項目風險管理軟件在項目執(zhí)行中的應(yīng)用

盧曜宇，寧建平，鄭學(xué)鋒，唐 亮

(中國五環(huán)工程有限公司，湖北 武漢 430223)

項 目 管 理

項目風險管理軟件在項目執(zhí)行中的應(yīng)用

盧曜宇，寧建平，鄭學(xué)鋒，唐 亮

(中國五環(huán)工程有限公司，湖北 武漢 430223)

以Primavera Risk Analysis軟件為例，簡要介紹了項目風險管理軟件的功能，并結(jié)合項目風險管理知識體系，總結(jié)了此類軟件的應(yīng)用技巧，旨在闡明項目管理人員不僅需要豐富的理論知識，同時也需要熟練地掌握軟件應(yīng)用技能，以更好地提高工作效率和規(guī)范性。

項目風險管理軟件；風險登記冊；不確定性；概率性項目模型；風險儲備

doi：10.3969/j.issn.1004-8901.2017.02.016

項目風險管理旨在風險發(fā)生之前對其進行識別和分析，并輸出數(shù)據(jù)信息供項目管理人員制定策略，以提高積極風險的發(fā)生概率和影響，降低消極風險的發(fā)生概率和影響。[1]因此，對于成功的項目管理，風險管理不是可選項，而是必須執(zhí)行的程序。

1 項目風險軟件介紹

隨著計算機技術(shù)在項目管理領(lǐng)域中的應(yīng)用和發(fā)展，各種項目模型軟件和模擬軟件被開發(fā)，并運用在項目進度管理、成本管理和風險管理等過程中。例如，項目模型軟件(包括Microsoft Project、Primavera P6)、項目模擬軟件(包括Primavera Risk Analysis、Crystal Ball、@Risk)等。[3]這些軟件利用計算機代替人力，進行項目管理活動中的數(shù)據(jù)收集、計算、統(tǒng)計工作，并對工作流程進行模塊化，大大提高了項目管理相關(guān)過程的工作效率、可行性和規(guī)范性。

以Primavera Risk Analysis軟件(以下簡稱PRA)為例，其工作是基于贏得值原理建立的項目模型和一定細節(jié)程度的不確定性數(shù)據(jù)，應(yīng)用蒙特卡洛模擬技術(shù)進行抽樣、統(tǒng)計，輸出概率性項目模型，以支持項目決策。其主要功能模塊包括項目模型模塊、風險登記冊模塊、概率性項目模型和報表模塊。

項目模型模塊的基本功能與Microsoft Project或Primavera P6等軟件相同，其主要功能是通過輸入工作日歷、工作分解結(jié)構(gòu)、任務(wù)和任務(wù)工期、邏輯鏈接、項目組織機構(gòu)、資源分解結(jié)構(gòu)、資源等信息數(shù)據(jù)，實現(xiàn)項目模型的建立，形成績效檢測基準并實施跟蹤檢測。與一般項目模型軟件不同的是，PRA可以對項目模型中的各種不確定性因素進行設(shè)置，包括工期的不確定性、任務(wù)存在的概率、資源用量的不確定性、資源價格的不確定性、邏輯鏈接的概率分支、邏輯鏈接存在的概率。對于有可能受到日歷時段或者天氣影響的任務(wù)，可以設(shè)置概率性日歷或天氣模型對其進行關(guān)聯(lián)。不確定性之間的潛在聯(lián)系也能進行設(shè)置。

風險登記冊模塊的主要功能是通過輸入風險信息，包括風險分級方法、風險描述、風險分析數(shù)據(jù)、風險應(yīng)對活動等數(shù)據(jù)，實現(xiàn)風險登記冊的建立，并將風險項和風險應(yīng)對活動轉(zhuǎn)化為任務(wù)加載到項目模型中。

概率性項目模型和報表模塊的功能是對加載了不確定性、風險項和風險應(yīng)對活動的項目模型進行模擬，通過抽樣、統(tǒng)計的數(shù)據(jù)創(chuàng)建概率性項目模型。利用各種圖表查看所需的統(tǒng)計信息，并生成風險報告。

2 項目風險管理軟件應(yīng)用技巧

以下將結(jié)合項目風險管理知識體系，講述PRA在項目風險管理六大過程中的應(yīng)用技巧。

2.1 規(guī)劃風險管理

規(guī)劃風險管理的目的是制定整體的風險管理策略以確定各種風險管理流程如何執(zhí)行，并與其他項目管理流程進行整合。為了實現(xiàn)利益的最大化，這一過程通常是在項目的最早期執(zhí)行。相應(yīng)的風險管理活動將整合到項目管理計劃，提交給利害干系人并使其明確。

