數字時代下的財務付款管控

摘 要：為了更好的實現無紙化辦公和節省溝通成本，財務部對OA系統財務管理功能進行優化—從簡單的申請付款到嵌入預算控制和直連銀行付款。根據現有條件，逐漸使財務人員的工作重心由會計處理問題轉變到管理會計方面。同時，也為下一步財務共享中心的建立奠定了基礎。

關鍵詞：預算控制 OA系統 優化 去貨幣化

隨著互聯網和無紙化辦公普及程度的提高，越來越多的企業選擇OA系統聯網進行辦公。OA系統是面向組織的日常運作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應用系統，自1985年國內召開第一次辦公自動化規劃會議以來，OA在應用內容的深度與廣度、IT技術運用等方面都有了新的變化和發展，并成為組織不可缺的核心應用系統。大連港集團也在2015年末試運行到2016年正式運行，將OA系統流程正式并入到各部室精細化管理中去。其中，集團財務流程模塊的建立需要從安全性、可靠性和效率性多維度考慮，并在辦公室和相關技術人員的幫助下，集團財務部從簡單的申請付款流程到嵌入預算控制到OA系統并直連銀行急速付款的模式已經基本完成了雛形。

一、創新財務付款預算控制模式

在管理控制中使用最廣泛的一種控制方法就是預算控制。預算控制可以最清楚地表明了計劃與控制的緊密聯系。預算是計劃的數量表現。預算的編制是作為計劃過程的一部分開始的，而預算本身又是計劃過程的終點，是轉化為控制標準的計劃。然而極易存在著計劃與預算脫節的情況，二者是分別進行的而且往往互不通氣。預算編制工作往往被簡化為一種在過基礎上的外推和追加的過程，而預算審批則更簡單，甚至不加研究調查，以主觀想象為根據任意削減預算。從而使得預算完全失去了應有的控制作用，偏離了其基本目的。

同時，在大連港集團內部存在預算控制無法實時追蹤的問題。原系統只是對單筆費用予以審核，無法動態化查詢到各單位（部門）預算和實際費用發生等的情況，不利于預算控制。

正是為了消除以上可能存在的消極影響，集團財務部現除了在事前預算控制和事后預算考核外增添了事中控制即在OA系統的財務付款流程中嵌入預算部分（如圖1）。2016年年初，

集團財務部將每個部門的預算分門類別地寫入系統。圖1中“部門預算”一欄可清晰地辨別出部門分項的可用預算、已發生預算和審批中預算。這樣可以使得在流程各個步驟中，從申請人到涉及審批的主管領導再到財務人員進行財務處理都可以對所發生的費用和預算情況進行對比，完成預算事中控制。同時，也將預算大項細分到每一個費用科目更加精準地判斷出之間的費用支出，有利于各部室進行合理規劃和調控，使得年初編制的預算更加貼近實際運行的財務情況。

除了對實際付出現金流的業務進行預算管控外，對一些各部門的劃轉費用也進行管控。使得每一個部門都可以直觀地查詢出，費用在各時間段的漲跌程度。同時，通過分配成本使得責任到人，更有利于每個部室降低不必要費用支出。

集團財務部將付款流程嵌入預算控制后，使得財務控制由事前預算控制和事后考核的基礎上同時也可以達到事中實時控制。使得年初預算更加精準，降低增加臨時計劃的可能性。使得各個部門更具有機動性調整工作計劃。

二、優化付款流程

傳統付款流程為：業務人員填寫付款單（或付款流程）；進行審批手續；原始單據送達財務人員；財務人員在付款系統二次填寫付款信息和關鍵信息審批；通過銀行對外付款。其中，對于二次填寫付款信息一直存在兩個相左觀點：二次填寫可以通過財務人員的篩查提高付款成功率；二次填寫付款信息屬于重復性人力資源成本，更易產生人為錯誤。但是隨著整個集團教育程度的提高和現代化建設的不斷完善，二次填寫付款信息的財務篩查工作的必要性逐次降低。相反，解放財務人員重復性和機械性的呼聲越來越高。尤其是集團財務部提出的構建財務共享中心，減少基層財務人員基礎性工作將原本機械的工作轉變為模式化，最終使得財務人員由簡單的會計處理轉化為財務管理。

如此，對集團財務部進一步優化財務付款流程顯得更為重要。將OA系統中財務付款流程（CW01-CW07）和金蝶財務系統、財務公司九恒星系統直連。在OA系統填寫的付款信息，生成編碼后在金蝶系統顯現并同時生成模式憑證和直連銀行進行付款準備。整套運行至結束，不用再對關鍵性信息進行修改，一錄到底。

實施將付款信息由二次填寫，改為一次錄入以來，將重復工作降低，釋放人力資源重心到管理分析方面。

三、深化改革個人報銷業務

在傳統報銷業務中，使用現金和財務POS機付款。在去貨幣化的今天，現金報銷存在現金占用不便集中管理和安全性風險問題。集團財務部于2016年5月起施行“零庫存”現金管理辦法。正式由現金報銷并存報銷方式轉變為財務POS機報銷方式。但是，也存在以下局限性：

1.操作財務POS機劃款報銷時，無法確認劃卡的持卡人與相關付款流程的申請人是否一致。易導致審計風險，實際申請人與實際收款人不符。

2.對應的財務POS機只能使用對應銀行的銀行卡進行劃出，對卡種選擇進行了人為限制，不能最優化的為集團和各下屬公司提供服務。

3.財務POS機由于地域的限制，原則上只允許大連當地開卡的銀行卡進行劃出。部分有權限允許異地開卡進行劃出的，手續費過高（每筆金額的1%）。

如今優化了付款方式，報銷人員可以直接在OA系統的付款流程中將自己的銀行卡信息對應填寫，當審批流程和財務處理結束后，一鍵急速付款，實時到賬。最大程度減少人力成本和溝通成本，使得無紙化辦公真正落地實施。

四、結語

對于OA系統的進一步優化是對系統的功能最大化進行發揮，同時也是為財務共享中心的建立起到至關重要推進的一步。通過一次次驗算和推進，逐步完善財務系統的流程規范和建立模式化程序。我相信，通過國家的政策扶持、制度改革，以及所有財務人員及領導的共同努力，財務系統的未來會更加的光明并定會成為推動集團實現“十三五”的經濟發展領軍力量。