HL公司銷售業務內部控制研究

摘 要：在企業的內部控制中，對于銷售業務的控制尤為重要。本文對HL公司銷售業務內部控制現狀進行分析并提出相應的改進措施，以期對HL公司完善銷售業務的內部控制有一定的借鑒意義。

關鍵詞：HL公司 銷售業務 內部控制

一、引言

良好的內部控制能有效的提高企業運營效率和防范風險，使企業實現穩定健康的發展。而在企業的內部控制中，銷售環節的內部控制對整個企業的內部控制體系起著至關重要的作用。這是因為企業是以營利為目的的實體，銷售業務是企業經營活動中非常重要的一個環節，是企業獲利的基礎。而現階段，大部分企業為了搶占市場份額，盲目的擴大銷售，忽視了對風險的評估，忽視了對客戶信用方面的管理，導致了極其嚴重的后果。HL公司作為江蘇省一家高新技術企業，在銷售業務內部控制方面也存在著同樣的問題。因此本文選取HL公司作為研究對象，旨在找出其內控中的薄弱環節，并有針對性的提出具有操作性的改進方案，加強HL公司銷售業務的的內部控制，改善銷售狀況與提高收款效率，促進企業經營目標的實現。

二、HL公司銷售業務內部控制現狀及存在的問題

1.HL公司概況。HL公司成立于2008年，注冊資本1700萬元，是江蘇省高新技術企業，是目前我國專業從事核級耐輻射復合功能材料研發、生產和市場推廣的唯一高新技術企業。公司目前的主要產品是防火硅酮泡沫、電纜防火涂料、防火涂層板等，這些產品已經在國內的重點工程中得到了廣泛的應用。HL公司成立以來主要是在國內市場進行產品銷售，產值和利潤率逐年增加，最近幾年各項業績指標在同行業中名列前茅。

2.HL公司銷售業務內控現狀。HL公司實行銷售區域負責制，各區域設置銷售主管，各個銷售區域的銷售均交由銷售主管負責審批，由其在一定的額度內進行彈性把握，然后再匯總至銷售總監處進行最終的把控，但由于銷售總監不可能對每個銷售區域的情況都完全了解，所以其所進行的最終審批沒有太大的實質意義。對于超信用的賒銷或額度較大的賒銷，還需要由總經理和董事長進行審批。

HL公司的銷售業務流程概括起來是接受客戶訂單—按銷售發貨單發貨—向客戶開具發票—記錄銷售—收取貨款。HL公司對應收賬款的管理方法是由銷售部門設置臺賬，定期與財務部門的銷售明細賬進行核對。HL公司銷售半徑較大，銷售網點分散，但由于公司人員有限，應收賬款的回款工作一般交由各網點的銷售人員負責，為了加快應收賬款的回收速度，HL公司實行了提成與回收貨款掛鉤的獎懲制度，該制度要求銷售人員既要促成合同的簽訂，同時對貨款回收情況也要予以高度關注。公司管理者做出此項規定的目的顯然是想要通過施壓給銷售人員的方式提高應收賬款的質量，減少呆壞賬的機率。

3.HL公司銷售業務內部控制存在的問題。

3.1信用管理缺失。信用管理部門是企業信用管理的核心，是銷售業務內控的關鍵所在。HL公司沒有設置獨立的信用管理部門，缺乏系統完整的風險管理機制。HL公司目前將審核賒銷業務這一工作交給銷售部門負責，具體由銷售人員審核賒銷客戶的信息，銷售人員在審核賒銷額度時主要是根據訂單金額、銷售員與客戶關系的親疏遠近以及積累的工作經驗。對企業而言，審查客戶信用這一工作交由銷售總監負責，有很大的風險。當自身銷售業績與公司利益發生沖突時，銷售總監可能會為了實現個人利益，對信用較差的客戶網開一面，放松信用審核標準，選擇犧牲公司的利益。這樣做會使公司應收賬款的質量下降，形成壞賬呆賬的可能性增加。由此可見，由銷售總監負責信用審核的做法是不合適的。

