淺議民生檔案工作

趙品

民生檔案是人民群眾在生產生活等社會事務活動過程中涉及民生所形成的具有查考利用價值的材料、資料，是社會管理活動的歷史記錄和維護群眾權益的原始憑證。近年來，民生檔案在調解民生關系、化解矛盾、服務民生等方面發揮了不可替代的作用，地位越來越重要。但民生檔案的管理利用與經濟社會發展和民生需求還有不小差距，在一定程度上制約了民生檔案資政惠民作用發揮。本文就有關問題進行探討，以期不斷提高民生檔案管理利用水平。

一、民生檔案的主要特點

民生檔案與其他類別檔案相比，具有鮮明的特點。一是民本性。民生檔案工作的根本目的是做好“人”的檔案，尤其是涉及普通人的檔案，記載的全部是與人民生活、學習、工作、健康等息息相關的內容，對于保障民生、服務民生具有重要史料價值，是以人為本的理念在檔案工作中的集中體現。二是廣泛性。民生檔案內容涵蓋豐富廣泛，主要概括為：人事檔案、家庭檔案、居民健康檔案、勞動力轉移檔案、最低生活保障檔案、數字鄉村信息檔案、非公企業職工檔案以及與人民群眾利益相關的婚姻、兵役、公證、獨生子女、職工、人口普查、住房、突發性公共衛生事件、二輪土地承包、林權、征地拆遷等關系民生的檔案。可以說，涵蓋了最普通、最基層民眾的生活的方方面面。三是社會性。民生檔案是個人在社會生活和社會實踐中形成的，記載的是人與人、人與學校、人與單位、人與組織等發生關系的情況，反映了人在社會中的活動軌跡，因此具有鮮明的社會屬性。四是客觀性。民生檔案的形成一般都是以原始憑證、數據、資料為依據，能夠反映本來面貌和真實情況，是一種客觀存在，能夠作為證據來使用，發揮不可替代的作用。

公民通過查閱與自身直接相關的民生檔案，可以解決工作和生活中遇到的一些實際困難和問題，維護自身的合法權益。通過建立各類民生檔案，可以使有關部門在處理經濟糾紛、化解鄰里矛盾、開展司法調解、提供社會保障等工作中得心應手，為妥善處理突發性、群體性事件，努力把矛盾和糾紛解決在基層，消滅在萌芽狀態，為經濟社會發展和社會穩定創造條件。

二、民生檔案工作中存在的問題

近年來，不少單位在推進民生檔案工作方面有許多好的做法，創造了不少成功的經驗，取得了顯著成效，發揮了很好的效益，但在工作中也存在一些不容忽視的問題，主要表現在：

一是部分單位對民生檔案工作重視不夠，制度落實不到位。一些部門對民生檔案工作的重要性認識不足，重視不夠，檔案意識淡薄，致使檔案工作處于無序管理狀態；一些部門在處理民生問題時，只考慮眼前工作需要，沒有從長遠利益出發，將檔案工作列入議事工作日程，建立檔案管理長效機制，加強民生檔案的管理。有的職能部門把檔案看作壟斷資源，既不依法向國家檔案館移交，也不向社會提供利用。

二是民生檔案保護經費不足、設施設備滯后。部分單位對檔案的保護經費投入不足，設施設備老化、配套不齊，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂；少數單位檔案室設防意識不強，檔案室變成了雜物室，檔案和其它雜物混放一起，蟲蛀和霉變現象時有發生，完全達不到庫房“八防”要求，檔案實體的安全、完整得不到保障。

三是民生檔案工作干部隊伍不穩定、業務素質相對薄弱。檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。由于各種因素制約，有的單位檔案人員一崗兼多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔等情況時有發生。