本過程的輸出是風險管理計劃，其主要內(nèi)容包括但不限于：引言、項目描述、風險管理方法、風險管理組織機構(gòu)、角色、責任和權(quán)力、利害關(guān)系人的風險容忍度、成功的標準、工具和指南、分級和相關(guān)定義、模板、溝通計劃、戰(zhàn)略、風險分解結(jié)構(gòu)等。[1]

風險的可接受程度取決于利害干系人的風險態(tài)度。因此，應(yīng)通過與其溝通，充分識別組織和利害干系人對于風險的態(tài)度，明確項目目標(時間、成本等)、風險概率和影響的分級標準以及加權(quán)因素，并創(chuàng)建風險級別劃分方法。這些分級標準和方法將作為后續(xù)對所有風險項進行定性分析的一致標準。但隨著風險信息的不斷明晰，利害干系人的風險態(tài)度有可能轉(zhuǎn)變。因此需要持續(xù)溝通，以識別到他們風險態(tài)度的變化，及時更新和升版風險管理計劃。[2]

相應(yīng)的數(shù)據(jù)可輸入PRA軟件風險登記冊模塊的風險評分系統(tǒng)(見圖1)。需要設(shè)置的數(shù)據(jù)包括：概率級別、影響類型和級別、風險容忍度級別和風險評分的計算方法。如果需要，也能對風險緊迫性和易管理程度等加權(quán)因素進行設(shè)置。另外，在風險管理計劃中確定的模板，如風險狀態(tài)報告、風險分解結(jié)構(gòu)、風險登記冊等，也應(yīng)在此過程中對相應(yīng)的模塊進行輸入和設(shè)置，為后續(xù)過程提供支持。

圖1 風險評分系統(tǒng)

2.2 風險識別

風險識別過程的主要目的是識別所有可知的風險。在風險管理計劃完成后，應(yīng)盡快開始風險識別過程。但由于項目具有漸進明細的特征，項目風險的暴露程度同樣也是隨時間變化的，在項目初始階段不可能識別出所有風險。因此，從風險識別過程開始，到后續(xù)的各風險管理過程都需要進行迭代。可以通過審查歷史數(shù)據(jù)、評估項目現(xiàn)狀、預(yù)測項目發(fā)展等技術(shù)手段，最大程度地識別出已知風險，并在迭代的過程中不斷地識別出由未知變?yōu)橐阎娘L險。[2]

圖2 風險登記冊模塊

可在風險登記冊模塊Qualitative界面及下方詳情欄Risk Details和Mitigation標簽頁中對已識別風險和潛在應(yīng)對措施的相關(guān)信息進行輸入。

2.3 風險定性分析

風險定性分析是評估和評價已識別風險的特性，基于商定的分級標準對每項風險進行優(yōu)先級排序的過程。需要對每項風險的發(fā)生概率、對項目目標(時間、費用等)的影響、緊迫性和管理難易程度等特性進行評估。根據(jù)評估結(jié)果進行優(yōu)先級排序，關(guān)注高優(yōu)先級的風險，并可以對高優(yōu)先級的風險進行進一步的定量分析。對于低級別風險可列觀察清單，較少進行狀態(tài)更新。[2]

收集高質(zhì)量的風險數(shù)據(jù)是執(zhí)行此過程的關(guān)鍵。確保所有參與人員充分理解商定的分級標準，通過面談、會議、專家判斷等方式獲得高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，也可以通過審查歷史資料的方式獲得風險數(shù)據(jù)，但僅限于參考，不推薦直接使用歷史數(shù)據(jù)。個人提供的風險數(shù)據(jù)，如專家判斷，也應(yīng)進一步分析是否存在理解上的偏差和主觀上的偏見，并加以消除。

本過程的主要輸出是風險登記冊更新。主要更新內(nèi)容包括但不限于每項風險的發(fā)生概率、對項目目標的影響、緊迫性和管理難易程度，以及所屬風險分解結(jié)構(gòu)子項。

概率、影響可在風險登記冊模塊Qualitative界面Pre-mitigation欄位進行輸入。易管理程度和RBS也均可在相應(yīng)欄位進行輸入。緊迫性將在風險定量分析過程中根據(jù)風險管理計劃中確定的規(guī)則，由軟件自動進行計算。