3.2應收賬款控制不嚴。HL公司雖然制定了一些制度加強應收賬款的管理，但是在實際操作中，是否接受訂單，只是由銷售主管對客戶進行形式上的審核后來決定。由于客戶的資料主要是掌握在負責此業務的銷售員手中，銷售經理也只是對自己負責的銷售區域的情況比較了解，實際上公司是將對客戶信用審核這一工作交給了各區域的銷售人員。由于公司對銷售人員缺乏應有的監管，銷售人員對賒銷業務蘊含的風險重視度不夠，有時甚至會與客戶聯手損害公司利益。企業將精力過多的放在了擴張銷售、占領市場這一方面，對貨款回收方面的缺乏足夠的重視，導致銷售人員忽視風險盲目營銷，外欠貨款越來越多。

三、 完善HL公司銷售業務內控制度的措施

1.設置獨立的信用管理部門。設置獨立的信用管理部門并將其在公司組織架構中的定位加以明確。強化信用控制管理，明確HL公司信用管理部門權責，將原本由銷售總監負責的客戶信用審批從銷售部門中分離出來，設置特定的專業部門進行接管，該部門在組織架構上獨立于銷售部、財務部及其他部門，在級別上保證其直接與公司總經理對接，這樣能夠保證信用管理部門的獨立性，減少信用管理部門與其他相關業務部門的沖突，方便其正確不受干擾的行使自身的職能以及實現部門價值的最大化。但鑒于HL公司還處在業務發展期，規模不大，人財物各方面較弱的特點，該部門員工人數可不必太多，2-3人即可，遇到有金額較大的訂單和超信用額度審批時，可由信管部人員和公司高管以及財務部銷售部門相關人員一起商討并進行集體審批。

2.強化應收賬款管理。

2.1做好應收賬款的計劃管理。公司要有一個明確的應收賬款計劃，即將每年的應收賬款總額控制在一定的限度內，這個可以根據企業的銷售計劃來制定。從《2016年度海龍核材營銷政策》 中了解到公司在2016年設定的銷售目標是“合同簽訂額不低于8000萬元（含稅，下同）；銷售額6000萬元；回款額不低于3600萬元。”也就是說公司將2016年新增應收賬款的上限設定為2400萬元，應收賬款占主營業務收入的比例為40%，HL公司2014年、2015年應收賬款占主營業務收入的比例分別為24.83%、61.86%，由公司對該比例的設定可看出公司管理層也在有意識對應收賬款進行管理和控制。

2.2加強對客戶信用的管理控制。第一，銷售部要重視客戶的信用調查。將調查獲取的相關信息交于信管部門建立客戶資信檔案。除了客戶資信檔案外，還需要信管部門根據客戶的財務報表對相關的財務比率進行計算，了解客戶的長期履約能力和償債能力。第二，要加強對應收賬款的動態管理。首先，銷售人員應協同財務部門定期與客戶進行對賬。鑒于HL公司客戶數量較多，定期的對賬可定為一個季度一次。其次，要定期進行賬齡分析。企業必須根據客戶欠款時間的長短，估計可能出現的風險損失。然后公司財務部相關人員要運用賬齡分析法定期編制賬齡分析表。具體分析客戶拖欠賬款的原因，并有針對性的采取不同的壞賬政策，加速貨款的回收。第三，完善應收賬款的催收管理。由于銷售人員與客戶能進行直接接觸，所以應作為應收賬款催收的首選。銷售人員對客戶企業的的基本情況比較了解，催款成功的機率相對較高。另外，公司信管部門相關人員通過信管系統的分析和評估，對客戶的實際情況有本質的認識，借助銷售人員的協助也可以進行賬款催收工作。如果上述兩種方式均無效，公司有必要委托專業的催賬機構進行欠款的催收。

四、結語

銷售業務是企業管理的重要內容，銷售環節的內部控制對企業來說至關重要。企業在制定銷售環節內部控制制度時，應當綜合考慮多方面因素，如企業規模大小、銷售業務范圍、市場環境的變化等。 除了增設信用管理部門和強化應收賬款管理等改進措施之外，企業還要對內部控制環境、風險評估、信息與溝通以及監督方面給予足夠重視，這些也是保證企業內部控制有效性必不可少的條件。希望本文提出的建議能夠對HL公司及其他同類企業也能有一定的參考價值與借鑒意義。

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