淺析SAP系統的采購業務內控探討

公維軍

摘要：采購管理是企業控制成本、持續盈利的重要環節，借助SAP系統加強采購內部控制，在大中型企業中備受推崇。文章結合SAP系統中采購業務的特點，分析SAP中采購業務內控管理可能存在的問題及應對措施，以提高SAP中采購業務內控管理效果。

關鍵詞：SAP；采購；內控

隨著信息技術的快速發展，SAP系統已經成為諸多大中型企業實施ERP的首選管理工具。采購業務在SAP中有一套完整的內部控制流程，但在SAP的實際應用中，仍然存在很多的問題，影響企業的應用效果。本文通過對煙臺冰輪SAP項目中采購業務內控存在問題的研究，分析影響SAP項目采購業務內控的因素，探討改善SAP項目采購業務內控效果的對策，以有利于進一步提高企業的采購內控管理水平。

一、SAP項目采購業務簡介

SAP是ERP產品最大的供應商，在ERP軟件市場中一直處于領先地位。SAP基本的供產銷體系由五大基本模塊MM（Material Management）、PP（Production Planning）、SD（Sales and Distribution）、FI（Finance）、CO（Controlling）構成，采購屬于MM模塊的基本功能。

采購業務循環主要涉及物料需求計劃（Material Requirements Planning，簡稱MRP）、采購主數據（供應商主數據、采購信息記錄、貨源清單）、采購訂單處理、發票校驗及付款。SAP中的采購流程如圖所示：

在SAP中，采購業務具有信息化條件下的各種特點，如功能全面、高度集成、邏輯嚴密、自動化程度高等。但因SAP系統邏輯復雜，自動化程度高而誤操作的機率大，對系統數據質量嚴重依賴，對公司的管理制度和人員素質要求高等特點，增加了采購業務內控監管的難度，SAP系統下的采購業務內控風險仍然不容忽視。

二、SAP項目采購業務內控現狀及存在的問題

煙臺冰輪SAP項目于2012年11月啟動，在項目實施顧問的組織下，用了四個月的時間對公司的現狀進行了調研，對業務流程進行了重新的梳理，并在SAP標準流程基礎上根據調研結果進行了適當調整，完成了業務藍圖設計、組織結構調整和相關管理制度的制定。

SAP系統于2013年7月正式上線運行。三年多來業務運轉基本正常，但是客觀上來說仍然存在不少的問題。

1. SAP項目是“一把手”， SAP項目的成功都是建立在管理層和各部門“一把手”的全力支持和推動的基礎上的。SAP實施過程中必然會涉及到采購流程再造、職能調整，比如煙臺冰輪項目中采購由離散式到集中制轉變，采購職能由分廠自主實施改為公司采購部統一實施采購，供應商準入審批、采購定價與采購實施職能部門相分離等相關調整沒有高層的主導是不能實現的。

但這種調整打破了多年的體制，必然會牽扯到一些部門、管理者的既有利益和權力，多少都會產生抵觸心理，從而影響項目實施效果。從系統運行的三年來看，對系統、制度和職能調整的質疑聲不斷，很多環節存在服務意識不強、互相推諉與扯皮等問題。

2. 煙臺冰輪SAP項目實施過程中，根據SAP采購業務流程和內控管理標準制定了一系列管理制度，對采購申請審批、供應商準入、采購價格及付款方式審批、采購入庫管理、發票付款等相關業務執行和管理要求提出了標準與規范，以指導和規范采購業務，防范內控風險。

但因為SAP項目實施周期非常短，在很多細節方面無法細究，只能是削足適履先按照標準來做。但從運行幾年的效果來看，很多細節問題與企業實際情況并不能完全適應，很多環節的要求流于形式，難以落地。

3. SAP的采購業務對基礎數據要求非常高，特別是采購相關主數據對采購業務執行的準確性影響非常大。煙臺冰輪SAP項目提前兩年開始實施了設計PDM項目，對物料編碼、設計標準化進行規范，產品BOM準確率大幅提高。SAP項目實施時將PDM中的物料、BOM等作為數據源頭，并對采購主數據進行了統一的梳理，對采購業務執行的準確性提供了有效保證。