軟件將根據(jù)輸入信息和風險評分系統(tǒng)設(shè)置自動計算各項風險的評分。通過風險登記冊模塊的風險矩陣窗口(見圖3)，可查看未應(yīng)對和應(yīng)對后狀態(tài)下每項風險在概率和影響矩陣中的位置。

二是倡導(dǎo)共讀理念：共同生活。新教育所倡導(dǎo)的“共讀”理念，是基于教育與學(xué)習是建立在一種有效對話基礎(chǔ)上的理解。最好的學(xué)習應(yīng)該是充滿魅力的知識與學(xué)習者對話的過程，是教師和學(xué)生對話的過程，是師師之間、生生之間、師生之間對話的過程。而學(xué)習本身就理應(yīng)是一個共讀共寫的過程，是一個共同生活的過程。閱讀作為這種對話的前提和必要條件，共讀便是教育過程中的較好的選擇。

圖3 風險矩陣

2.4 風險定量分析

風險定量分析是根據(jù)目前的計劃和信息，估算風險對項目目標的整體影響，并以具體數(shù)值的形式表示。分析的結(jié)果包括：①達成項目目標的可能性；②根據(jù)目前的風險和利害干系人的風險容忍度估算時間和成本的應(yīng)急儲備。[2]

定性風險分析考慮的是單項風險的評級和排序，而定量分析過程的關(guān)鍵則是計算整體風險。本過程不是項目風險管理必須的過程，可以根據(jù)不同項目的實際情況考慮是否值得做定量分析，或做到什么程度。[2]

使用定量技術(shù)得到的概率性項目模型(即進度、成本計劃)將更為現(xiàn)實。具體執(zhí)行步驟以及在PRA中的操作方法如下。

(1)建立完整、準確的項目模型。可以根據(jù)需要使用不同深度的項目模型，但項目模型必須要求范圍完整；除開始和結(jié)束里程碑外，每項作業(yè)都有緊前和緊后作業(yè)，且鏈接關(guān)系嚴謹，使每項作業(yè)的自由浮時和總浮時都能被正確地計算；資源可加載在每項作業(yè)上，也可根據(jù)深度需要加載在不同層級的WBS匯總欄上。

PRA軟件的項目模型模塊可實現(xiàn)項目模型的建立，也可以導(dǎo)入其他項目模型軟件文件，如Microsoft Project和Primavera P6。

(2)識別單項風險與項目模型中某一要素(如某項作業(yè)的工期或某部分范圍的成本)之間的對應(yīng)關(guān)系。可在風險登記冊模塊Quantitative 、Pre-Mitigated界面建立風險與任務(wù)(或任務(wù)匯總欄)之間的關(guān)聯(lián)。進行關(guān)聯(lián)后，風險的影響才能作用于項目模型上。

(3)通過訪談、會議、專家判斷等方式收集風險數(shù)據(jù)。在PRA中可分別從項目模型的不確定性、風險影響的不確定性、概率日歷和天氣模型幾個方面進行設(shè)置。

項目模型模塊下方詳情欄Risk and Uncertainty 標簽頁中可設(shè)置工期的不確定性、任務(wù)存在的機率、資源用量的不確定性、邏輯鏈接的概率分支和邏輯鏈接存在的概率。資源界面可設(shè)置資源價格的不確定性。

風險對項目目標影響的不確定性系默認根據(jù)風險評分系統(tǒng)的設(shè)置獲得。也可在風險登記冊模塊Quantitative 、Pre-Mitigated界面手動輸入風險的發(fā)生概率，以及對此項風險關(guān)聯(lián)的每一條作業(yè)的影響。影響可以輸入精確值，也可以用概率分布的形式描繪。

需注意避免在項目模型、定性風險分析、概率性日歷和天氣模型中重復(fù)設(shè)置同一風險。

(4)識別各種不確定性之間的相關(guān)性，建立風險鏈。各項風險之間往往存在著潛在的聯(lián)系。例如項目中的兩項任務(wù)十分相似，經(jīng)驗表明，如果一項任務(wù)超出計劃工期才完成，另一項任務(wù)很有可能也將超出計劃工期。又例如，若某項任務(wù)花費了更多成本，則另一項任務(wù)將有一定可能會減少花費。在定量風險分析的過程中，這些相似或者相反的關(guān)系往往會被忽略。充分識別風險之間的潛在聯(lián)系能使概率性項目模型更趨于現(xiàn)實。