四是民生檔案的社會共享度不高，開發利用不夠。社會保險、社會救助、最低保障、再就業等民生檔案與群眾日常生產生活密切相關，利用比較頻繁，然而這些領域的檔案工作才剛剛起步，部分檔案分散保存于相關部門，檔案管理和利用服務手段比較落后，社會共享度不高，難以集中統一向公眾開放，對公民查閱利用檔案造成了極大不便。有的民生檔案開發利用工作沒有很好地開展起來，檔案只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發工作、服務經濟、服務社會工作效果還不明顯。

三、做好民生檔案工作的途徑

1.凝聚部門共識，形成齊抓共管局面。民生檔案是眾多政府部門和企業、事業單位等涉民單位從事社會管理和內部管理活動的產物，離開相關單位和部門的支持配合，規范民生檔案管理就沒有基礎，民生檔案服務工作就做不好。因此，要借助相關職能部門力量，齊抓共管，形成整體合力。一是聯合部署。檔案部門要緊緊依靠黨委和政府，爭取把民生檔案工作列入黨委和政府的議事日程，加強統籌協調，召開與民生密切相關的民政、教育、社會保障、勞動就業、農村信用合作社、房產管理等單位參加的民生檔案工作會議，提出要求，強化責任，研究推進工作的思路和措施。二是聯合執法。定期組織相關單位人員組成執法檢查小組，對涉及民生檔案的單位進行聯合執法檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、保管、利用及庫房建設等。對發現的問題發放改進意見通知書，要求涉及單位認真整改、逐項解決問題。三是共建共享。加大與相關部門的資源整合力度，將存放于各部門的民生檔案，通過移交檔案館或采取在部門檔案館加掛綜合檔案館專業分館牌子的辦法，促進民生檔案的共建共享，使檔案館真正成為既保存政府公務信息又保存社會公眾信息的中心，實現從“檔案館有什么，群眾查什么”向“群眾查什么，檔案館有什么”轉變。

2.建立健全制度，構筑務實長效機制。檔案管理工作是專業性、基礎性、保障性較強的工作，涉及點多、線長、面廣，沒有規范的管理體系和操作規程，就難以發揮其應有的作用。因此，必須結合實際，建立長效機制。一是成立日常機構。在政府層面成立由相關領導任組長的領導機構，在涉及民生檔案的單位、部門成立檔案工作領導小組，明確分管領導，指定專人負責，搞好指導、協調、推進，形成齊抓共管、各司其職、層層落實、合力推動的民生檔案工作機制。二是建立健全民生檔案規章制度體系。完善檔案整理歸檔制度、檔案保密制度、檔案登記統計報目制度、檔案保管制度、檔案利用制度、檔案鑒定銷毀制度等六項工作制度。同時，通過目標管理考評、農村檔案鄉鎮代管、建立規范化民生檔案體系等措施，形成一整套適應經濟社會發展和人民群眾需求的檔案工作機制，確保民生檔案及時建檔，有效管理，不流失、不散失，保證各個單位和部門形成的民生檔案的齊全完整，為服務民生提供真實可靠的信息來源。三是強化監管指導。檔案部門定期選派專業人員深入各單位按照不同專業檔案的業務標準，分類進行指導和監督檢查，協助有關部門抓好檔案整理歸檔工作，為檔案資源整合工作提供有力技術保障。如：對檔案內容和性質相同或相近的進行集中指導；對內容特殊的檔案進行個別指導，提出明確具體要求；對新形成的民生檔案加強建檔指導，確保各種新單位、新領域、新形式的民生檔案及時建檔。此外，通過集中開展“民生檔案建設年”活動等各種方式，調動各方面積極性，推進政策的貫徹落實，鞏固政策的執行效果。

