基于Word 2010長(zhǎng)文檔的編輯方法與技巧

席哲

摘 要：Word是目前應(yīng)用最廣泛的文字處理軟件，功能十分強(qiáng)大。其中編輯長(zhǎng)文檔的功能具有很高的實(shí)用價(jià)值。該文結(jié)合作者的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)詳細(xì)地介紹了利用Word 2010編輯長(zhǎng)文檔的大綱結(jié)構(gòu)、非連續(xù)頁(yè)碼、紙張縱橫向交錯(cuò)、圖片的題注自動(dòng)編號(hào)等的方法和技巧。在進(jìn)行長(zhǎng)文檔編輯時(shí)，利用所介紹的方法和技巧，可以有效提高長(zhǎng)文檔的編輯效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：Word2010 長(zhǎng)文檔 大綱結(jié)構(gòu) 非連續(xù)頁(yè)碼 紙張縱橫

中圖分類號(hào)：TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2017）02（c）-0010-02

Word 2010是目前常用的文字處理軟件，其功能十分強(qiáng)大。所謂長(zhǎng)文檔就是指諸如教材、雜志、標(biāo)書(shū)等長(zhǎng)達(dá)幾十頁(yè)甚至幾百頁(yè)的Word文檔。要利用Word 2010編輯和制作出專業(yè)性強(qiáng)的長(zhǎng)文檔，必須掌握一定的方法和技巧，才能提高編輯的效率和質(zhì)量。筆者在Word 2010的實(shí)踐中，總結(jié)了一些編輯長(zhǎng)文檔的方法和技巧，對(duì)有效組織和管理長(zhǎng)文檔，提高長(zhǎng)文檔編輯工作的效率和質(zhì)量具有較高使用價(jià)值。

1 建立長(zhǎng)文檔的大綱結(jié)構(gòu)

長(zhǎng)文檔的大綱結(jié)構(gòu)是文檔的脈絡(luò)，文檔的大綱結(jié)構(gòu)可以用大綱視圖來(lái)編輯和管理。通過(guò)用大綱視圖來(lái)編輯和管理文檔，既能使長(zhǎng)文檔逐層展開(kāi)，結(jié)構(gòu)清晰，又能使讀者很快對(duì)文檔的層次和內(nèi)容概括性地了解，還能快速查找并切換到特定的內(nèi)容。

操作方法：（1）單擊“視圖”菜單中的“大綱視圖”選項(xiàng)或點(diǎn)擊文檔右下方工具條上的“大綱視圖”按鈕切換到大綱視圖。（2）選擇要設(shè)置標(biāo)題的內(nèi)容，并確定其級(jí)別。Word 2010默認(rèn)的大綱級(jí)別有“1級(jí)、2級(jí)、3級(jí)、4級(jí)、5級(jí)、6級(jí)、7級(jí)、8級(jí)、9級(jí)、正文文本”共10個(gè)級(jí)別，在每個(gè)標(biāo)題前都有一個(gè)“□”記號(hào)。（3）標(biāo)題的級(jí)別可以調(diào)整。將光標(biāo)定位在要調(diào)整標(biāo)題的任一位置，選擇級(jí)別。也可以點(diǎn)擊 “升級(jí)”或“降級(jí)”按鈕進(jìn)行調(diào)整。經(jīng)升/降級(jí)后，各標(biāo)題之間的關(guān)系就像一般文件夾那樣逐層相套。若某標(biāo)題以“+”標(biāo)示，則表示該標(biāo)題下是有內(nèi)容的，即是可以展開(kāi)的。若某標(biāo)題以“-”標(biāo)示，則表示該標(biāo)題下是沒(méi)有內(nèi)容的，即不可以展開(kāi)。（4）可用大綱工具條上的按鈕對(duì)各標(biāo)題進(jìn)行上移、下移、展開(kāi)和折疊等操作。（5）單擊“顯示級(jí)別”并確定級(jí)別后，大綱結(jié)構(gòu)就顯示在指定的位置了。

2 自動(dòng)生成目錄

長(zhǎng)文檔不僅篇幅長(zhǎng)而且包含的內(nèi)容多，因此，在長(zhǎng)文檔中必須生成目錄以便于查找，同時(shí)修改內(nèi)容時(shí)，目錄也能隨之自動(dòng)更新。

操作方法：（1）將光標(biāo)定位在要插入目錄的位置，點(diǎn)擊“引用”菜單“插入目錄”，即彈出“目錄”對(duì)話框；（2）在彈出的對(duì)話框中，勾選“顯示頁(yè)碼”“頁(yè)碼右對(duì)齊”，并設(shè)置“格式”“顯示級(jí)別”等，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，目錄就自動(dòng)生成了。（3）若標(biāo)題的內(nèi)容有改變，點(diǎn)擊“更新目錄”，在彈出的“更新目錄”對(duì)話框中，勾選“更新整個(gè)目錄”，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕，整個(gè)目錄就會(huì)自動(dòng)更新了。

3 編輯非連續(xù)頁(yè)碼

在普通文檔的頁(yè)碼設(shè)置中，單擊“插入”菜單下的“頁(yè)碼”命令，根據(jù)對(duì)話框選擇“插入位置”“對(duì)齊方式”，單擊“格式”，設(shè)置“頁(yè)碼格式”即可。或者在“視圖”菜單下，選取“頁(yè)眉和頁(yè)腳”命令，在“插入自動(dòng)圖文集”中選取“第X頁(yè) 共Y頁(yè)”。這樣word就會(huì)為整篇文檔加上連續(xù)的頁(yè)碼。