在Risk Summary and Correlation界面，可查看項目模型中所有不確定性的設(shè)置，并且可以通過輸入系數(shù)，建立兩個不確定性設(shè)置之間的關(guān)系。系數(shù)的取值范圍為-100%～100%，表示相同或相反的關(guān)系。只有工期的不確定性、資源/子資源用量的不確定性和資源價格的不確定性可以參與相互關(guān)聯(lián)。

(5)使用模擬技術(shù)建立概率性項目模型。概率性項目模型的建立，需要通過模擬技術(shù)來計算項目各細節(jié)方面的不確定性對項目目標的潛在影響。通常采用蒙特卡洛模擬技術(shù)，即在量變的概率分布中隨機抽取數(shù)值獲得加載風險后的項目模型數(shù)據(jù)。通過多次重復(fù)的抽樣過程獲得多組數(shù)據(jù)，然后用多組數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，獲得概率性的項目模型。

風險登記冊模塊可建立加載風險的項目模型(見圖4)。每一項關(guān)聯(lián)了風險的任務(wù)都變?yōu)橐粋€匯總?cè)蝿?wù)，包括了原始的任務(wù)和關(guān)聯(lián)了此任務(wù)的一個或多個風險，且原始任務(wù)和風險之間存在FS的鏈接關(guān)系，原任務(wù)的鏈接將繼承到匯總?cè)蝿?wù)上(在規(guī)劃風險應(yīng)對過程完成后，可建立加載風險及應(yīng)對活動的項目模型，并建立其概率性項目模型)。

圖4 風險應(yīng)對后的項目模型

點擊Run Risk Analysis，可通過運行蒙特卡洛模擬實現(xiàn)概率性模型的建立，并利用以下圖表查看統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

分布圖見圖5，可顯示每個任務(wù)和整個項目的進度、成本按計劃完成的可能性，以及在任何指定信心水平下完成所需的時間和成本。如某項目按期完成的概率為70%，或某任務(wù)有90%的可能在完成時花費10 000元。由此，可以根據(jù)利害干系人的風險容忍度(即信心水平)，測算項目時間和成本的應(yīng)急儲備(通常用加載了應(yīng)對計劃后的項目模型進行測算)。

圖5 分布圖

Distribution Analyzer，可將原始項目模型、加載風險的項目模型、加載風險和應(yīng)對行動的項目模型的分布曲線列入同一圖表中進行查看和比較。

龍卷風圖見圖6，可顯示各項任務(wù)或風險的工期敏感性和成本敏感性(可在龍卷風圖中點擊工具欄中View切換任務(wù)視圖和風險視圖)，反映各項任務(wù)或風險對整個項目的工期和成本的關(guān)聯(lián)程度，可顯示各項任務(wù)處于關(guān)鍵路徑上的概率。

圖6 龍卷風圖

Scatter Plot，可查看項目工期和成本之間的變量關(guān)系。Probabilistic Cash Flow，可查看概率性現(xiàn)金流和績效曲線。

2.5 規(guī)劃風險應(yīng)對

制定規(guī)劃風險應(yīng)對計劃(見圖7)的目的是確定一組行動以提高項目成功的機會。針對重點風險制定應(yīng)對計劃，無論是威脅還是機會。應(yīng)對威脅的策略包括規(guī)避、轉(zhuǎn)移、減輕、接受；應(yīng)對機會的策略包括開拓、提高、分享、接受。[1]所有相關(guān)的干系人都應(yīng)參與風險應(yīng)對策略的制定。策略制定完成后，需要獲得高層的批準，才能進一步制定具體的應(yīng)對計劃，并預(yù)測應(yīng)對后的風險狀態(tài)和生效后的改善狀態(tài)。

圖7 風險應(yīng)對計劃

應(yīng)對計劃的批準應(yīng)等同于批準預(yù)算、時間、資源、范圍的潛在變化，需整合到項目管理計劃中。風險應(yīng)對計劃應(yīng)作為項目范圍內(nèi)的工作，納入績效測量基準，并正常地執(zhí)行、監(jiān)控。應(yīng)對計劃需要選擇最佳時機執(zhí)行，因此應(yīng)有觸發(fā)條件的說明或具體計劃執(zhí)行時間，應(yīng)分配單一的風險應(yīng)對行動責任人，以滿足能固定周期進行檢測的要求，確保應(yīng)對行動被及時、正確地執(zhí)行；殘余風險被識別、分析、記錄，并傳達給相關(guān)干系人。[2]

