都要勇往直前，堅持不懈地搞好本職工作，這樣才能保證檔案工作的健康發展。

二、加強學習，提高個人素質

一是業務上精益求精。沒有豐富的業務知識和扎實的業務基礎，想做出一番成就是困難的。俗話說：活到老，學到老。檔案管理人員必須在加強思想鍛煉，樹立正確的職業理念的同時，著眼于新的實踐和新的發展，積極參加上級部門組織的檔案學習培訓，注意向有關單位的行家請教，學好檔案管理知識和掌握必要的工作技能；繼續學習科學文化知識、刻苦鉆研專業技術不斷更新現有的知識結構，逐步掌握現代化網絡技術、計算機技術，拓寬知識面，提高專業素養，提高專業服務水平和能力，以適應時代對檔案管理人員的新要求。

二是履行職責上踏實正派。檔案管理人員的職責，就是要維護檔案的完整與安全，這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。踏實正派是檔案管理人員的重要品德。要做好檔案管理工作，平時要注意原始材料的積累，要力求做到及時、完整、真實，準確和規范，尤其對一些重要事件，要做到記載全面真實、準確無誤。這就要求檔案人員在工作要有嚴謹的工作作風，一絲不茍的工作態度，不能感情用事，不能弄虛作假。

三是服務態度上熱情周到。檔案管理人員要為檔案利用者服務，做到想利用者之所想，急利用者之所急，不計名利、甘為人梯。樹立“檔案利用者至上，服務第一”的觀念，在任何時候不擺架子，不在利用者面前有意無意地流露出不滿、不耐煩或抱怨的情緒，這樣不僅會失去群眾基礎，而且會失去他人的信任和尊重。我們的工作也不會得到社會和利用者的認可。

四是對待誤解上寬容豁達。檔案工作需要與很多部門打交道，功勞往往不明顯，一旦有了問題卻表現得非常突出，而且影響很大。工作被動的時候難免受到領導的批評，基層群眾不理解也會招致埋怨。我們作為檔案管理員，要有忍受怨言，經得起委屈和挫折的寬容與豁達之心，要正確理解和面對各種誤解。即使存在某些交往中的摩擦，也要以平和的心態來化解，做到謙虛禮讓。

三、積極實踐，發揮檔案管理工作的作用

俗話說：學習的目的在于應用。學習要有針對性、目的性和腳踏實地的科學態度，不能淺嘗輒止，自滿自足。在學習工作中注意知識的積累，注重總結的提高，加強檔案工作制度化、規范化管理，努力從感性認識上升到理性認識，提高分析問題、解決問題的工作能力。在做好檔案工作的基礎上，積極開展檔案社會利用宣傳活動，加強與檔案服務對象的聯系與合作，參與歷史文獻研究和志書編寫工作，傳承優秀歷史文化精神，宣傳展示本部門、本單位在各個階下取得的各項建設成果，塑造良好社會形象，充分發揮檔案工作在社會生活中的作用。

四、完善管理措施，確保檔案的精準、完整與安全

做好檔案工作除了有好的工作態度和熱情還不夠，還要多動腦子想辦法，促進檔案事業的發展。一要做到熟悉家底，通過學習座談，了解各單位業務工作職能，一年中要形成哪些文件，做到心中有數。二是建議領導將各單位檔案材料上交工作納入年度工作考核指標，對上交假文件、資料的單位年底考核不能評為優秀單位。三要參照上級檔案部門的檔案管理期限表制定本系統的保管期限。以此做好文件的收集，保證檔案的齊全完整。四要在檔案利用過程中，做好監督。對某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對一些平時養成看資料劃線的借閱者，要及時提醒，做好利用監督。還要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規定，勤與利用者交談，掌握其利用的目的與動機；二是眼勤，勤觀察動態，置每個利用者于視覺之中；三是手勤腦勤，勤分析利用者的情和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。

總之，檔案事業是功在當代，利在千秋的偉大事業，檔案管理人員要充分認識自己責任的重大，在相關政策的指導下，構筑正確的檔案管理人員價值觀。

參考文獻：

[1]劉愛軍.做好檔案工作的若干建議[M].北京理工大學出版社，2011年10月.

[2]李華.基層檔案管理工作一席談[J].華章雜志，2009年5月.