但是煙臺冰輪是離散型制造企業，非標產品達到80%以上，從這幾年的情況來看，設計準確率只能達到八九成。而很多非標物料的主數據維護難度也非常大，物料采購周期、采購批量、安全庫存等數據只能憑經驗，主觀因素較大，經常會造成交貨延遲或者庫存積壓。

4. SAP系統具有強大的數據處理能力，功能強大，但審批功能卻很弱。煙臺冰輪SAP項目中為了滿足內控要求，解決審批的問題，把采購申請、采購價格、供應商選擇、采購合同等審批流程放在OA系統中進行。

雖然OA審批流程滿足了授權審批、不相容崗位相分離等要求，但其實并不能完全保證審批結果與SAP系統單據的一致性，人為因素在其中起主要作用。

5. SAP運行的好壞最關鍵的還是“人”。煙臺冰輪SAP項目實施過程中，對采購業務和職能進行了重新梳理與調整，對采購員崗位進行了重新競聘上崗，并加強了系統操作培訓，努力提高員工素質來確保系統的有效運行。

但采購業務有其業務性質的特殊性，涉及個人或部門利益的業務調整，一些既有利益者比較抵觸，甚至陽奉陰違，借故拖延。而且采購人員能力素質水平參差不齊，在操作SAP系統和執行采購業務的過程中，經常會出現人為失誤；另外，對采購批次、采購周期和對庫存消耗的綜合判斷等帶有一定的主觀性，需要很高的業務能力和豐富的實踐經驗。另一方面SAP系統數據量非常大，日常監管難度很高，也不排除有一些員工想鉆空子，侵害公司利益。

三、影響SAP項目采購業務內控的因素分析

結合煙臺冰輪SAP項目出現的問題，綜合分析影響SAP項目采購業務內控的因素主要包括以下幾點：

（一）思想意識

企業管理者對SAP采購業務內控管理不夠重視，不能深入參與到SAP系統使用中來。采購人員缺乏信息化意識，不能保證實際業務與系統處理日清日畢，甚至有些業務線下已經執行完畢，之后再到SAP中補錄單據等，將直接導致系統數據與實際不符，提供錯誤的信息。或者只關注本職工作，不關心自己的操作對上下游的影響，沒有內部服務意識等，都會造成上下游的工作難度，降低工作效率。

（二）制度因素

實施SAP項目的企業必須有很完備的管理制度，采購內控制度的完善與否將直接影響采購業務內控風險水平。但內控制度必須與企業實際情況相適應，還要強化監督執行，只有將制度落到實處，一切按章辦事，才能將內控風險降到可控范圍以內。

（三）數據因素

產品標準化程度、產品設計準確率并不是一蹴而就的，這不僅取決于企業產品研發與設計能力，還跟企業的產品市場環境、客戶群體有一定的關系。而采購主數據的維護主要靠采購、計劃人員的能力與經驗，采購主數據的準確程度高低有一定的客觀因素，可以算是采購業務固有的內控風險之一。

（四）人為因素

SAP系統最關鍵的是數據，數據的質量掌控在數據的錄入者手上。如前問題所述，即使有完善的審批流程進行了嚴格的審批，還是很難保證審批結果與系統數據完全一致，這里面有些是工作疏忽失誤，也有些是有意為之。如何提高SAP采購業務流程化、自動化程度，降低人為因素的影響是內控管理的主要內容之一。

四、改善SAP項目采購業務內控效果的對策

（一）思想意思層面

實施SAP的過程中，必須采取頭腦風暴法，不斷地培訓和宣貫，公司上下統一思想。特別是管理層必須加強對SAP系統中內部控制的理解，管控和把握好內部各部門的職能調整與協作。各部門一把手必須拋開部門墻，充分運用自身的專業知識和職業素養，深入指導基層員工的業務操作，不僅要站在公司的高度只關注運營結果，更重要的是親身參與到內控體系的建設中。基層員工要嚴格遵守公司的內控制度要求，做好本職工作的同時關注上下游的信息接口，提高服務意識。