3.應用信息技術，強化資源整合。一是整合拓展民生資源。堅持以民生需求為導向，以豐富民生檔案資源為手段，不斷整合各類民生檔案資源，建立面向民生的多元化檔案資源體系。集中時間、集中力量，抽調專門人員，對本區域內所有單位逐一調查，徹底摸清民生檔案資源數量、分布情況、保管現狀和重要程度，做到底數清、情況明。與此同時，從實際出發，因地制宜地進行各種形式的有效整合。如：把本行政區內的民生專業檔案列入綜合檔案館接收范圍，并按接收規定予以接收；對群眾迫切需要的民生檔案與有關部門協商，采取提前接收的方式及時接收進館；對尚未明確歸屬的民生檔案，采取為有關部門開辟民生檔案專用庫房或寄存的方式接收進館；對一些確實暫時不好接收進館的民生檔案，把檔案目錄、電子文件、數字化電子數據等接收進館。二是實施動態管理。每年指導各單位做好檔案整理工作，特別是對于農村檔案，采取“由鄉鎮代管，各鄉鎮和市直單位每年上報移交電子歸檔目錄”的方式，既盤活了資源，又強化了管理。三是全面應用信息技術。根據利用需求分析，對確定優先數字化的檔案，有計劃地進行數字化加工，掃描后上網待用；對尚未數字化檔案的批量利用需求，建立快速反應機制，以最快的速度組織力量突擊掃描加工，提供利用。不同的數字化方式，滿足不同的利用需求，既可提供便利快捷的服務，又可有效地保護檔案原件。

4.完善查閱利用體系，發揮服務民生作用。一是推進數字化進程。建立涵蓋全部館藏檔案的文件及目錄數據庫、圖像數據庫，對文書檔案、實物檔案、聲像檔案進行掃描，實現數字圖像與相關聯的目錄數據的掛接，建立信息目錄共享平臺，實現計算機快速檢索，使接待能力適應查閱需求的增長。二是不斷豐富民生檔案服務方式和手段。以多樣化、人性化的服務為依托，采取現場接待、電話查詢、網上預約、在線查閱、舉辦講座、定期回訪、跟蹤服務等途徑，服務基層，服務百姓。三是開放檔案，強化利用。館藏的婚姻、土地、房產、招工用工等民生檔案，在解決人民群眾生產、生活中的實際問題，維護社會穩定、促進社會和諧方面往往能夠發揮突出作用。如：石家莊市鹿泉區南故邑村為河北省廣播電視廳補辦征地手續時，與元氏縣北龍池、窯上村產生了土地所有權爭議，此爭議一拖13年，雖經各方協調，未能妥善解決，后來南故邑村到檔案館找到了當年“交納公糧底薄”和“農業稅分戶登記清冊”等有力證據，使問題得以徹底解決。

5.注重學習培訓，提高干部隊伍素質。要利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性，落實好依法治檔的工作機制；要結合新時期民生檔案工作的發展趨勢，按需施教，注重實效，運用“走出去、請進來”等培訓方式，既可請專業人員現場指導，也可到好的單位實地學習，相互借鑒，共同提高。檔案人員更要注重自學，既要學習檔案專業知識，又要學習計算機知識等與檔案管理相關的知識，做到知識面廣、業務精通。要在一定時期，保持檔案隊伍的穩定，使檔案工作專門人才留得住、用得好，提高民生檔案管理水平。

6.加大經費投入，確保檔案管護到位。檔案管理的好與壞，直接影響到檔案的壽命，因此，一定要加大對檔案管理工作的資金投入，引進先進的設備和技術。硬件上，要按照檔案規范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設施。要定期對檔案實體進行安全檢查，檢查是否存在水浸、霉變、粘連、字跡退色等現象，做好記錄，及時發現問題，及時匯報處理，保證檔案實體的安全。軟件方面，要加強檔案信息化建設，對文件材料實行電子存檔，對歷年文件材料掃描錄入，實現全文數字化檢索并管理，使檔案的管理更加統一化、規范化、科學化、簡便化，有效提高檔案利用效率，方便檔案的調閱。

總的來說，民生檔案管理工作是一門學問，一門科學，只有加強現代化的意識，掌握一定的管理檔案規律，以科學精神做事，才可以使民生檔案管理工作走向現代化，更好地為人民群眾服務。

（作者單位：石家莊市鹿泉區檔案館）