基于計算機技術的檔案管理研究

程安琪

摘 要 信息化已經成為辦公的必然趨勢，也是現代商業社會提升工作效率的主要路徑。從實踐中的檔案管理改革觀察，其主要方向即是建立在計算機技術之上。本次研究選取基于計算機技術的信息資源管理、技術管理、服務管理3個方面，分別從信息資源的整合利用、技術管理推進措施、創新服務管理體系路徑進行具體討論。

關鍵詞 計算機；技術；檔案管理；研究

中圖分類號 TP3 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2017）181-0027-02

計算機的發明及應用不僅改變了人類生存方式，在辦公方面達到了高效化；重點是已實現人與機器之間的交互，降低了人類勞動量、運算量。依據現在檔案管理革新后的計算機技術應用情況，可以看到檔案利用率得到了顯著提升，檔案管理工作實踐基本完成查詢、分享、快速應用等功能；為檔案管理工作帶來便利的同時，推進了服務方面的品質化發展。

1 基于計算機技術的檔案管理

自實現檔案管理的信息化以來，諸多不同類型的管理系統（如以Delphi、SOA、APS為基礎的系統）不斷被開發與廣泛應用；而且，在通訊接口、多設備關聯等方面均獲得了較好發展。在技術利用率不斷提高之下，檔案管理自身也實現了基于計算機技術的管理質量提升。比如，利用計算機技術所攜帶的“新思維”促使檔案管理實踐，不斷適應、調整、轉變管理策略、優化管理方案。根據現階段經驗可以觀察到，在信息資源的整合與利用方面有長足進步；同時，技術管理工作也在不斷推進，尤其是在檔案管理服務方面，出現了一些創新元素。以下就從這些新經驗出發，討論進一步促進基于計算機技術的檔案管理措施。

2 基于計算機技術的檔案管理促進措施

2.1 信息資源整合利用

基于計算機技術的檔案管理，最大功效體現在“數據化”方面。以此為路徑已初步實現檔案管理及檔案資源方面的信息化，建立了不同類型的數據庫；需要完善的地方在于將各類信息資源加以整合。比如，現階段基于計算機技術的應用系統構建完成后，能夠實現各項操作，滿足查詢、數據分享、快速傳遞等基本要求。然而，通過分析發現，基于系統平臺的信息資源整合率偏低。建議實踐過程中，增加各個數據庫之間的資源整合利用。比如，通過“數據收集與分析”，增加一個數據運算功能統計信息資源的利用頻率；從而對現有系統資源進行優化、區分，將查詢顯示方面的彈出功能效果加以提升。信息資源的整合及利用，還體現在權限用戶的地域限制；為了方便需要增加數據分級，利用數據庫開放一部分文獻資料；權限設置中也需要將信息資源對等安排，增加對應性提升利用方面的針對性；強化技術管理，提高技術工具間的融合，也是促進信息資源利用的一個重要途徑。比如，在檔案管理各個流程的融合，即可以大幅度提升管理效果。

2.2 技術管理推進措施

檔案管理在技術管理層面，能夠滿足風險預防要求，并借助計算機相關技術的培訓提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全預防，未能增加進一步優化技術管理訓練；因而，建議嘗試針對專業軟件制作培訓。比如，選取HTML課程培訓，既可以使檔案管理人員、工作人員了解系統平臺制作原理及相關技術；也可以使其在工作經驗基礎上，按照適用程度實踐一些頁面創設，為系統進一步更新提供素材。以查詢為例，現在的大多系統在這個方面很難實現細致內容查詢；如輸入關鍵詞后，彈出的信息資源往往過多，說明技術工具的應用過于泛化；因而，應該在技術管理中增加“針對性”檢索技術功能，根據內部權限的專業知識，實踐專門化的全稱查詢等；達到直接輸出對應信息，提高技術功效；同時，通過頁面重新設計，使其與上述功能保持一致。

以升級為主導方向，應該在基于計算機技術檔案管理中引入系統評估。比如，利用調查問卷方法、技術顧問咨詢方法、問題收集改進方法等開展技術管理實踐；前提是針對現階段不同機構使用的系統，按照具體操作流程設置對應評估指標，并按照綜合評估結果實施改進。從經驗分析，需增加計算機與其它媒介工具的連接；比如，除了一般的掃描之外，可以建設內部網絡、增加專門化的數據交流平臺；納入類似YY的聊天工具，讓內部人員可以增加課程培訓、技術處理經驗分享、數據交流等。另外，將技術管理推進——信息資源整合利用——創新服務管理進行有效關聯；使其形成以技術管理中心，提高資源利用與服務創新方法。比如，嘗試從檔案類型、性質方面以分析材料的方法切入，再制作契合度較高的系統。再如，增加技術監督措施，利用“技術之眼”之類的工具功能植入，預防潛在的多次拷貝，增加一個下載、導出后無法進行復制的下載頁面等。

2.3 創新服務管理

基于計算機技術的檔案管理，要求實現多種設備連接，并將各種資源進行整合利用。所以形成了一個新系統，且要求與其功能匹配的服務創新。比如，多個部門需要到檔案管理室進行信息查詢、提檔，會受到時間、地域方面的限制；因此，在服務方面需要從資源利用效率、技術管理層面增加“網絡建設”。與一般的計算機網絡不同，它需要以類似系統網絡賬號設置等形式，達到可傳輸的權限開放；創新服務管理還需要增加技術人員在信息更新、頁面完善、入口等便利化設計等方面的服務內容；并且，根據檔案管理的相關入檔、存檔、提檔、銷毀等信息更新，及時做出信息反饋、聲明、通告等。在新形式的技術化檔案管理中，重點需要突出“更新”，并根據不同部門及其需要，設計多個對接式入口為其提供便利；在導出、下載方面，需要在各個部門做好保密工作，而要完成這項任務，除了技術支持之外，還需從服務方面著手將其轉變成一個符合多個部門需求的形式，減少重復工作。

根據目前對計算機技術工具的應用觀察，服務層面可借助“互聯網+”思維的“融合路徑”在多個新媒介工具間選取PC端，以及移動終端兩個路徑；在PC端利用技術算機的開發技術，選用VC++語言嘗試實踐關于該機構的檔案管理App開發；然后，在計算機與智能手機兩個端口實施接口連接，提高兩者間的應用對接。這種技術開發路徑既是服務創新的一個方面，也屬于服務創新體系獲得升級優化的前提保障。建議對我國圖書館方面的微信公眾號平臺開發經驗進行一些資料搜集與研究，在此基礎上提高轉用率；最好采用平移方法提高開發效率，節省各項資源，降低開發成本。檔案管理實踐表明，目前應用計算機技術實踐創新服務方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以開拓思路，運用正在深化與融合的技術工具之便，構建一個圍繞檔案服務的新體系，將一般的技術服務，轉渡到服務體系方面的全面更新。

3 結論

通過上文初步分析能夠理解基于計算機技術的檔案管理，其重要的價值除了以技術為主的功能體現之外，思維轉化與應用也非常關鍵。因而，在未來的檔案管理工作深化過程中，可以借助其思維路徑，將計算機技術應用后帶來的檔案管理整體變動進行關聯式研究。既可以促進現階段成果的利用，也可以在研究基礎上不斷提升技術管理之外的“內容管理”，完善我國檔案管理體系。

參考文獻

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