（二）制度建設層面

SAP實施時建立的管理制度一般都是根據SAP的標準流程和企業的高層藍圖設計制定的，很多細節并不能完全與企業相適應。制度并不是一成不變的，必須要在實務中根據企業的實際情況不斷地進行完善與修正，真正的發揮作用。另外要建立健全采購監督管理制度和績效考評制度，財務部門要加強日常的監督，審計部門要定期對采購業務進行審計，督導采購業務規范運行。

（三）數據層面

提高主生產計劃、產品BOM（物料清單）、物料采購周期、采購批量、安全庫存等數據采購相關數據準確性，并在業務執行過程中不斷地進行優化。

1. 加強銷售合同的交期管理，提高主生產計劃的準確性。商務部門要與客戶密切溝通，交期必須要有客戶的書面或郵件確認。

2. 必須提高產品標準化設計，保證產品BOM的準確性.

努力提高產品設計標準化程度，并且要在PDM軟件中對產品設計圖紙進行復核與審批，再通過技術手段解決PDM與SAP系統的數據接口，保證設計BOM與SAP系統的準確性與一致性。

3. 合理設置物料主數據，不斷優化

采購部門要會同技術、生產人員對物料主數據進行反復的論證，尤其是采購周期、采購批量、安全庫存等主數據，要結合歷史經驗、市場情況、倉儲管理情況，設置合理的數據，并在實踐中逐步糾偏，定期調整。

（四）人為因素層面

1. 定期對采購人員進行SAP操作和內控流程的培訓，培訓要日常化、制度化，讓員工真正的理解SAP中的管理內涵，了解內控制度的重要性，真正的用好SAP系統。

2. 加強對員工日常SAP系統操作的監督。采購部門內部及財務成本部門都必須設置專人對日常的員工操作進行審核和監督，避免人員疏忽、操作錯誤等導致的賬物不符、數據錯誤等，降低數據差錯率。

3. 開發OA系統與SAP系統的接口函數。通過接口函數實現OA審批結果與SAP系統自動集成，并將SAP中的相關數據修改權限收回，保證OA流程審批的唯一性，保證審批結果與SAP系統的一致性，可以大幅降低人為失誤或作弊的可能性。

4. 自動執行采購計劃。通過SAP的MRP自動執行采購計劃，降低采購人員人為干預的風險。一旦發現采購計劃不合理，不要簡單的人為干預，而是從主生產計劃、產品BOM、物料采購主數據等數據源頭去查找原因，逐步優化數據。

5. 開發采購報表實時監控采購業務的執行

在SAP中利用各種標準報表或開發自定義報表，將采購訂單執行過程中的相關數據實時的抓取出來，如采購物料的數量、價格、交貨期、供應商、入庫時間、采購發票等相關信息通過一個報表呈現出來，方便采購人員、財務人員進行實時的跟蹤與監控。

6. 使用SAP的自動付款計劃和銀企互聯功能開發進行自動付款的控制。由財務人員運行SAP的自動付款計劃（F110），根據發票入賬日期、供應商付款條件、付款方式等數據自動運算到期應付款建議。可以通過開發的接口函數，將付款建議發送至OA流程中進行付款審批，并將付款建議通過SAP銀企互聯功能直接發送到網銀進行付款。這樣從付款方式、付款建議、付款清賬整個過程中實現信息自動化處理，避免人為干預。

五、結論

現代企業進入了信息技術時代，SAP、OA等軟件的應用越來越普及。隨著企業對內控管理的重視，實施SAP項目的企業都有一定的內控管理基礎，有一套比較完整的內控管理體系。而采購業務因其業務性質的特殊性，無論是企業成本控制還是反腐、反舞弊的需要，歷來都是企業關注的重中之重。在計算機代替人工的信息環境下，雖然內控制度相對完善，但在SAP系統中采購業務的內控風險也呈現出不同的特點。本文從煙臺冰輪的SAP項目實際應用效果出發，分析了可能出現的問題及影響采購業務內控效果的因素，并提出改善SAP項目中采購業務內控效果的對策，對實施SAP項目的企業來說，在進一步完善采購業務內控管理制度，提高企業的采購內控管理水平，有效控制采購成本、提高盈利水平方面，有一定的現實意義。

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（作者單位：煙臺冰輪股份有限公司）