本過程的主要輸出是項目管理計劃更新和風險登記冊更新。應(yīng)對措施的確定將改變項目范圍、進度、成本基準，以及進度、成本、質(zhì)量、采購、人力資源等管理計劃。對風險登記冊的更新主要為：風險應(yīng)對策略、風險應(yīng)對行動及其責任人、觸發(fā)條件、進度計劃和成本。可在風險登記冊模塊Qualitative界面詳情欄Mitigation標簽頁中修改和完善風險識別過程中擬定的潛在應(yīng)對措施，并輸入更新的信息。

2.6 監(jiān)測和控制風險

項目風險管理的有效性取決于批準的風險管理計劃是否被正確地執(zhí)行、審查和定期更新。

經(jīng)批準的風險應(yīng)對行動需納入項目計劃中作為項目范圍內(nèi)的工作，正常地被執(zhí)行、監(jiān)控。因此，工作績效數(shù)據(jù)及報告中將包括風險應(yīng)對行動的執(zhí)行狀態(tài)。監(jiān)控風險的第一步工作即是根據(jù)項目管理計劃、風險登記冊，監(jiān)測風險應(yīng)對行動是否被適時執(zhí)行，并對風險管理計劃的有效性進行審計。[2]

對項目重大事件、風險的觸發(fā)條件和工作績效數(shù)據(jù)及報告進行審查，判斷哪些風險已經(jīng)或即將被觸發(fā)，是否需要啟動應(yīng)對行動；執(zhí)行中或已完成的應(yīng)對行動是否有效；是否需要進行風險再評估(即額外的風險識別、分析、規(guī)劃應(yīng)對)。

可在風險登記冊模塊Qualitative界面詳情欄Waterfall Chart標簽頁中查看風險應(yīng)對計劃的工作績效情況。績效情況以瀑布圖形式顯示單項風險的一個或多個應(yīng)對行動的基準線、贏得值線、實耗值線。結(jié)合與其相關(guān)聯(lián)的作業(yè)的績效數(shù)據(jù)(見圖8)，可判斷應(yīng)對行動的有效性。

圖8 瀑布圖

將工作績效信息和更新的風險信息輸入項目模型模塊和風險登記冊模塊，可以使用定量技術(shù)建立當前數(shù)據(jù)日期下的概率性項目模型，并通過各種圖表查看所需的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，了解整體風險釋放情況，判斷剩余的風險儲備是否足夠。

概率性項目模型的各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以根據(jù)設(shè)定的模板生成風險總結(jié)報告。這些風險管理信息和數(shù)據(jù)不僅能用于支持項目決策的制定，更是可以總結(jié)為重要的經(jīng)驗教訓(xùn)，可用于更新相應(yīng)的組織過程資產(chǎn)。

3 結(jié)語

隨著項目管理軟件的不斷發(fā)展，項目管理工作在效率和規(guī)范性方面也在不斷提高。從事項目管理工作的人員不僅需要豐富的理論知識，同時也需要掌握熟練的軟件應(yīng)用技能。風險管理軟件的應(yīng)用，使得依賴大量計算和數(shù)據(jù)支持的精細化風險管理方法得以實現(xiàn)，使投入的努力可以得到更有效的回報，未來的項目也將受益于大量具體的經(jīng)驗數(shù)據(jù)。

[1] Project Management Institute，Inc.，Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK guide)-Fifth Edition[M]，North Carolina：PIM Publishing Division，1996.

[2] Project Management Institute，Inc.，Practice Standard for Project Risk Management [S].

[3] 鄭學(xué)鋒，俞新，寧建平.國際EPC總承包項目的風險管理探討[J].建設(shè)項目管理與工程總承包，2016(2)：32-37.

修改稿日期： 2016-12-01

Application of Project Risk Management Software in Project Execution

LU Yao-yu，NING Jian-ping，ZHENG Xue-feng，TANG Liang

(WuhuanEngineeringCo.，Ltd.，WuhanHubei430223，China)

Taking Primavera Risk Analysis software as an example，this paper briefly introduces the function of the project risk management software，and combined with the project risk management knowledge system，summarizes the application skills of the software.It aims to clarify that the project managers should not only have abundant theoretical knowledge，but also need to master the skill of software application，so as to improve the work efficiency and standardization.

project risk management software; risk register; uncertainty; probabilistic project model; risk reserve

盧曜宇(1984年—)，男，湖北武漢人，2009年畢業(yè)于武漢工程大學(xué)工業(yè)設(shè)計專業(yè)，工程師，現(xiàn)主要從事項目控制等工作。

10.3969/j.issn.1004-8901.2017.02.016

F426.67

A

1004-8901(2017)02-0056-06