長(zhǎng)文檔通常包含了封面、目錄、前言、序、正文等內(nèi)容，不同的內(nèi)容需要設(shè)置成不同的頁(yè)碼，即頁(yè)碼是不連續(xù)的。為了設(shè)置非連續(xù)頁(yè)碼，必須對(duì)文檔進(jìn)行分節(jié)操作，應(yīng)首先對(duì)長(zhǎng)文檔進(jìn)行與設(shè)置普通文檔的頁(yè)碼一樣的操作，然后再在封面、目錄等文檔位置前后加上分節(jié)符，最后對(duì)頁(yè)碼進(jìn)行修改。

操作步驟：（1）將插入點(diǎn)移動(dòng)到文檔中一個(gè)內(nèi)容開(kāi)始的地方，點(diǎn)擊“頁(yè)面布局”菜單的“分隔符”命令，彈出對(duì)話框，選擇“分節(jié)符類型”中的“下一頁(yè)”，單擊確定。把這樣的分節(jié)符添加到封面、目錄等內(nèi)容的分節(jié)段前。（2）雙擊頁(yè)碼設(shè)定區(qū)，彈出“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框，刪除“共Y頁(yè)”中的“Y”，并把光標(biāo)定位在該位置上。（3）單擊“插入”菜單的“域”命令，選擇“域名”中的“Section Pages”，單擊“確定”。（4）雙擊頁(yè)碼設(shè)定區(qū)，彈出“頁(yè)眉和頁(yè)腳”對(duì)話框，刪除“第X頁(yè)”中的“X”，并把光標(biāo)定位在該位置上。（5）設(shè)定“頁(yè)碼格式”中的“頁(yè)碼編排”，選擇“起始頁(yè)碼”從1開(kāi)始，再單擊“插入頁(yè)碼”。這樣就可以看到封面、目錄等不同的頁(yè)碼起始了。與頁(yè)碼編排相似，若想在長(zhǎng)文檔的各章各節(jié)插入不同的頁(yè)眉頁(yè)腳，也需要在每章每節(jié)的分界處插入分節(jié)符。

4 設(shè)置紙張縱橫向交叉

一般長(zhǎng)文檔頁(yè)面布局為縱向。但長(zhǎng)文檔中通常會(huì)有一些需要呈橫向排版的表格或圖片。這時(shí)，就必須將還需橫向排版的表格或圖片的頁(yè)面紙張?jiān)O(shè)置為橫向，而其他的文檔仍為縱向。這樣，整個(gè)文檔就呈現(xiàn)出紙張縱橫向交叉的情況。只有在不同的“節(jié)”中才能有不同的紙張頁(yè)面設(shè)置。

操作步驟：（1）在需設(shè)置為橫向的表格頁(yè)或圖片頁(yè)與前后文檔分頁(yè)處插入分節(jié)符，單擊菜單“頁(yè)面布局”下的“分隔符”命令，插入“分節(jié)符”中的“下一頁(yè)”。（2）對(duì)該獨(dú)立節(jié)進(jìn)行“紙張方向”設(shè)置，根據(jù)需要選擇“橫向”，點(diǎn)擊確定。（3）為不影響到頁(yè)碼的表示，此處的頁(yè)碼格式需重新設(shè)置為“續(xù)前節(jié)”。

5 設(shè)置圖標(biāo)題注和交叉引用

長(zhǎng)文檔中往往包含大量圖片。為了方便地描述圖片，必須對(duì)圖片進(jìn)行順序編號(hào)。“題注”是圖片下方顯示的一段文字，用于描述該對(duì)象。當(dāng)圖片數(shù)量有增刪時(shí)，圖片的編號(hào)也應(yīng)隨之變化。然而，手工修改圖片編號(hào)相當(dāng)繁瑣，而且易出錯(cuò)。因此，必須實(shí)現(xiàn)圖片的自動(dòng)編號(hào)，以滿足增刪圖片的需要。Word的“題注”模塊功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)插入圖片的自動(dòng)編號(hào)，實(shí)現(xiàn)圖片增刪后編號(hào)的自動(dòng)更新。

操作步驟：（1）選擇圖片，菜單 “引用”，選擇“題注”命令，單擊“新建標(biāo)簽”按鈕，建立標(biāo)簽“圖1-”，確定。（2）在第二幅圖片出現(xiàn)時(shí)，單擊“引用”菜單下的“插入題注”，單擊“確定”即可。（3）當(dāng)圖片有增刪時(shí)，可以選擇任一圖注，擊右鍵，點(diǎn)擊“更新域”，則題注編號(hào)會(huì)自動(dòng)更新。

6 結(jié)語(yǔ)

在使用Word 2010進(jìn)行長(zhǎng)文檔的編輯時(shí)，首先應(yīng)該制作文檔大綱，然后進(jìn)行正文內(nèi)容的填充。這樣不僅可以提高長(zhǎng)文檔的編輯效率，而且可以使所制作完成的文檔既合乎要求，又具有一定的專業(yè)化程度。除此之外，耐心地去研究和掌握以上方法和技巧，可以使我們的實(shí)際操作水平得到進(jìn)一步的提高，從而快速、高效地制作出精確、令人滿意的長(zhǎng)文檔效果。

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