無錫市級醫院干部人事檔案數字化管理平臺改進設想

摘 要：干部人事檔案工作是組織選人、用人，促進人力資源優化配置的重要工作。近年來，無錫市級醫院人事檔案數字化發展程度有了顯著提高，筆者結合工作實踐對干部人事檔案數字化管理平臺的建設提出自己的一些想法。

關鍵詞：市級醫院 人事檔案 數字化

人事檔案管理作為醫院重要的信息資源，是將職工履歷、考核鑒定、學歷、職稱職務、入黨入團、錄用任免等紙質原始材料進行統一收集、鑒別、整理、歸檔、傳遞及利用的過程。隨著醫療需求的日益增長，市級三級甲等醫院規模擴張、人員眾多、組織龐雜，醫院內部的管理難度也不斷加大。在當前倡導科學發展的背景下，運用現代檔案管理理念，將計算機科學和信息科學應用人事檔案管理，構建信息化平臺，挖掘檔案利用價值，提升檔案服務能力，是醫院人事檔案管理工作的重要課題。

一、無錫市級醫院現行人事管理信息系統簡介

當今醫院規模大、人員多、機構復雜，傳統的干部人事管理方式已經無法滿足使用需要，通過醫院信息網絡系統來輸出人力源的有關信息，也為其他系統的需要提供準確的數據。

在無錫各大市級醫院中廣泛推行使用醫院人事信息化系統協助辦公（見圖1.1），比如HIS醫院人事信息管理系統（Hospital Information System）、新點網絡協同辦公系統（OA自動化辦公系統）、考勤輔助模塊等。從上圖可見一套完整的醫院人事管理系統其實不僅僅包含HIS管理系統，還需要很多輔助模塊，并且如統計分析等模塊現在還沒有構建出來。隨著信息化發展醫院日常運營與人事系統息息相關，開發一套與醫院網絡信息系統相兼容的系統是非常必要的。

二、依托于現行信息系統的干部檔案數字化管理

1.人事信息電子化存檔，有利于對紙質資料的備份和保管。利用計算機和網絡管理人事檔案信息，可以使醫院人事檔案時效性大為提高，并確保醫院人事檔案管理的全面性和真實性。人事檔案管理信息化可以把大量的檔案材料存放在U盤、光盤或硬盤上，這有利于節約資源，降低檔案管理成本。同時，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工， 易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞，也提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。

2.檔案信息數字化管理，切實的提升了工作效率。以傳統方式管理人事檔案，往往因為檢索工具不全，浪費過多的時間與人力。采用人事檔案信息化管理后，利用計算機運算快、存儲量大、等特點，及時提供準確、全面、快速的人事資料和有關數據。既可以避免手工抄寫出現的失誤，又可以把檔案人員從繁重的勞動中解放出來，節省時間，提高工作效益。

3.實現人事信息資源共享，有效幫助院部決策。醫院要想合理選人、用人，就必須做好對人事檔案的管理。要想合理地對人力資源進行配置， 使人力資源的價值能夠達到最大，降低醫院成本，提高醫院的經濟效益，就必須對醫院的人力資源進行科學管理，使人事檔案信息管理能夠在人力資源管理中發揮相應的作用，達到醫院對人才管理的目的。

三、存在問題

1.信息基礎工作量大，管理人員專業化程度低。檔案信息數字化管理最首要的就是配備相應專業知識和管理水平的人才。市級醫院科室復雜人數眾多，人事信息量大，然而從事檔案管理的專職工作人員卻很少，還往往由其他崗位人員兼職擔任。然而在進行員工信息統一維護更新工作時，檔案錄入工作耗時長，專業要求高，工作量很大，如果僅僅依靠一兩名兼職人員的管理，是很難做到錄入的及時性、完整性和準確性的。

2.人事檔案數據管理系統信息化程度低。目前各人事檔案信息化程度僅實現了從紙質檔案向以word 或 excel格式的電子存檔的量變，一定程度內減輕了檔案工作者的工作量，但檔案的收集、整理、歸類、編目等工作還是主要依靠手工操作。這種程度的檔案信息管理難以對人員數據信息實時同步更新和及時地維護，人員數據信息的不完整，難以滿足人事日常工作的基本需求。所以經常出現碰到需要查詢的資料，還是要到檔案室翻閱檔案，更談不上對人力資源的開發與利用。

3.基礎數據維護出錯率高，難以及時更新。基于工作量大，專職管理人員匱乏，系統信息化程度低等上述因素，就會出現人事檔案信息的維護更新滯后的現象。主要反映在員工信息動態變化缺少空間和不能體現員工的個性與常態的工作動態過程與創新這兩個方面。在對員工的基本信息的輸入與分析等，并不是一勞永逸，學歷、職稱、科室調動等員工的變化在原有的管理模式下根本不能動態化管理，老辦法已經不能適應需要了。

四、改進設想

1.構建由員工參與的檔案自助管理平臺。由員工參與的檔案自助管理平臺，就是請員工自己完善個人信息，經人事部門審核通過后保存；基礎信息的完整錄入后，可生成一個對應員工個人的職業生涯檔案庫，縱向上可以看出一個員工的完整的人事信息的演變，橫向上人事部門可以對整個職工群體進行統計與比對。建設需要員工主動參與的檔案信息化自助建設系統在激活員工的主人翁意識的同時，也大大的減少了人事檔案專員的工作壓力。通過系統平臺，把員工醫德、科研、技能培訓與工作創新都做出較為科學的比對，讓人事部門在醫院檔案信息系統平臺能全面的認識自己的員工，讓員工自己在完善信息的過程中發現不足，及時地改進與提升。通過這樣一個檔案自助管理平臺，我們可以把簡單的文本或表格形式的檔案登記卡向完善的網頁式的檔案數據庫的邁進提升，把每個員工的信息，都設計成豐滿的個人檔案庫，如檢索員工學習經歷時，不在是單一的學歷現狀，而可以查詢他歷年來學歷的提升變化。

2.構建人事檔案信息統計與分析模塊。醫院的發展離不開科學的人才工作計劃，對人事檔案管理進行合理的分析必不可少。人才的培養和引進都通過對人事檔案信息和人事檔案管理進行綜合分析，傳統的檔案信息系統能夠做到簡單的查詢與檢索，但在統計與分析一塊的功能幾乎還是零的狀態。充分利用計算機的強大功能來處理干部人事檔案數據庫信息，錄入包括人才的學術動態、業務能力、科研水平、帶教業績等更完善干部信息，通過現代信息手段實現對人事檔案進行梳理、統計和分析，促進醫院之中學科、部門之間的合理交流及有序流動，避免在醫院中出現用非所學和人才積壓情況，使醫院的人力資源配置更加合理。

3.加強對管理人員的專業培訓，增強干部檔案的隱私性與安全性。醫院干部人事檔案數字化管理平臺實現了人事部門對各項信息進行了審核、發布、整理、歸納、綜合、分析與運用，使醫院人事檔案管理步入了高效、快捷的軌道。檔案信息的完善有助于提高醫院職能科室部門的管理質量，有助于他們有針對性地促進醫院與員工的不斷地提升。但是這個過程也會帶來一些安全隱患。因此，醫院人事檔案信息化管理工作要在網絡信息安全保密等方面制定出規章制度，要嚴明工作紀律，要求檔案管理人員嚴格執行有關規定，確保信息安全。由于電子文件保存中存在著存儲材料及載體的易損毀等問題，往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失。因此，要需要正確運用計算機的加密功能，處理好檔案資料的保密與利用的關系。