淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性

摘要：隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，人力資源作為企事業(yè)單位的重要資源，對(duì)其競(jìng)爭(zhēng)力的提升有著重要作用。人事檔案是企事業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)，企事業(yè)應(yīng)該采用相應(yīng)的策略對(duì)人事檔案在人力資源管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了解，讓人事檔案在人力資源管理中的地位得以提升。本文淺談了認(rèn)識(shí)檔案在人力資源管理中的重要性，希望對(duì)新時(shí)期的企業(yè)管理有所幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；管理中重要性

Talking about the Importance of Personnel Files

in Human Resource Management

Hui Bo

Abstract：With the rapid development of society，human resources as an important resource of enterprises and institutions，to enhance its competitiveness has an important role. The personnel file is the basis of enterprise human resource management，enterprises and enterprises should adopt the corresponding strategy to personnel files in the status of human resources management to understand，so that personnel files in the human resources management to enhance the status. it is necessary to constantly improve the personnel file management. This paper discusses the importance of knowledge archives in human resource management and hopes to help the enterprise management in the new period.

Key words：personnel files；human resources；importance in management

人事檔案是指記錄著企事業(yè)中所有員工的各種信息，在人力資源管理中發(fā)揮著舉足輕重的作用。優(yōu)質(zhì)的的人事檔案有助于單位對(duì)員工的信息及時(shí)快速的掌握，是開發(fā)和利用人力資源的基礎(chǔ)。隨著經(jīng)濟(jì)全球化速度的加快，人力資源管理理念也在不斷地優(yōu)化，對(duì)人事檔案管理的水平也在不斷地提高。

一、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的作用

1.人事檔案管理對(duì)人力資源管理的促進(jìn)作用

人事檔案作為人存在的最有力的一種證明文件，對(duì)人一生的成長(zhǎng)歷程有著重要作用，記錄著人一生中所發(fā)生的重大事件，為企事業(yè)能夠及時(shí)地發(fā)現(xiàn)有用人才提供依據(jù)，從而為人才得到充分的利用保駕護(hù)航。

人事檔案管理是人力資源管理中最重要的內(nèi)容，人事檔案為人事檔案管理工作中開展的業(yè)務(wù)活動(dòng)提供一定的信息。因此，也應(yīng)該重視人力資源的管理水平，不斷地促進(jìn)管理水平的提升。

2.人事檔案管理對(duì)人力資源管理的阻礙作用

虛假的檔案材料不利于人力資源合理配置，如果沒有了真實(shí)性，人事檔案也就毫無(wú)利用價(jià)值。比如說(shuō)假學(xué)歷、防偽學(xué)士學(xué)位證、偽造個(gè)人簡(jiǎn)歷、虛報(bào)年齡事件等，都會(huì)對(duì)人事管理造成麻煩。從而對(duì)未來(lái)人力資源配置造成了重大影響，并使大量的人才淹沒，不能為企業(yè)所利用。

分散、相同的人事檔案材料使人力資源的效力有所降低。比如說(shuō)人事檔案材料單一，內(nèi)容抽象，導(dǎo)致人事檔案對(duì)企業(yè)的選人、用人失去了參考價(jià)值，從而對(duì)員工的選拔和正常晉升造成影響[2]。這樣會(huì)使員工的積極性減弱，從而導(dǎo)致企事業(yè)單位一些不必要的損失。人力資源的效力的降低，使企事業(yè)的管理成本不斷地提高。

二、提升人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

1.增強(qiáng)人事檔案的真實(shí)性

人事檔案最基本的特性是真實(shí)性。對(duì)員工信息進(jìn)行清查、核對(duì)，對(duì)無(wú)效、虛假信息的刪除，對(duì)存檔范圍進(jìn)行拓展，分類儲(chǔ)備個(gè)人可公開信息，建立企業(yè)人才數(shù)據(jù)庫(kù)是當(dāng)前人事檔案管理所要做的工作。對(duì)個(gè)人信息及時(shí)的更換，收集和更換企業(yè)重要人員的詳細(xì)信息。此外，讓多媒體技術(shù)輔助人事檔案管理工作，比如利用音像資料記錄個(gè)人信息，使信息管理體系和處理系統(tǒng)得到完善，從而提高整體使用水平。

2.加強(qiáng)人事檔案的現(xiàn)代化管理

人事檔案工作應(yīng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)手工操作對(duì)策進(jìn)行改變，將現(xiàn)代科技引入到人事檔案的管理工作中，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化，從而對(duì)檔案的潛在價(jià)值進(jìn)行開發(fā)，主動(dòng)提供服務(wù)[3]。21世紀(jì)，充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，改變傳統(tǒng)檔案以紙張為介質(zhì)，大的占用空間，高要求保管環(huán)境的特點(diǎn)。業(yè)將個(gè)人的檔案資料輸入計(jì)算機(jī)，檔案資料形成數(shù)據(jù)化，并建立平臺(tái)在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)上，促進(jìn)資源的共享。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)

企事業(yè)檔案工作規(guī)范化管理根本保證就是在對(duì)管理人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)的基礎(chǔ)上培養(yǎng)人事檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為了適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求，檔案管理人員當(dāng)努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識(shí)。這就需要人事檔案管理人員政治素質(zhì)高、紀(jì)律嚴(yán)格和職業(yè)道德良好，同時(shí)對(duì)管理人員的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)水平不斷的提高，對(duì)檔案管理人員的知識(shí)領(lǐng)域進(jìn)行拓展，從而更好的從事檔案管理溝通交流。

結(jié)束語(yǔ)

總之，人事檔案作為企業(yè)考察、了解和使用人才的重要依據(jù)，人事檔案的的真實(shí)性決定了它在人力資源管理中舉足輕重的地位。因此，使人事檔案管理的積極作用得到充分發(fā)揮，從而促進(jìn)人力資源健康、和諧的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑤.淺談人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].中國(guó)高新區(qū)，2017，15：209.

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[3]董艷芳.試論人事檔案在人力資源管理中的重要性[J].財(cái)經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2016，21：368.